各系、各有关单位：

为进一步规范我院档案材料的管理，做好文件材料的立卷归档工作，现将各单位档案分类管理指导目录印发给你们，请结合目录要求，做好部门档案管理工作。

一、各部门档案工作必须由部门正职领导担任，并配备至少1名兼职档案员。

二、文件材料立卷归档的具体操作步骤和标准：

第一步：各部门档案员按照档案分类管理目录收集资料，并按自然年度分开，教学单位要求按学年度分开；

第二步：按照档案分类管理目录的最小目录级装入档案盒，如果最小目录级没有文档，可按最小目录级加1级别装入档案盒，以此类推；

第三步：编写卷内文件目录；

第四步：编写档案盒的题目，即与分类管理目录相对应目录名称；

第五步：档案盒正面书写档案盒题目和盒内档案的所属年度，档案盒侧棱标注类别和该类别案卷顺序号，并按照学院各部门档案分类管理指导目录的顺序给档案盒排序；

第六步：编写档案目录本。

三、相关要求：

1．档案柜、档案盒规格由学院统一配备；

2．目录格式统一参照学院综合档案室的格式；

3．按照规定属于学院综合档案室保管的资料，请各部门按时移交归档；

4．各系试卷的保管期限为6年，其他各类档案的保管期限暂定为永久，学院档案销毁严格按照有关规定执行；

5．各部门档案档案保管期限，在2013年之前暂定为永久；

6．各系各单位接通知后，应立即启动档案建设工作。首先要保障场地和人员，具体工作可在学院档案建设领导小组指导下开展。

附件：延安大学西安创新学院档案分类管理指导目录

二○一○年十月二十六日

附件：

延安大学西安创新学院档案分类管理目录

一、学 院

1.       党委办公室

1.1         组织工作

1.1.1   上级来文

1.1.2   学院党委文件

1.1.3   学院党办文件

1.1.4   发文编号登记本

1.1.5   各级党员、干部统计报表

1.1.6   党的组织机构设置及分布材料

1.1.7   各支部的建立、改选报告及审批材料

1.1.8   党员入党、转正、退党材料

1.1.9   各总支、直属支部委员名册

1.1.10       党员名册

1.1.11       党员组织关系介绍信存根

1.1.12       党费收支存根

1.1.13       党的思想建设、作风建设、党员教育材料

1.1.14       评优材料

1.1.15       党委对党员的处分材料

1.1.16       组织工作会议记录

1.1.17       党校建设及工作材料

1.1.18       党建工作及开展活动的资料

1.2         工会、纪检、监察

1.2.1           上级来文

1.2.2           学院工会文件

1.2.3           工会工作统计报表

1.2.4           教职工代表大会相关材料

1.2.5           职工文体生活相关资料

1.2.6           工会干部名册

1.2.7           学院纪检文件                              

1.2.8           纪检工作统计报表

1.2.9           有关监察工作资料

1.3         宣传、学习

1.3.1           上级来文

1.3.2           党委会、党委扩大会、总支书记会议记录

1.3.3           以党委名义召开的工作会议材料

1.3.4           学院重大活动的剪报及图表

1.3.5           学院各项活动的照片（刻盘）

1.3.6           学院院刊

1.3.7           校园网管理

1.3.8           校园网新闻稿件

1.3.9           BBS管理

1.3.10       校园广播站

2.       院长办公室

2.1         行政科

2.1.1           上级来文

2.1.2           学院所发文件（含电子版）

2.1.3           院长办公室文件（含电子版）

2.1.4           院领导参加校外综合性会议带回的文件、代表学院的发言稿

2.1.5           董事会及学院章程、合作办学协议

2.1.6           董事会、院务委员会的组成、分工及其它材料

2.1.7           各单位启用新印章材料及新印印模、旧印章

2.1.8           全院性工作调查、评估及经验总结材料

2.1.9           重要的来信来访材料

2.1.10       全院性工作简报

2.1.11       收发文登记簿

2.1.12       会议安排表

2.1.13       机构代码换证材料

2.1.14       校庆活动材料                                              

2.1.15       校友会、各种学术交流会资料                                

2.1.16       全院性临时机构所形成的材料（人口普查、普选等）

2.1.17       反映报道本院综合情况的报纸、刊物

2.1.18       荣誉证书、奖章、锦旗、纪念物品

2.1.19       上级领导、社会名人对学院题词、评价

