前   言

 

 

学院档案是反映学院建立、发展的历史过程，是搞好各项工作的重要依据和凭证。学院档案工作是反映和维护学院历史面貌的一项重要事业。为了加强我院档案工作的科学化管理，充分发挥档案的作用，更好地为我院教学、科研和各项管理工作服务，为社会服务，统一与实现全国高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和现代化。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律法规及《延安大学档案管理办法》之规定，我们编印了学院《档案管理制度》汇编，请认真学习，遵照执行。

由于编印工作量大，疏漏欠妥之处有所难免，不妥之处，恳请批评指正。

 

 

学院档案馆

二○一七年十月

 

 

 

 

 一、国家档案工作法规  

中华人民共和国档案法

 

 

1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过

根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议

《关于修改< 中华人民共和国档案法>的决定》修正

 

第一章 总  则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

 

第二章 档案机构

 

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

 

第三章 档案的管理

 

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。

档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。

第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。

第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。

向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。

第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。

国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。

档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。

第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。

 

第四章 利用和公布

 

第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。

档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。

中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。

第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

 

 

第五章 法律责任

 

第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案及其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

 

第六章 附 则

 

第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。

第二十七条 本法自1988年1月1日起施行。

 

 

 

 

 

高等学校档案管理办法

(2008年8月20日教育部令第27号发布)

第一章　总　　则

　　第一条　为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
　　第二条　本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
　　第三条　高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
　　第四条　国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
　　国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
　　第五条　高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
　　（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
　　（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
　　分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章　机构设置与人员配备

　　第六条　高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
　　具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
　　（一）建校历史在50年以上；
　　（二）全日制在校生规模在1万人以上；
　　（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
　　未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
　　第七条　高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
　　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
　　第八条　高校档案机构的管理职责是：
　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
　　（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
　　（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
　　（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
　　（六）开展档案的开放和利用工作；
　　（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
　　（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
　　（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
　　有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
　　第九条　高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
　　馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
　　（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
　　（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
　　（三）年富力强，身体健康。
　　第十条　高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
　　高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
　　第十一条　高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
　　第十二条　高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
　　第十三条　高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章　档案管理

　　第十四条　高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
　　第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
　　（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
　　（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
　　（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
　　（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
　　（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
　　（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
　　（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
　　（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
　　（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
　　（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
　　（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
　　高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
　　第十六条　高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
　　学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
　　第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
　　第十八条　高校档案材料归档时间为：
　　（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
　　（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
　　（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
　　第十九条　高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
　　第二十条　高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
　　第二十一条　高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
　　第二十二条　高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
　　第二十三条　高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
　　第二十四条　高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
　　高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
　　第二十五条　高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
　　第二十六条　高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的利用与公布

　　第二十七条　高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
　　属下列情况之一者，不对外公布：
　　（一）涉及国家秘密的；
　　（二）涉及专利或者技术秘密的；
　　（三）涉及个人隐私的；
　　（四）档案形成单位规定限制利用的。
　　第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
　　第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
　　第三十条　高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
　　加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
　　第三十一条　高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
　　第三十二条　高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
　　高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
　　第三十三条　寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
　　第三十四条　高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
　　第三十五条　高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　条件保障

　　第三十六条　高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
　　第三十七条　高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
　　存放涉密档案应当设有专门库房。
　　存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
　　第三十八条　高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章　奖励与处罚

　　第三十九条　高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
　　（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
　　第四十条　有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　　（三）涂改、伪造档案的；
　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　　则

　　第四十一条　本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。
　　第四十二条　高等学校可以根据本办法制订实施细则。
　　高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。
　　第四十三条　本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）同时废止。 

 

 

 

 

 

 

 

陕西省档案管理条例

 

（1997年1月21日陕西省第八届人民代表大会常务委员会第二十五次会议通过

2004年8月3日陕西省第十届人民代表大会常务委员会第十二次会议修正

2009年5月27日陕西省第十一届人民代表大会常务委员会第八次会议修订通过）

 

第一章 总 则

 

第一条 为了加强档案管理，有效保护和利用档案，为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、行政法规，结合本省实际，制定本条例。

第二条 本条例所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织（以下统称各单位）和个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、教育、宗教等活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条 本条例适用于本省行政区域内档案的管理、收集、整理、保护和利用等活动。

第四条 档案工作实行统一领导、分级负责、科学管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。

第五条 县级以上人民政府应当加强对档案工作的领导，将档案事业纳入本行政区域国民经济和社会发展计划和财政预算，并根据档案抢救、征集、保管维护、保护技术研究、设备设施配置和信息化建设等需要，设立专项经费。

第六条 各级人民政府以及有关部门对向国家捐献重要、珍贵档案或者在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

 

第二章 档案机构及其职责

 

