第一章    总则

第一条  为了规范我院电子文件的归档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局令第6号《电子文件归档管理暂行办法》、《中华人民共和国国家标准电子文件档案与管理规范》，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条  本办法所指的电子文件是指在计算机及网络环境下，学院各部门、教学各单位在从事教学、科研、生产、外事及各项管理工作等活动中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条  电子文件的归档范围、归档鉴定按照学院纸质文件的归档管理办法执行。归档电子文件的档号编制按照学院相关档案业务工作规范要求编写。

第四条  归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其它门类和载体的档案实行集中统一管理。

第二章    管理体制和职责

第五条  根据《延安大学西安创新学院档案管理办法》相关规定，由各单位分管档案工作的领导负责本单位电子文件档案管理工作，各单位兼职档案员负责本单位形成的电子文件的收集、整理及向档案室移交工作。

第六条  各归档部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施同步管理并纳入部门的工作内容。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

第七条  对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由学院档案室负责。档案室要对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。

第三章    电子文件的收集

第八条  本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学院各系（部）、处（室）办公过程中在计算机上处理过的，记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件，凡是属于本院制定的各类文件归档范围和有查考利用价值的均应收集归档。

第九条  电子文件信息类型

1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等

2、超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。

3、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

4、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。

5、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

6、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性、标识和相关软件。

7、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

8、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

9、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。

10、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

对于用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并存档。

第十条  归档电子文件的保管期限

电子文件的保管期限，按照《延安大学西安创新学院档案工作规范》中各门类档案的纸质档案的有关规定执行。

第四章    电子文件的归档和移交

第十一条  各部门兼职档案人员要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，检查及清除归档电子文件计算机病毒，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份，贴上标签，注明形成部门、归档年度、盘号和套别；按附件一格式对归档电子文件逐件填写《归档电子文件登记表》；对需要永久、长期保存的电子文件，制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。

第十二条  在每年六月底前将上年度形成的属归档范围的、保存在脱机载体上的电子文件和填写好的《归档电子文件登记表》一式二份向档案部门移交。电子文件归档要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第五章    电子文件的归档方式、要求

第十三条  电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档，根据我院目前实际情况，现阶段对电子文件的管理采用物理归档方式。

第十四条  归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来管理，如：正文与附件、重要制度的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

第十五条  对归档电子文件，必须进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性指电子文件的内容和显示形态必须与其形成时的原始状况一致；完整性指电子文件的内容信息、背景信息、单元数据等无缺损；有效性指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第六章    电子文件的保管、提供利用

第十六条  学院档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案室要检查好形成部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，要由形成部门负责重新制作。

第十七条  电子档案移交至少要制作两套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。

第十八条  接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。

第十九条  随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第二十条  对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十一条  磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十二条  保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14℃-24℃；相对湿度控制在内5%-60%，距离强磁物10米以上。

第二十三条  归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

第二十四条  销毁电子档案，需经主管院领导批准，原电子档案形成部门和档案部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

第二十五条  档案室应当按年度对归档的电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章    附则

第二十六条  本规定由院长办公室负责解释，自公布之日起执行。