第一条  为了进一步加强我院公文处理工作的规范化、制度化、科学化管理，不断提高公文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条  公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况或交流经验的重要工具。全院各级行政负责人和各系、各部门，必须高度重视公文的处理，严肃认真地对待，使之更好地为教学、科研和管理工作服务。

第三条  学院院长办公室是全院公文处理的管理机构，要认真做好学院公文处理的具体工作，并协助学院领导对各系、各部门的公文处理工作进行业务指导，不断提高公文处理的效率和质量。

第四条  公文处理要做到准确、及时、安全、保密，各系、各部门应确定专人负责公文管理。行文应当确有必要，注重效用，本着少而精的原则，可发可不发的公文坚决不发，防止无的放矢。

第五条  公文办理应贯彻党政分工的原则。党务工作和行政工作要按照党政系统分别行文和报送。党内行文按《中国共产党机关公文处理条例》规定执行，由党委办公室负责。

第二章  公文种类

第六条  适用于本院使用的公文有以下十种：

（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知：适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；发布规定、办法、细则、规则等；印发会议纪要、工作计划、工作意见或建议等；传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

（三）通告：适用于在学院范围内公布应遵守或周知的事项。

（四）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（六）请示：适用于向上级机关请求指示或批准。

（七）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批等。

（十）会议纪要：适用于记载和传达会议情况及议定事项，并要求有关单位共同遵守和执行。

第三章   公文格式

第七条  公文一般由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送（报）单位、印刷版记等部分组成。

（一）凡以学院名义发文，拟制公文的第一页一律使用延安大学西安创新学院拟文稿纸，其余部分用A4型纸。在拟文稿纸上必须出现正文内容。

（二）涉及党和国家秘密的公文应当在拟文稿纸的“密级”栏标明。

（三）时间要求紧急的公文，要在拟文稿纸的“缓急”栏注明。

（四）学院行政公文发文机关标识由学院名称“延安大学西安创新学院”加“文件”组成；联合行文，主办机关应排列在前；党政联合行文时，使用学院党委的发文机关标识。

（五）学院发文字号由学院行政的发文代字和年份、序号组成。

学院行政发文机关代字为：“延大西院”。各专门事务和各行政部门行文，按学院行政公文文头分别编类。专门事务在“延大西院”后分别加二级代字，如：“延大西院函”（向校外对等单位发文）；各行政部门行文为“延大西院教”（教学事务发文）、“延大西院学”（学生管理事务发文）、“延大西院人”（人事管理事务发文）等，只适用于发布部门事务性通知，具体按院长办公室公文分类管理执行。

年份和序号应规范标识，年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字，两者均用阿拉伯数码标识。

发文字号位置，上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其它公文发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。

（六）上报的公文，应在公文首页横间隔线上方，发文字号右侧，标注签发人姓名，如“签发人：×××”，学院公文的签发人应为学院院级领导。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

（七）公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。公文标题一般应标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送单位是行文的对象，是办理或答复公文的单位。主送单位一般只有一个。在正文之前，首行顶格书写。

（九）正文是公文的核心的部分。行文的原因、要达到的目的、周知的事项以及具体要求，都通过正文来表达、阐述。

（十）公文如有附件（指对正式公文具有补充、说明性的附加文字资料），应当在正文之后，成文时间之前，且注明附件顺序和名称。

（十一）学院向外发出的公文均应加盖学院公章，印章要端正、清晰地盖在发文单位和成文时间上，要求印章上不压正文，下要骑年盖月。临时性机构需要代章的，则应在发文单位之后用括号注明“代章”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，印章压在成文时间上；有两个单位联合行文需加盖印章时仍不署发文机关名称，只标识成文时间，按顺序加盖印章；三个或三个以上单位联合行文时，须署发文机关名称，并按顺序逐一盖章。

（十二）成文日期以学院领导人签发的日期为准，党政联合行文以最后签发的学院领导人的签发日期为准。

（十三）公文如有附注（需要注明的其它事项），应当加括号标注于成文时间之下。

（十四）主题词是反映公文核心内容的规范化名词或名词性词组，最多不能超过5个。主题词标注在抄送单位上方，按照上级机关规定的范围使用。

（十五）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。一般来说对上级单位用“抄报”；对同级和不相隶属单位用“抄送”。

（十六）印刷版记包括公文的印发单位、印发时间和印刷份数。印发单位一般是发文单位的办公部门，如延安大学西安创新学院文件，其印发单位是院长办公室。印发时间是办公部门接到定稿后开始印刷的时间，一般写成“××××年×月×日印发”，印刷份数是公文印制的总数，写成“共印××份”。印刷版记标注在公文末页，其中印发单位和印发时间同处一行，印刷份数标注在底线右下方。印发日期和份数均用阿拉伯数码标识。