第七条 省档案行政管理部门主管本省档案事业，对本省档案事业实行统筹规划，组织协调，监督和指导。

设区的市、县（市、区）档案行政管理部门主管本市、县（市、区）的档案事业，对本市、县（市、区）各单位的档案工作实行监督和指导。

乡（镇）人民政府和街道办事处主管档案工作的机构或者档案工作人员，负责管理本机关的档案，对所属单位和辖区内居民委员会、村民委员会的档案工作实行监督和指导。

第八条 各单位应当加强对本单位档案工作的领导，按规定配备工作人员或者设置工作机构，保障档案工作正常开展。

居民委员会、村民委员会应当指定专人负责档案管理工作。

第九条 各级各类档案馆的总体布局，由省档案行政管理部门统一规划，提出方案，报省人民政府批准。

综合档案馆的建立，由档案行政管理部门提出意见，报本级人民政府批准。

专门档案馆和部门档案馆的建立，由其业务主管部门提出意见，经档案行政管理部门同意后，报本级人民政府批准。

企业事业单位、其他社会组织和个人根据需要，依法可以建立档案馆，并报所在地县级以上档案行政管理部门备案。

第十条 各级各类档案馆业务受本级和上级档案行政管理部门的监督和指导，主要职责是：

（一）综合档案馆负责收集和管理本级机关、团体、社会组织及有关企业事业单位属于国家所有的各种门类的档案和公开的政府信息，并向社会提供服务；

（二）专门档案馆负责收集和管理某一专门领域或者某种特殊载体的档案，并向社会提供服务；

（三）部门档案馆负责收集和管理本部门及所属单位的档案，并在一定范围内提供服务；

（四）企业事业单位档案馆负责收集和管理本单位及其所属机构形成的档案；

（五）其他档案馆负责收集和管理各自形成的档案。

第十一条 档案工作人员应当具备档案管理专业知识，接受档案管理岗位培训和档案继续教育培训，经考核合格后上岗。

档案专业人员实行专业技术职务评审和聘任制。各单位应当对直接接触档案的档案工作人员提供必要的劳动保护。

第十二条 鼓励社会力量建立从事档案咨询、评估、整理、鉴定、寄存等业务的中介服务机构。

档案中介服务机构注册登记后，应当向注册机关所在地的档案行政管理部门备案，并接受档案行政管理部门的监督和指导。

从事档案咨询、评估、整理、鉴定、寄存等业务的中介服务机构的人员，应当具备档案专业知识和职业技能。

 

第三章 档案管理

 

第十三条 各单位应当对本单位的档案实行集中统一管理，根据需要配备图文和声像的存贮、复制、检索技术设备。

第十四条 县级以上人民政府应当推进档案信息化建设，将档案信息化建设纳入本行政区域电子政务建设总体规划。

省档案行政管理部门应当统一档案信息数据标准，规范档案信息化管理。各级各类档案馆以及各单位档案机构，应当加强电子文件归档和管理，建立档案信息网络和档案信息资源数据库。

各单位档案保管机构应当按照电子档案汇交制度要求，向综合档案馆汇交电子档案和电子档案目录。电子档案汇交制度由省档案行政管理部门会同有关部门制订。

第十五条 省级各专业和行业主管部门应当制订本系统、本行业档案管理制度，经省档案行政管理部门审核同意后组织实施。

第十六条 各单位及其工作人员在职务活动中形成的文件材料，交由本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。

第十七条 各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目验收、鉴定时，应当有本单位的档案工作机构或者档案工作人员参加，并按照规范要求对所形成的档案进行验收。

省、设区的市、县（市、区）在重大建设项目竣工验收和重大科学技术研究项目鉴定时，应当由本级档案行政管理部门组织项目档案的验收。

省发展和改革行政主管部门委托验收的重大建设项目，应当由受委托部门和单位组织项目档案的验收，验收结果报省档案行政管理部门备案。

第十八条 各单位应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：

（一）列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满二十年，向省综合档案馆移交；

（二）列入设区的市、县（市、区）综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向设区的市、县（市、区）综合档案馆移交；

（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自项目结束之日起一年内向专门档案馆移交；

（四）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案，自形成之日起至次年六月三十日前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。

特殊情况需要提前或者延迟移交的，应当征得本级档案行政管理部门同意。

第十九条 国家机关、国有企业事业单位和其他组织保存的国家所有的档案，列入国有资产管理的范围。

国有企业事业单位在分立、合并、解散或者依法撤销、破产时，应当在行业主管部门、国有资产管理部门、财政和本级档案行政管理部门的监督指导下，对档案资料和其他国有资产统一评估、移交和处理；在资产转让时，有关档案应当按照国家规定办理。

非国有单位的档案归该单位所有，国家另有规定的除外。

个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等合法方式获得的档案归个人所有。

第二十条 中外合资企业、中外合作企业以及中外合资、合作项目在协议、合同生效后形成的档案，为中外双方共同所有。该协议、合同终止时，档案原件归中方所有，外方可以保存复制件。

第二十一条 国家所有的档案，任何组织和个人不得出卖。

档案出境以及档案复制件向国外组织或者个人赠送、交换、出卖的，应当按照国家有关规定办理。

第二十二条 鼓励社会组织和个人，将其所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案赠送、寄存、出售给国家档案馆；未经县级以上档案行政管理部门批准，档案所有人不得向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、交换、赠送。

国家档案馆接受社会组织和个人捐赠档案的，应当对捐赠者颁发捐赠证书，并给予奖励。

第二十三条 因不具备保管条件，可能导致档案损失的，经本级档案行政管理部门调查核实后，属于档案馆接收范围的，由档案馆接收入馆；不属于档案馆接收范围，但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的，由县级以上档案行政管理部门督促档案所有者改善保管条件，或者征得其同意后由综合档案馆代为保管，必要时可以收购或者征购。

第二十四条 在本省举办具有重大影响的国际会议、全国性会议和本行政区域内的重大政治、经济、贸易、科学、文化、体育、外事、宗教等活动，主办单位应当通知本级档案行政管理部门或者综合档案馆，参与收集、整理重大活动档案，保证重大活动档案的完整、准确。

第二十五条 各级各类档案馆和单位档案机构对国家保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，应当按照有关法律、法规的规定办理。

各级各类档案馆应当采取有效措施对馆藏档案加以保护，对破损、霉变、虫蛀、散失、字迹褪变的，应当及时进行抢救。

第二十六条 各级各类档案馆和单位档案机构应当按照国家规定的标准和程序，对保管期限已满的档案进行鉴定和处理。禁止擅自销毁档案。

第二十七条 各单位和各级各类档案馆应当按年度或者规定的时间，向本级档案行政管理部门和主管部门报送档案统计报表和档案目录。

第二十八条 县级以上人民政府应当根据档案工作的需要，将档案馆库建设纳入本行政区域基本建设计划，保证相应的经费投入。

各级各类档案馆的建设应当符合档案馆建筑设计的规范和档案库房技术、安全管理规定，配备防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等档案安全保护设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。

各单位应当配置适宜保存档案的专门库房和装具、消防、监控、报警等必要的安全保护设施。

 

第四章 档案的利用和公布

 

第二十九条 各级国家档案馆对保存的档案，应当按照国家规定的类别、年限，分期分批向社会开放。其中经济、科学、技术、文化等类型档案，应当即时向社会开放，国家另有规定的除外。