2.1.20       综合性统计报表

2.1.21       专家教授咨询团研讨会材料

2.1.22       档案工作计划、总结

2.1.23       档案工作会议记录

2.1.24       学院档案全宗介绍

2.1.25       档案工作统计报表

2.1.26       档案移交目录、销毁清册

2.2         秘书科

2.2.1           大事记、校史及学院简介

2.2.2           院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要        

2.2.3           全院性教职工大会会议记录、纪要、领导讲话、发言稿            

2.2.4           学院各项活动的领导讲话稿

2.2.5           报刊征订

2.3         人事科

2.3.1           上级来文

2.3.2           工作计划、总结

2.3.3           人事会议记录、调资会议记录

2.3.4           教职工名册

2.3.5           科级以上干部名册                                          

2.3.6           人事、劳资统计报表                                        

2.3.7           组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、通知、批复                                

2.3.8           人事、劳资工作规定、办法

2.3.9           教职工进修计划、安排、总结                                        

2.3.10       教职工转正、定级、调资方面的申请报告、批复

2.3.11       调资人员的名册、报表

2.3.12       教职工离职、辞退的报告

2.3.13       教职工离职清单

2.3.14       教职工评残、工伤、死亡、抚恤方面材料

2.3.15       合同工、临时工名单及合同

2.3.16       学院奖励、表彰先进集体、先进教职工材料

2.3.17       教职工到职、起薪、离职、停薪通知单存根

2.3.18       工资发放名册

2.3.19       请销假管理

2.3.20       教师招聘计划

2.3.21       面试记录

2.3.22       教职工保险办理

二、职能处室

1.       教务处

1.1         教学科

1.1.1           文件制度

1.1.1.1   上级文件

1.1.1.2   学院文件

1.1.1.3   两办文件

1.1.1.4   教务处文件

1.1.1.5   教学科文件

1.1.1.6   学院职能部门文件

1.1.1.7   会议记录

1.1.2           学科专业建设

1.1.2.1   学科专业委员会

1.1.2.2   专业建设规划

1.1.2.3   专业目录

1.1.2.4   新增专业申报材料、目录、建设规划

1.1.2.5   新办专业申报批复

1.1.3           教学计划管理

1.1.3.1   各专业人才培养方案

1.1.3.2   教学任务书

1.1.3.3   教学进度表

1.1.4           课程建设

1.1.4.1   课程目录、公共选修课目录

1.1.4.2   课程教学大纲、教学大纲审核表

1.1.4.3   课程建设规划

1.1.4.4   精品课程申报材料

1.1.4.5   精品课程建设中期检查材料及结果

1.1.4.6   精品课程建设验收评审材料及结果

1.1.4.7   各级优秀课程申报材料及审批结果

1.1.4.8   双语教学

1.1.4.9   试题库建设

1.1.5           教学质量管理与评价

1.1.5.1   领导听课记录

1.1.5.2   教学信息员信息反馈

1.1.5.3   教学检查---期初、期中、期末、延大期中教学检查

1.1.5.4   教学成果奖奖材料

1.1.5.5   教师课堂教学学生评价材料及结果

1.1.5.6   学生考研奖励

1.1.5.7   各类教学评估材料及结果

1.1.5.8   教学督导工作有关材料

1.1.5.9   教学质量自评材料

1.1.6           教师管理与教学队伍建设

1.1.6.1   教师业务档案

1.1.6.2   主讲教师一览表

1.1.6.3   教学事故认定处理记录与相关材料

1.1.6.4   教师及教学管理人员违反教学规定的处理材料

1.1.6.5   外聘教师协议书

1.1.6.6   学期上课教师一览表

1.1.6.7   教师业务培训

1.1.7           教学改革与研究

1.1.7.1   教改项目

1.1.7.2   发表教学研究论文统计表及论文复印件

1.1.7.3   开展教育思想学习与讨论有关材料

1.1.7.4   教学工作会议

1.1.8           奖励及比赛