第八条  公文用纸格式

（一）公文用纸一般要求采用A4型，即长297毫米，宽210毫米。左侧装订。

（二）张贴性的公文，如通告、通报等公文用纸，则根据实际需要来确定。

（三）为方便档案保存，拟稿用纸和发文稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。

第九条  公文印制格式

（一）公文的书写、排版，一律从左至右横写、横排。书写和排版时，要留天地、翻口和订口尺寸。排版要注意美观大方。

（二）公文的书写、修改以及草拟、审核、签发，要使用蓝黑、碳素墨水或墨汁，不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。

（三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）公文字体：

1.密级和保密期限用3号黑体字，字间空一字。

2.紧急程度用3号黑体字，字间空一字。

3.发文机关标识推荐用小标宋体。用红色标识，字号自定。

4.发文字号用3号仿宋字，年份标全称，用﹝﹞号括入，不能用[  ],编号不加“第”字，不编虚位。

5.“签发人”：用3号仿宋字，后空一字署签发人姓名，姓名用3号楷体。

6.公文标题用2号小标宋字体。

7.主送机关、正文、附件、发文机关、发文时间、附注以及抄送、版记、印制份数等项目均用3号仿宋字体。

8.“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋字体，词目之间空一字。

第四章   发文处理

第十条  发文处理是指公文从拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括：交拟→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节（见附件1）。

（一）交拟是学院领导人将撰写公文的任务交给相关部门的撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。领导交拟文件时应遵守分工、归口原则。以学院以及院办名义印发的有关人事、精神文明建设、教学、科研、基建、后勤、财务、学生工作等内容的文件均由相关内容的主办单位拟稿，院长办公室只负责审核、印发工作，一般情况下不承担该类文件的起草、校对工作。

（二）拟稿是关系到公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达准确。对涉及其它部门职责范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见。撰稿人员完成写作任务后，要在文稿首页前附上发文首页纸（见附件2），并按要求填写有关栏目。

（三）审核是对公文草稿的审查核对，凡是以正式公文印制的文件，在送交院领导审批签发之前，应由公文拟办人送院长办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否妥当。

（四）签发是学院领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿一经签发即成定稿。签发文稿要按归口签发的原则进行。一般来说，涉及全局性的文稿，或者经过会议讨论的文稿，由主要领导人签发；涉及某一方面的问题的文稿，由主管领导人签发；一般事务性文稿，可根据授权由办公室主任代签。对于未经院长办公室审核而直接送院领导的文稿，院领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。院领导在发文首页纸上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

（五）缮印是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄、美观、大方，同时要注意做好保密工作。

（六）校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。校对由拟稿部门公文承办人负责，要严格按照校对要求和步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守使用规则。

（七）用印是指在制好的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外，其它公文一律要加盖印章。用印要以学院领导人签发为依据，要注意名称的统一，要保证印章字样的端正、清晰。

（八）发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理，登记要准确。

（九）分发是依照发文的范围，对印制后的公文进行分发。

（十）投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送。

（十一）立卷是各单位根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照归档要求，由文书负责组成案卷。

（十二）归档是将一年来立成的所有案卷移交给学院档案室集中保管。归档要严格按照高等院校档案管理办法执行。归档一般在次年六月底以前完成。

（十三）销毁是对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文，要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。

第五章  收文处理

第十一条  收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

（一）签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。党内文件以及属于学院党政职责范围的公文统一由学院办公室签收。各部门参加会议或由上级机关带回的文件材料，如需要承办或传阅的，应送交院办进行收文处理。

（二）拆封是院长办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。

（三）收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果。登记可采取簿册或登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章。

（四）筛选是对收文进行鉴别和归类。通过筛选将重要的公文，分缓急先后送领导人阅读，从而有效地减轻领导人的阅文负担，提高工作效率。

（五）分发是将筛选后的公文分别送有关领导、有关单位或承办人员。分发要保证主要院领导、主管院领导、主办单位的需要优先分发。对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发。

（六）传阅是院长办公室工作人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

（七）拟办是院长办公室的负责同志对收文进行阅读后，提出初步处理意见，供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。

（八）批办是学院领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内，有时间要求的公文要批准办理期限。

（九）承办是学院有关单位的工作人员，根据学院领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

（十）催办、查办是院长办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。常用的方法有:电话、发函和登门催办、查办。

（十一）办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示院领导和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属的单位，都应做到件件有着落、事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。

（十二）学院各系、各单位要指定专人负责收文处理工作，对接办的上级公文要及时承办或传达，对学院下发的文件要及时向本单位领导送阅，并按要求贯彻落实、公示或传达。

（十三）立卷、归卷、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。

第六章  附 则

第十二条  本规定适用于学院各系、各部门的行政工作。

第十三条  学院对在公文处理工作中成绩突出的单位和个人，将予以表扬和奖励；对不认真执行本规定的单位和个人，将视其情节，给予批评和处罚。

第十四条  本规定由院长办公室负责解释。

    第十五条  本规定自下发之日起执行。