综合档案馆应当建立完善档案信息网络查阅系统，汇编档案史料，定期公布开放档案目录，简化查阅手续，方便档案利用。

综合档案馆应当利用档案资源，面向社会开展多种形式的爱国主义和社会主义教育。

第三十条 综合档案馆应当提供公开的政务信息查阅服务，设置查阅场所，方便公众查阅利用。

第三十一条 各级各类档案馆对所保存的重要、珍贵档案，应当用复制品代替原件提供利用。

盖有档案保管单位印章的档案复制件，与档案原件具有同等效力。

第三十二条 单位和个人利用其移交、捐赠的档案，档案馆应当优先和无偿提供利用。

第三十三条 档案的公布由档案形成单位和保管单位按照国家有关规定办理，其他组织和个人不得擅自公布档案。档案通过下列形式向社会公布：

（一）报纸、刊物、图书等合法出版物刊登；

（二）广播、电视、电影等播出放映；

（三）出版发行档案史料汇编及公开出售档案复制件；

（四）陈列、展览档案或者其复制件；

（五）公共信息网络刊登；

（六）法律、法规规定的其他形式。

涉及知识产权的档案，在批准公布前应当征得知识产权所有人的同意。

第三十四条 单位和个人利用档案时应当遵守查阅档案的有关规定，不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或者擅自抄录、复制和公布档案。

 

第五章 法律责任

 

第三十五条 违反本条例规定，有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，由主管部门或者有关单位对有关责任人员给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）对本单位档案不实行集中统一管理，档案管理混乱的；

（二）不按时报送档案统计报表及档案资料目录的；

（三）不按时归档、不按期移交档案，或者拒绝归档、移交，将档案据为己有的；

（四）档案库房不符合规定，危及档案安全的；

（五）档案出现破损、霉变、散失、字迹褪变等，不采取补救措施的；

（六）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（七）档案工作人员因故意或者过失，造成档案损失的其他行为；

（八）不按规定向社会开放和提供利用档案的；

（九）擅自建立、撤销档案馆的。

第三十六条 违反本条例规定，有下列行为之一的，由有关主管部门对直接责任人员给予处分；并由县级以上档案行政管理部门对单位处以一万元以上十万元以下罚款；对个人处以五百元以上五千元以下罚款，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）在利用档案馆、档案机构的档案中，损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）在利用档案馆、档案机构的档案中，擅自提供、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）在利用档案馆、档案机构的档案中，涂改、抽取、伪造或者擅自抄录、复制属于国家所有的档案的；

（四）擅自出卖集体或者个人所有的对国家有保存价值或者应当保密的档案的；

（五）擅自交换、转让属于国家所有的档案的；

（六）倒卖档案牟利或者擅自将档案出卖、赠送给境外组织和个人的。

社会组织或者个人有前款所列第（四）项、第（五）项、第（六）项违法行为的，县级以上档案行政管理部门除给予罚款外，对有违法所得的应当没收违法所得，并可以依法征购所出卖、转让、交换或者赠送的档案。

第三十七条 对单位作出三万元以上罚款，对个人作出三千元以上罚款的，应当告知当事人有举行听证的权利。

第三十八条 档案行政管理部门的工作人员在执行公务时滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其所在部门或者上级主管部门依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十九条 违反本条例规定的其他行为，法律、行政法规有处罚规定的，从其规定。

                       

第六章 附 则

 

第四十条 本条例自公布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二、学院档案管理制度

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

档 案 管 理 办 法

 

第一章 总  则

 

第一条  为了加强我院档案工作，更好地为教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律、法规及《延安大学档案管理办法》之规定，制定本办法。

第二条  学院档案，是指学院在各项工作活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案反映学院建立、发展的历史过程、历史沿革，是学院搞好各项工作的重要依据和凭证。因此，必须由学院档案部门集中统一管理。

第四条  档案工作是学院的重要基础工作之一，是维护学院历史面貌的一项重要事业。学院应把档案工作列入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

 

第二章 档案工作网络和档案馆基本任务

 

第五条  我院档案工作由一位院领导分管，各院（系、部、中心)、处(室、馆)分别由一名领导负责本部门的立卷归档工作。

第六条  学院档案馆挂靠在院长办公室，它既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供本院档案的科学文化事业机构，其业务受陕西省教育厅业务主管部门的领导，同时接受陕西省档案局的指导、监督和检查。

第七条  学院各部门要根据需要，配备1名兼职档案人员，负责本部门文件材料的日常管理和年终立卷归档工作，各部门的档案人员业务上受院档案馆指导、监督和检查。

第八条 学院档案馆的基本任务

一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策；

二、制订本院档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施；

三、负责对本院各单位的立卷归档工作进行指导、监督和检查；

四、负责全院各类档案及重要资料的收集(接收)、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；

五、负责编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，开发档案信息；

六、负责全院专(兼)职档案人员的业务培训和学习；

七、开展档案宣传工作和利用者的教育工作；

八、组织完成上级档案部门交办的其它档案业务工作。

 

第三章 档案人员编制、经费和设备

 

第九条  档案馆人员编制，根据学院发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专职人员应配备政治上可靠、工作认真负责并具有本科以上文化水平和档案业务知识、符合机要人员条件的干部。

第十条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学院各项工作服务。

第十一条  各部门兼职档案人员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案馆核备并选好人员做好接替工作。

第十二条  档案工作经费应列入学院预算，专款专用。

第十三条  学院应为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案管理、保护的需要。

第十四条  学院应有计划地为档案管理部门配置检索、复印、录音、照像等设备，为逐步实现档案的现代化管理提供必要的物质基础。

 

第四章 文件材料的归档、移交和接收

 

第十五条  各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础，因此，必须建立健全文件材料的立卷归档制度。

第十六条  各部门要把文件材料的形成、积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项工作者有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条  全院各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料及声像资料，必须按照规定，及时归档，任何单位和个人，不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室应通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十八条  进一步加强文件形成部门立卷归档制度，各类文件材料均由各部门按本院“文件材料立卷归档办法”进行整理、立卷，定期向档案部门移交归档。档案馆应对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。

第十九条  档案馆应根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。

第二十条  档案馆接收的档案，应符合本院有关案卷质量标准要求。

 

第五章 档案的管理、利用

 

第二十一条  档案馆对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实行档案的现代化管理。

第二十二条  档案馆要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。

第二十三条  档案馆要努力研究档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行或复制，最大限度地延长档案寿命。

第二十四条  档案馆应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计，按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报，及时上报。

第二十五条  档案馆要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题应及时采取有效措施，并向有关领导报告。