1.1.8.1   教师及教学管理人员获奖情况

1.1.8.2   教师讲课比赛

1.1.8.3   各类比赛

1.1.8.4   教学奖励

1.1.9           教学管理组织系统

1.1.9.1   教学工作指导委员会

1.1.9.2   教学管理人员信息汇总

1.1.9.3   教研室一览表

1.1.10       学生科技活动

1.1.10.1              学生科技活动组织一览表

1.1.10.2              学生课外科技活动

1.1.10.3              学生参加教师科研项目情况统计

1.1.10.4              学生发表科研论文情况统计及论文复印件

1.1.11       教师科技成果复印件及其统计表

1.1.12       教学简报

1.1.13       其他

1.1.13.1              教师节宣传材料

1.1.13.2              职称评定-教学质量考核

1.1.13.3              职称评定教学工作量审核（按年）

1.2         教务科

1.2.1           文件制度

1.2.1.1   教学管理工作方案

1.2.1.2   教学管理规章制度

1.2.1.3   教学管理文件汇编、学生手册

1.2.1.4   教学工作计划与工作总结

1.2.1.5   教学工作安排、通知

1.2.1.6   会议记录

1.2.1.7   教学管理人员信息汇总

1.2.1.8   教学管理部门工作职责

1.2.2           教学运行

1.2.2.1   课程表

1.2.2.2   校历

1.2.2.3   教室（含多媒体教室、语音室）管理

1.2.2.4   课程开设情况登记表

1.2.2.5   调课停课申请审批表

1.2.2.6   必修课多媒体教学统计表

1.2.3           考试管理

1.2.3.1   按学年顺序，分期中抽考、期末、清考、考试安排、考试题审批单、学位课考试、重考安排、缓（免）考申请表、课程重修申请表、毕业清考等

1.2.3.2   普通高等教育专升本考试

1.2.3.3   专业英语四、八级考试

1.2.3.4   新生校纪校规学习情况模拟测试

1.2.3.5   全国大学生英语竞赛

1.2.3.6   CET考试报名册

1.2.3.7   计算机等级考试

1.2.3.8   各种职业资格考试

1.2.3.9   普通话测试

1.2.4           纪律处分

1.2.4.1   考试违纪

1.2.4.2   考试作弊

1.2.4.3   文件类

1.2.4.4   各种纪律处分数据统计

1.2.5           学历管理

1.2.5.1   电子注册名单

1.2.5.2   毕业生电子注册名单

1.2.5.3   信息数据统计

1.2.6           学籍管理

1.2.6.1   录检表、分班名册

1.2.6.2   退学试读

1.2.6.3   学生入伍

1.2.6.4   学籍异动---休学、复学、退学、借读、转学、转专业、保留入学资格、

1.2.7           成绩管理

1.2.7.1   成绩表（按学期、系）

1.2.7.2   重修成绩汇总

1.2.7.3   毕业清考成绩

1.2.7.4   取得外校课程成绩

1.2.7.5   成绩更正材料

1.2.8           毕业信息

1.2.8.1   学籍卡

1.2.8.2   毕业审定、学位资格审定材料

1.2.8.3   毕业生名册及毕业证书发放单

1.2.8.4   取得学位学生名册及证书发放单

1.2.8.5   肄业证明

1.2.8.6   就业信息

1.3         教材实训科

1.3.1           文件制度

1.3.1.1   学院文件

1.3.1.2   两办文件

1.3.1.3   教务处文件

1.3.1.4   实习文件

1.3.1.5   会议记录

1.3.2           教学（生产）实习、见习

1.3.2.1   教学实习基地协议书

1.3.2.2   实习大纲

1.3.2.3   实习计划或方案（含指导教师名单、各实习小组学生名单）

1.3.2.4   各系实习总结

1.3.2.5   实习成绩

1.3.2.6   实习质量监控材料

1.3.2.7   实习评优及奖励材料

1.3.3           毕业论文（设计）

1.3.3.1   毕业论文工作安排

1.3.3.2   毕业论文工作总结

1.3.3.3   学年论文成绩一览表

1.3.3.4   毕业论文质量监控材料

1.3.3.5   优秀毕业论文（设计）目录

1.3.3.6   优秀毕业论文（设计）汇编

1.3.3.7   毕业论文发表情况一览表及复印件

1.3.4           大学生科技创新与竞赛材料

1.3.4.1   大学生科技创新训练计划项目材料

1.3.4.2   大学生数学建摸竞赛

1.3.4.3   大学生电子设计竞赛

1.3.4.4   CCTV英语演讲竞赛

1.3.4.5   参加其他各级各类科技大赛材料及成果

1.3.5           教材建设

1.3.5.1   教材建设规划

1.3.5.2   分专业教材选用一览表