第二十六条  本院保存的全部档案，主要供本院利用，本院各单位和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。

第二十七条  外单位或个人，需要查阅本院档案时，应持单位正式介绍信，经档案馆负责人同意方可查阅一般档案，如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的重大秘密，则应经档案工作主管院长批准。

第二十八条  档案馆要积极开展档案的利用工作，编制多种检索工具和参考资料、制定档案借阅办法，设立阅览室，为利用者提供方便。

第二十九条  属下列情况之一者，在提供档案利用时要严加控制。

一、涉及党和国家机密的；

二、涉及专利或技术秘密的；

三、涉及个人隐私的；

四、档案形成部门规定限制利用的。

第三十条  对于重要的、珍贵的以及上级控制利用的档案和资料，一律不外借，仅供在档案馆内查阅。

 

第六章 档案的鉴定和销毁

 

第三十一条  档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：

一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

二、凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管；

三、凡是在较短时期内单位需要查考利用的档案，列为短期保管。

第三十二条  档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在主管院长领导下，由有关业务部门、档案馆组成鉴定小组，其职责是：

一、审核本院各类档案归档范围和保管期限；

二、确定本院各类档案鉴定的原则、标准和方法；

三、调整库存档案的保管期限和密级；

四、对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存毁意见。

第三十三条  过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、编造清册，报主管院长批准后方可进行。销毁时，要指定专人监销，严防失密。销毁后应报上级主管部门备案。

第三十四条  未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

 

第七章 考核、奖励和处分

 

第三十五条  学院对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各单位档案工作负责人、专兼职档案工作人员的工作状况，年终进行考评。

第三十六条  凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人，学院将给予表彰和奖励。

一、文件收集齐全完整，规范整理并按时向档案馆移交归档者；

二、向学院捐赠重要或珍贵档案者；

三、在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者；

四、在档案的收集、管理、提供利用等方面，成绩突出，为学院节约大量资金者；

五、对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者；

六、同破坏、盗窃、损毁档案的坏人、坏事进行英勇斗争，事迹突出者。

第三十七条  凡有下列行为之一者，学院将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》有关规定，给予行政处分或经济制裁，直至追究法律责任。

一、损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者；

二、将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案馆移交归档者；

三、擅自提供、抄录、复印、公布档案者；

四、涂改、伪造档案者；

五、向无关人员透露档案机密，从档案中向他人提供情报者；

六、由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。

 

第八章 附则

 

第三十八条  本办法自发布之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案馆职责范围

 

一、贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作。

二、制订本院档案工作规章制度并负责监督、指导、检查执行情况。

三、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用全院各类档案及有关资料。

四、开展档案宣传工作和现代化管理工作。参加科研成果报奖，基建项目竣工验收，仪器设备开箱验收等工作，负责对其文件材料进行审查、验收、清点等工作。

五、参加信息工作和整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

六、参加档案工作协会、学术研究和交流活动。

七、培训全院专（兼）职档案工作人员。

八、负责报刊、杂志发表的与我院有关的报导、论文等作品的剪贴工作。

九、完成领导交办的其他任务。

 

兼职档案员工作制度

    为了建立一个与学院教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的档案工作体系，造就一支素质高、业务精、相对稳定的兼职档案员队伍，根据《延安大学西安创新学院档案管理办法》，特制定本制度。
    一、档案工作是学院的一项重要基础工作，是衡量学院管理水平的一个重要标志。各部门必须充分认识档案工作的重要性，按需配备兼职档案人员，实行部门立卷归档制度，保证学院档案工作顺利进行。
    二、兼职档案员的工作应纳入其岗位职责范围，并赋于一定的业务工作量。部门立卷归档制度和兼职档案人员的管理，是各部门分管负责人年度工作考核的一项重要内容。
    三、兼职档案员队伍应保持相对稳定，如有人员变动，归档单位应及时通报学院档案馆，并做好交接工作。
    四、兼职档案员要努力学习档案业务和现代化管理知识，热爱本职工作，维护本部门档案的完整与安全，其主要职责为：

 1.按照《延安大学西安创新学院档案管理办法》、《延安大学西安创新学院各类档案业务工作规范》、《延安大学西安创新学院各类档案归档范围和保管期限》等，认真做好归档文件材料（包括电子版或电子文件）的形成、积累、整理、保管工作，确保档案工作与各项工作的进程相衔接和各种材料的齐全、完整。

2.遵照《延安大学西安创新学院档案管理办法》以及本部门所属档案门类归档业务的要求，接受学院档案馆工作人员的业务指导意见，正确规范组卷，按时归档。

3.努力学习档案专业和现代化管理知识，不断总结经验，撰写学术论文，提高业务水平。

4.积极参加学院档案管理部门举办的各项活动和档案工作会议。
    五、兼职档案员应按要求参加上级及学院档案馆组织的岗位培训活动。 
    六、学院每年举行一次档案工作先进评比表彰活动，对工作优秀的兼职档案员给予表彰和奖励。
    七、档案资源是学院的重要资产，兼职档案员在工作中由于人为因素造成档案缺失或损坏的，要追究相关责任，视情节轻重根据《中华人民共和国档案法》等有关法规作出具体处理。

档案查（借）阅及利用制度

 

档案查（借）阅及利用工作是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案作用，既方便档案利用又确保档案的安全完整，特制订本制度。

1.档案原则上不能外借，特殊情况需办理审批手续，并严格限制借出时间。

2.学院内部各部门查（借）阅本部门档案，可直接到学院档案馆办理查（借）阅手续。跨部门查（借）阅重要档案材料，需经原档案材料形成部门同意，方可办理查（借）阅手续。

3.查（借）阅上级和学院党委、行政、科研等部门的密级档案时，需持本人有效证件。如需要利用的档案属控制使用的，须经学院分管领导或档案馆领导及有关部门负责人批准。

4.摘抄、复印非开放档案者，需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意，不得擅自公布档案内容。

5.查（借）阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等，如有违反，按《档案法》有关规定，根据其情节轻重，依法处理。

6.凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案查（借）阅享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案馆维护其合法利益。

 

档案工作保密制度

 

为确保档案秘密，维护国家和学院的安全和利益，根据国家《保密法》和《档案法》及有关法规，特制定本制度。

第一条  档案工作人员要严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及有法规和本院保密制度，做好档案安全保密工作。

第二条  档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。

第三条  对不归档的重要秘密文件材料及由档案保密鉴定小组鉴定，需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作的院领导批准后，由2人以上共同负责监销。平时办公废纸、废件、重复件、不得随意丢掉，必须销毁。

第四条  在档案整理工作中，应将秘密与非秘密的文件材料严格区分，分别组卷，并在秘密档案的“案卷封面”和“案卷目录”中注明“秘密”或“机密”字样，以引起利用工作时注意，防止泄密。

第五条  尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。

第六条  严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。

第七条  档案库存必须配合安全防范设施，未经管理（或本室）人员同意，一律不得入内。

第八条  若需借出，应办理审批手续，方可借出，借出后须承担档案秘密的安全责任。

    秘密级档案材料，一般情况下，只供在档案阅览室查阅。

第九条  供阅非本部门形成的属内部和秘密的档案材料，须凭部门介绍信，并经档案馆领导和档案形成部门负责人批准，方可查阅。

第十条  复印秘密档案材料，应严格履行审批、登记手续。复印件应标明复印单位、份数、日期，并同原件一样管理。

第十一条   档案馆必须履行行政监督职能。对保护秘密级档案安全有功者，提请学校给予表扬、奖励；对遗失、泄露秘密级档案者，提请学校给予行政处理处分。泄密严重者按照国家法律规定予以处理。

 

 

档案馆安全制度

 

为了维护学院档案完整，保障档案馆安全，特制订本制度：

1.档案馆工作人员要加强日常安全学习和宣传工作，强化安全意识，有足够的安全防范意识，将档案安全视为已任。

2.档案馆内各类档案要及时归整入库，不得随处放置。

3.一般情况下禁止非工作人员进入档案馆，若工作需要，须经档案馆负责人同意后登记方可进入。

4.严禁在档案馆内存放易燃、易爆物品。各种杂物和垃圾须及时处理，不得堆积。

5.档案馆内要保持清洁，做到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等事项，以免材料受损。

6.要定期检查各项安全保卫及消防设施的完整情况，发现问题及时向有关部门反映。

7.下班临走前要锁好门窗，关闭各种电器设施和电源。上班先检查设施情况，发现问题及时报告。

8.寒暑假和节假日之前学院要对档案馆进行安全检查，保卫值班人员在值班期间要定期进行巡查，确保各项安全。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

文件材料立卷归档办法

 

为了使我院文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》及我院《档案管理办法》之规定，特制定本办法。

一、立卷归档工作的管理

1.档案是各部门工作中形成的原始记录，是学院历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交学院档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各部门必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理，即将立卷归档工作纳入本部门的工作规划、纳入各项管理制度、纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本院各处（室）、院（系、部）级单位均为立卷部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定验收时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果。

二、文件材料归档范围和归档时间

（一）归档范围

1.凡是能反映本院各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件材料、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等文字材料及其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料，均属归档范围。

2.上述应归档的文件材料，按照其产生的部门及所记述的内容性质，可分为以下十二个大类：

（1）党群类：主要包括学院党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料；

（2）行政类：主要包括院董事会、院务会、董事会办公室、院长办公室、人事、监察、审计、总务（物业管理、保卫、餐饮）等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料；

（3）教学类：主要包括本院各类教学、学生管理部门、各系、部及各教研室，在教学管理、教学实践、教学研究，学科与专业建设、实验室建设、图书管理、教材工作、学籍管理等活动中形成的文件材料；

（4）科学研究类：主要包括本院科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员，在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料；

（5）产品生产与科技开发类：主要包括本院校办产业管理部门、各校办企业和科技开发部门，在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据及样品或样品照片、录像等；

（6）基本建设类：主要包括本院基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目，（包括新建、改建、扩建、维修、加固等从酝酿、决策到建成使用全过程）工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料；

（7）仪器设备类：主要包括本院设备管理部门、使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料；

（8）出版类：主要包括本院正式编辑、出版的院报、学报、工作简报、高教研究、各专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件；

（9）外事类：主要包括本院外事管理部门、本院各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料；

（10）财会类：指学院财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料；

（11）人物综合类：指本院处级以上干部、副高级职称以上专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。

（12）声像类：指党群、行政、教学、科研、校园建设、外事、人物等各类归档材料中的照（胶）片、录（音）像带、磁盘、光盘等各种载体形式。

（二）归档时间

1.党群类、行政类及其它各类的综合性文件材料，按年度在次年6月底以前归档；

2.教学类按教学年度在次学年12底前归档；

3.科研、基建综合类在项目完成后两个月内归档；

4.仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年6月底以前按年度归档；

5.财会类档案按年度立卷、在财务部门保存三年后归档；

6.人物声像类档案随时归档。

三、归档文件材料的质量要求

1.凡归档的文件材料必须准确、完整；

2.归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；

3.凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰；

4.凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素黑水书写，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水等易褪色材料书写；

5.归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4开型297mm×210mm（长×宽），其它表格必要时可用A3开型420mm×297mm（长×宽）；

6.归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。

四、立卷归档程序及案卷质量要求

案卷质量总要求是：遵守文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

具体要求及组卷步骤如下：

（一）收集

1.按照立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全完整，要求应归档文件的种类、份数以及每份文件的正件、附件、底稿等，均齐全、完整、准确。

2.收集的重点是：本部门在职能活动中形成的、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

（二）分类组卷

1.分类：即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

（1）分年度：即将问题按其形成或内容针对的年度分开，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理：