1.3.5.3   各班使用教材一览表

1.3.5.4   自编教材一览表及样书

1.3.5.5   教材变更审批材料

1.3.5.6   教材征订单

1.3.5.7   优秀教材成果奖

1.3.6           实验教学文件材料

1.3.7           实验教学情况统计材料

1.3.8           社会实践材料

1.3.9           军训材料

2.       学生处

2.1         办公室

2.1.1           上级来文

2.1.2           学生入学登记表

2.1.3           学生工作会议记录

2.1.4           学生处下发的各类文件、计划、总结等汇编成册存三套（含电子版）

2.1.5           学生档案管理

2.1.6           学生情况统计表

2.1.7           辅导员每学年带班情况一览表

2.1.8           每学年辅导员情况一览表

2.1.9           每学年或每年辅导员考核情况统计表

2.1.10       学生处工作人员职责及每年考核结果统计表

2.2         心理咨询室

2.2.1           工作职责及各种工作制度

2.2.2           组织机构及人员结构一览表

2.2.3           值班情况安排表及工作记录表

2.2.4           学生心理咨询记录

2.2.5           新生心理健康普查档案

2.3         学生医保办公室

2.3.1           工作职责及各种工作制度

2.3.2           参保学生名册

2.3.3           理赔学生情况统计表

2.4         学生管理科

2.4.1           新生入学教育

2.4.2           学生思想政治工作计划、总结

2.4.3           学生思想政治工作典型调查材料和统计报表

2.4.4           学生政治工作队伍的选拔及管理文件

2.4.5           学生车票订购

2.4.6           时事报告征订工作相关材料

2.4.7           表彰优秀生（三好学生）、先进班集体的规定、办法、决定、名单及先进材料

2.4.8           获得院内外奖学金及各种竞赛奖的学生名单及相关材料

2.4.9           学生处对学生的处分决定、通报及处理材料

2.4.10       学风建设资料

2.4.11       辅导员工作资料

2.4.12       军训工作资料

2.5         资助中心

2.5.1           上级有关资助管理工作的来文

2.5.2           学生资助工作管理制度、办法

2.5.3           各年度贫困生档案及基本信息

2.5.4           各年度各类奖助学金评定结果及统计表

2.5.5           勤工助学开展情况及各年度统计表、协议书等

2.5.6           生源地助学贷款工作开展情况

2.5.7           资助与育人工作开展情况

2.6         公寓管理中心

2.6.1           工作职责及学生公寓管理的规定、办法

2.6.2           学生住宿情况安排表或统计表

2.6.3           部门内部管理及工作情况

2.6.4           管理工作人员一览表

2.6.5           管理工作人员各年度考核表

2.6.6           公寓文化建设情况

2.6.7           创新性工作开展情况

2.7         学生自我管理情况

3.       招生就业处

3.1         招生办公室

3.1.1           上级有关招生工作的文件材料

3.1.1.1   涉及本院的招生计划、指标

3.1.1.2   各类招生规定、办法

3.1.2           招生工作计划、总结、报告及上级批复文件

3.1.3           招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料

3.1.4           录取新生审批表（录取名册）                                

3.2         就业办公室

3.2.1           文件制度

3.2.1.1   上级文件

3.2.1.2   学院文件

3.2.1.3   两办文件

3.2.1.4   学院职能部门文件

3.2.1.5   就业中心文件

3.2.2.1.1          学院关于进一步加强毕业生就业工作的若干意见

3.2.2.1.2          学院毕业生跟踪调查暂行规定

3.2.2.1.3          学院毕业生就业程序

3.2.2.1.4          学院毕业生《就业推荐表》管理暂行办法

3.2.2.1.5          学院毕业生档案管理办法

3.2.2.1.6          学院优秀毕业生评选办法

3.2.2.1.7          学院毕业生就业工作考核奖励办法(试行)

3.2.2.1.8          学院校园供需见面会管理办法(试行)