①跨年度的请示、批复放在批复年立卷；

②工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷；

③几年的规划放在针对年的头一年，几年的工作总结放在针对年的最后一年；

④跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；

⑤跨年度学籍材料，放在这一届学生的毕业年度立卷；

⑥专案材料放在结案年立卷。

（2）分级别：即将同一年度的文件按其作者（发文机关）与本单位的关系，分成上级、本级（院）、同级。

对以下与本院有密切联系的文件，应同本院文件放在一起。

①上级对本单位的批复；

②上级通报本单位的文件；

③上级普发性文件，其内容虽只有一项涉及本院，但属重要的，如：组织机构、干部任免、领导关系、专业设置等；

④对某一问题、某一案件与上级机关或兄弟单位的来往文书。

（3）分问题：将同一年度同一级别的文件再按其所反映的问题分开，这是分类的重点。问题要求分得准确、鲜明。

（4）分期限：按《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

2.组卷

（1）组卷原则：

①党政管理、教学类文件材料，应以问题为主，灵活运用文件的六个特征（即：问题、作者、时间、地区、通讯者、文种）来组卷；

②产品、设备、科研、基建等类文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷；

（2）组卷要求：

①能以问题组卷的尽量以问题组卷，将同一问题的文件组合在一起，问题可大、可小、视文件的多少而定；

②若一个问题的文件太少，可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多，也可以分开组成数卷；

③同一问题的请示与批复，转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起，不得分开；

④会议文件单独组卷，根据文件的多少，可一会数卷或数会一卷；

⑤统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称（文种）组卷；

⑥组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切，年代不混，保管期限适宜，并能保持同上年度中分类组卷方法一致。

3.卷内文件排列：

经过分类组合立成案卷后，卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

（1）密不可分的文件，应依序排列在一起，一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

（2）会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

（3）专题性、成套性的文件，按时间、阶段排列。

（4）其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

4.拟写案卷标题：

案卷立好后，立卷人要根据卷内文件内容，初步为案卷拟出标题。

（1）案卷内容、结构。

案卷标题内容包括：作者、问题、时间、地区、通讯者、名称等六个部分，一般只需标出作者、问题、文种三部分，必要时才需标明其它部分，其常见的结构有以下四种：

①作者——问题——文种（最常用的一种）

如：西安市政府  关于住房改革的  决定

作者          问题       文种

②作者——时间——问题——文种

如：创新学院  二○一七年度  劳动工资  报表

作者        时间        问题     文种

③收发文机关——问题——文种

如：本院与省招办  关于招生问题的  来往函件

收发文机关        问题         文种

④作者——地区——问题——文种

如：西安市关于  长安区  企业发展状况的  调查报告

作者        地区        问题         文种

（2）案卷标题要求：

①文字简明、准确，能够确切地反映出卷内文件内容，字数最多不超过五十个；

②语句通顺、流畅，符合语法规则；

③结构完整，体式一致。

5.检查调整

（1）应归档的文件是否齐全；

（2）已归档的每份文件是否完整，正件、附件、底稿是否都有；

（3）有无重复、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入；

（4）年度是否分清，级别是否分准；

（5）分类是否正确、问题是否集中、准确；

（6）卷内文件排列是否合理；

（7）保存价值是否基本一致；

（8）已归档的文件是否符合文件制作要求，有无“三笔”（铅笔、圆珠笔、水彩笔）现象；

（9）每卷的厚度是否适度（不超过200张）；

（10）案卷标题是否符合要求。

检查中若发现分类组卷有问题，要进行重新调整；发现文件收集不齐全，要继续收集；发现文件不符合制作要求，要退回文件制作人员要求其重新制作。

6.请档案馆业务指导人员检查、验收。

（三）装订

1.装订：以“件”为单位，拆掉原来的金属物，按照卷内文件排列规定的顺序，重新用线装订。

己装订成册的刊物、书籍可不再拆钉重装。

装订位置在文件的左上角或左侧，在左上角装订应将文件各页左边和上边对齐；在左侧装订，应将文件各页左边和下边对齐。

2.编号：将排列好的归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章为：

全宗号	年度	件号
机构（问题）	保管期限	空

编号（归档章）项目：

①全宗号：档案馆给本院编制的代号。

②年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。

③保管期限：归档文件的保管期限。

④件号（馆编件号）：归档文件排列后给顺序号。

⑤机构（问题）：分类方案中的类目名称。没有选择机构（问题）分类的单位此项空置。

归档章盖在文件首页上端空白处。首页无空白处，或重要文件需保持原貌，可在首页前另附一页白纸加盖归档章。

填写归档章项目要用碳素墨水、蓝黑墨水或打号机。

声像材料应在装具上或背面逐件编号。

3.填写卷内文件目录：

卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成。

（1）顺序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一个顺序号，单独填写一栏，正文和附件可合编一个顺序号，文件标题分栏登记。

（2）文号：填写文件制发机关的发文字号。

（3）责任者：填文件末尾的署名者（落款）。

责任者有时与文件的作者是一致的，有时不一致，当两者不一致时，不要将文件的起草者（作者）当成责任者。

（4）文件标题：一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题，要外加[   ]号。

（5）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考证清楚后填写。

（6）文件所在页号，填写每份文件的首页号，最后一份文件写起止页号。

（7）会议记录要填写每次会议的时间和议题。

（8）声像材料，应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者。

（9）卷内目录字迹要清晰正规。

4.填写卷内备考表

备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明（包括文件的缺损、修改、补充、移出、页号的漏编、重编等）和立卷人、检查人、立卷时间，若无情况可说明，应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。

5.案卷的装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒。应视文件数量的多少选择适宜的档案文件装盒。不同年度、不同保管期限的归档不能装入同一个盒内。采用机构（或问题）分类法进行分类的，不同机构（问题）的归档文件不能装入同一盒内。

盒脊填写项目：

①全宗号：档案馆给本院的代号。

②年度：盒内文件的形成年度。

③保管期限：盒内文件的保管期限。

④机构（问题）：盒内文件的所属的类目名称。

⑤起止件号：盒内排列最前和排列最后的归档文件件号。

⑥盒号：档案盒的排列顺序号。

⑦备考表：放在盒内文件之后，对盒内文件进行必要的注释说明。

（四）编制案卷移交目录

1.将本单位当年立成的案卷按永久——长期——短期的顺序进行系统排列编制；

注意不要将内容上互相有联系的案卷分开。

2.给每个案卷编上顺序号；

3.按照编好的顺序号依次将案卷封面盒脊及上的内容逐项登入目录，案卷移交目录一式二份，连同案卷一起向学院档案馆移交。

五、立卷分工

本院实行文件形成的部门立卷归档制度，具体分工如下：

1.学院的收文（包括：中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函），一律由主办部门立卷。

2.以学院或院内部门名义的发文，由发文部门立卷；几个部门共同办理的文件由主办部门立卷；学院各部门互送的文件，由发文部门立卷。

3.各职能部门以学院名义召开的全院性专门会议、干部会议以及各类活动（校庆、运动会、普选等）所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。

4.各总支、支部形成的文件材料，由组织部归口立卷。

5.各单位工会工作中形成的文件材料，由院工会归口立卷。

6.学生会及学生社团材料，由院团委归档立卷。

7.本院教学管理和教学实践活动中形成的文件材料由教务处及各系部归口立卷归档。

8.本院形成的教学科研管理文件材料，由科研办立卷归档，各单位形成的科研项目材料，由课题组整理立卷后交科研办统一归档；

9.实验室建设、实验室仪器设备管理和申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，由实验教学中心归口立卷归档；

10.各类仪器设备（除实验室仪器设备）管理和申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，由资产科归口立卷归档；

11.财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，由财务科立卷归档；

12.外事工作管理和外事活动中形成的文件材料，由国际交流与培训学院立卷归档；

13.编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料，由科研办立卷归档；

14.学院各项活动中形成的声像载体档案，由各制作单位立卷归档。

各部门应根据自己的职责范围以及每年工作任务的变化，制定自己当年的归档类目，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。

各部门不归档的材料按业务主管部门要求整理，自己保存。

六、平时归档与立卷人员职责

（一）各立卷部门要建立健全的平时立卷制度，对处理完毕或领导批存的文件材料，由专（兼）职档案人员负责集中统一保管。

（二）多项工作承办人员，应在工作结束后半月内，将处理完毕的材料收集齐全，加以整理，送交本单位专（兼）职档案人员归卷，对制作不合要求的文件材料，立卷人员有权退回，要求重新制作。

（三）立卷人员职责

1.了解本部门的工作任务，掌握立卷归档工作的规定和方法，按照要求主动做好立卷归档工作。

2.认真执行平时立卷制度，根据本部门工作范围和当年工作任务，编制平时立卷使用的“案卷类目”，设立卷夹，对本部门处理完毕的文件材料，及时收集归卷，集中统一管理。

3.对因工作需要临时借用的文件材料，应积极提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。

4.监督、检查本单位产生的文件材料的齐全、完整、准确和制作质量，对不符合要求应督促承办人员更正。

5.负责文件材料的安全、保密工作，防止文件的丢失和泄密。

6.负责本单位应归档文件材料的收集、整理工作。

7.按照归档立卷要求，如期向档案馆移交归档。

 

 

 

 

 

 

 

档案实体分类实施细则

 

为了加强我院档案事业建设，充分发挥档案在我院各项工作中的作用，使档案管理科学化、现代化，根据国家教委《高等学院档案实体分类法》以及我院的具体情况，特制定我院档案实体分类实施细则。

一、种类及代号
    延安大学西安创新学院档案分为十三类，各类档案代号及名称如下：
    1、DQ 党群类
    2、XZ 行政类
    3、JX 教学类
    4、KY 科研类
    5、CP产品生产与科技开发类
    6、JJ 基建类
    7、SB 设备类
    8、CB 出版类
    9、WS 外事类
    10、CK 财会类
    11、RW人物类
    12、SX声像类
    13、SW 实物类

二、档号结构、模式和标识
    1、档号：包括年度号、分类号、案卷号三个部分组成，年度号用四位阿拉伯数字组成。
    分类号是档号的主体，一般由一二级类目组成，少数扩展到三级类目。
    案卷号是每一类档案中的案卷顺序编码。
    2、档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合号码制。年度号、分类号和案卷号之间用连接符号“-”连接，例如：1995年组织部关于干部任免通知内容的第3号卷的档案可标为：1995-DQ13-3; 

    三、主表
    延安大学西安创新学院档案实体分类编号表
   （一）DQ党群

11  党务综合

        分党委、总支、直属支部综合材料入此

12  纪检

13  组织

14  宣传教育

学生思想政治工作入此

15  统战

民主党派材料入此

16  工会

妇女工作入此

17  团委

学生社团材料入此

（二）XZ 行政

11  行政综合                    

学院评估、教代会、院史和院、系、所等单位综合材料入此

12  人事

师资材料入此

13  监察、审计

14  武装、保卫

15  总务

16  档案、图书

（三）JX 教学工作

11  综合

优秀教学质量评奖材料入此

12  学科与实验室建设

专业设置入此

13  招生

14  学籍管理

学生奖惩材料入此

    15  课堂教学与教学实践

    16  学位

    17  毕业生

毕业生信息反馈工作入此

18  教材工作

（四）KY  科学研究

11  综合

科研经费管理、学术活动材料入此

12  按学科或专业或项目设置类目

（五）CP  产品生产与科技开发

11  综合

12  按产品种类或项目设置类目

（六）JJ基本建设

11  综合

 12  按单项工程设置类目

（七）SB 仪器设备

11  综合

12　按设备仪器种类或型号设置类目

（八）CB   出版

11  综合

12  报纸

13  刊物

14  简报

（九）WS   外事

11  综合

12  出国

国际合作与会议材料入WS14

13  来院

14  国际合作与会议

（十）CK  财会

11 综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

奖学金、助学金入此

（十一）RW  人物

1-1综合

1-2论文著作类

1-3科研类

1-4信函

1-5证件、证章类

1-6声像材料类

（十二）SX 声像           代码

12   照片              

13   录音带            A

14   录像带             　 V

15   幻灯片            　  L

16   磁盘               　 RP

17   影视胶片            　F

18   缩微胶片            　M

19   光盘              　  RG

 

SW 实物

11   奖状

12   锦旗

13   旧印章

14   礼品  纪念物品

15   题词

 

 

 

 

 

 

各单位归档文件材料类目表

 