3.2.2.1.9          学院职业生涯规划与发展协会章程

3.2.1.6   会议记录

3.2.2           组织机构

3.2.2.1   学院、系就业指导与服务工作机构

3.2.2.1.1          学院就业工作领导小组名单

3.2.2.1.2          系就业工作领导小组名单

3.2.2.1.3          专职工作人员学历层次及职称结构

3.2.2.1.4          院就业工作分工与岗位职责

3.2.2.2   就业工作人员培训档案

3.2.3           就业工作开展情况

3.2.3.1   规范管理

3.2.3.1.1          毕业生就业方案

3.2.3.1.2          毕业生具体工作计划

3.2.3.1.3          毕业生基本信息表

3.2.3.1.4          就业信息发布、报名的操作规范

3.2.3.1.5          就业工作总结

3.2.3.1.6          优秀毕业生名单

3.2.3.2   就业服务

3.2.3.2.1          就业市场开拓过程相关资料

3.2.3.2.2          校园招聘会组织方案及开展的时间、地点等相关材料

3.2.3.2.3          校企合作及就业基地建设过程相关资料

3.2.3.3   就业指导

3.2.3.3.1          就业指导教研机构管理

3.2.3.3.1.1   就业指导教研机构设置

3.2.3.3.1.2   教师业务档案

3.2.3.3.1.3   外聘教师协议书

3.2.3.3.1.4   主讲教师一览表

3.2.3.3.1.5   教师工作量核算办法

3.2.3.3.1.6   教师业务培训

3.2.3.3.2          就业指导课程实施管理

3.2.3.3.2.1   就业指导课程体系设置

3.2.3.3.2.2   各系各专业教学计划

3.2.3.3.2.3   就业指导专题讲座

3.2.3.3.2.4   职业规划生涯活动

3.2.3.3.2.5   就业指导咨询个案资料

3.2.4           就业率情况

3.2.4.1   初次就业率

3.2.4.1.1          协议书

3.2.4.1.2          用工证明

3.2.4.1.3          公务员、基层工作录用证明

3.2.4.1.4          毕业生就业信息册

3.2.4.1.5          毕业生报到证领取确认

3.2.4.2   年终就业率

3.2.4.2.1          协议书

3.2.4.2.2          服兵役

3.2.4.2.3          公务员、基层工作录用证明

3.2.4.3   毕业生各月各系各专业就业率统计表

3.2.4.4   毕业生就业状况自查报告

3.2.5           就业研究

3.2.5.1   毕业生定期质量跟踪调查和信息反馈材料

3.2.5.2   用人单位问卷调查

3.2.5.3   在校生就业问卷调查

3.2.5.4   就业学术论文发表及就业课题项目

4.       团委

4.1         上级来文

4.2         团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

4.3         学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

4.4         共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置                  

4.5         会议记录、纪要                                        

4.6         团员名册、团干部名单                                          

4.7         青年入团、离团、退团材料及名单                    

4.8         表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料                    

4.9         处分团员材料                                          

4.10     学生会工作文件材料                                        

4.11     团委组织进行的团干训练、团课教育、理论学习、文体活动、知识竞赛等活动材料

4.12     团委牵头进行的重大活动的有关材料                          

4.13     学生组织参与的各种学会、社团材料                      

4.14     学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料              

4.15     团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报

三、教学单位