部   门					归档类目
					一级类目	二级类目	声像
党委办公室					DQ党群	11党务综合 （分党委、总支、直属支部材料入此）	各   类
						13 组织
						15统战（民主党派材料入此）
						12 纪检
						16工会（妇女工作入此）
新闻传媒中心 （宣传部）					DQ党群	14 宣传教育	各 类
					SX声像	12—19各类声像
学 生 处					DQ党群	14宣传教育（学生思想政治工作入此）	各   类
					JX 教学	11教学综合（学生管理工作制度入此）
						14学籍管理（学生奖惩材料入此）
						15课堂教学与教学实践（军训工作入此）
					XZ行政	15总务
团   委					DQ党群	17团委、学生社团工作	各类
					SX声像	12—19各类声像
院长办公室					XZ行政	11行政综合 （学院评估、教代会、院史和院、系、处等单位综合材料入此） 13监察、审计 16档案	各   类
人力资源管理中心 （组织部）					DQ党群	13 组织	各类
					XZ行政	12人事　（师资材料入此）
后勤处			保卫科		XZ行政	14 武装、保卫	各   类
			物业科		XZ行政	15 总务
			环卫科		XZ行政	15 总务
			医务室		XZ行政	15 总务
			餐饮中心		XZ行政	15 总务
			基建科		JJ基本建设	11 综合 12工程项目：按单项工程设置类目
图书馆					XZ行政	16 图书	各类
教务处			教务科		JX教学	11综合	各   类
						14学籍管理（学生奖惩材料入此）
						15课堂教学与教学实践
						16学位工作
						17毕业生（毕业证、学位证材料入此）
			教学科		JX教学	11综合（优秀教学质量评奖材料入此）
						12学科与实验室建设（专业设置入此）
						15课堂教学与教学实践
			教材实训科		JX教学	15课堂教学与教学实践
						16学位工作（优秀学位论文入此）
实验教学中心					JX教学	12学科与实验室建设	各   类
					SB仪器设备	11设备综合
						12仪器设备项目
					SX声像	12—19各类声像
就业学院				招生办 公室	JX教学	13招生（招生工作入此）	各   类
				就业服务中心	JX教学	17毕业生（毕业生就业工作入此）
科研管理办公室					KY科学研究	11综合 （科研经费管理、学术活动材料入此）	各   类
						12按学科或专业或项目设置类目
					CB出版	11—14各类出版
教 学 院 （系、 部）		办公室			DQ党群	11党务综合（各总支材料入此）	各     类
					JX教学	11教学综合
						12学科建设
						15课堂教学与教学实践
					KY科学研究	11科研综合（ 学术活动材料入此）
						12某学科或专业或项目的材料科研材料
就业 学院		招生办			JX教学	13招生（招生工作入此）	各类
		就业办			JX教学	17毕业生（毕业生就业工作入此）
国际交流与培训学院					WS外事	11-14各类外事	各类
资财处	财务科				CK财会	11 综合	各   类
						12会计报表
						13会计账簿
						14会计凭证
						15工资清册 奖金、助学金入此
	资产科				XZ行政	15总务
					SB仪器设备	11综合 12仪器设备项目
备注	1.产品开发类档案材料待工作开展后确定立卷部门； 2.教学院（系、部）收集资料，交由各职能部门立卷归档； 3.教学院（系、部）的教育教学成果照片及毕业生照片直接上传档案馆保存。

 

 

 

学院文件材料归档基本流程图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、档案业务工作规范与归档范围

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院
党群、行政类档案业务工作规范 

 

为了加强学院党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学院工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及国家教委发布的《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了学院党、政档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，党、政档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、党、政档案工作的基本原则

1、凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3、党政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4、党、政文件材料的归档工作应实行"三纳入"，即纳入学院各单位的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到"四同步"管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5、学院各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学院档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

6、要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

二、归档范围的确定

1、确定的原则

（1）归档的党、政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值、凭证作用和研究价值。

（2）归档的党、政文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。

（2）归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

3、不归档的文件材料

（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

（3）上级机关征求意见未定稿的文件；

（4）重份文件；

（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（6）未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次院对稿（学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

（9）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

（10）本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；

（11）为参考目的从各方面收集的文件材料；

（12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。）

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

1、形成积累

（1）学院各部、处、室、总支、系、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照归档文件材料类目表，编制案卷类目。

（3）每一个立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

2、立卷

（1）立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

（2）立卷分工

①中共中央、国务院、省、地市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

②以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（应保存领导签发件和两份正式发文）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的应有部门领导签发件和两份正式发文。

③学院召开的代表大会、董事会、党委会、院务会、扩大会、办公会所形成的材料，由董办、党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

④学院向延安大学、董事会及院内各单位向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由董办、党办或院办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

⑤两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

⑥各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

⑦重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（3）立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

①检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

②检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象

③检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

④检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可两个问题或三个问题组成一卷。

（4）立卷分类

①分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度，跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

②分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

③分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

（5）立卷组合

①立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

②立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会 一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或 一案数卷；

人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

（6）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；
    非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
    其它文件材料按时间顺序排列。
   （7）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。
   （8）我院采用以单份文件为单位组卷，以问题为主，一事一卷或多卷。
    卷内文件无论单面或双面只要书写文字，均应两面编写一个页号：页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
   卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数。
   （9）填写卷内文件目录
    顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号。
    文号：文件制发机关的发文字号。
    责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
    题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[　]”号。
    日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“·”号。
    页号：卷内文件起止之页的编号。
   （10）填写卷内备考表
    本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生成发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
     立卷人：由组成本卷的责任者签名。
     检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
    （11）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

3、归档验收

文书立卷部门整理好案卷，学院档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年三月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

四、党、政档案的管理
   　 1、分类编号
    （1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类标引给出检索分类号。
  　（2）根据学院党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。
  　（3）党群（行政）类档案编号=年度号+党、政档案分类号+案卷号。

 其模式如下：

20××—DQ00—1～n

案卷号

                                    党、政类档案二级类目代号

分类号

党、政类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。
    2、编目
   （1）档案部门对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。
   （2）按分类原则编制党、政档案案卷目录。
   （3）依据GB3972．5-85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。 为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。
   （4）及时将著录数据存储到计算机中，用计算机进行管理。
    3、排架、保管
   （1）将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
   （2）与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按 《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。
   （3）保管要求按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
　　4、鉴定和销毁

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

5、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、党、政档案的开发利用
  　 1、阅览
 　（1）应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。
 　（2）健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
 　（3）档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。
　 （4）对离院人员，在办理调离手续前，必须清还档案。
 　　2、根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料，档案室指南等。
 　　3、对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学院大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。
 　　4、学院档案部门应根据社会和学院需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

5、珍贵的档案，应备有缩微或复印件，以代替档案原件提供利用。

6、结合本院管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。

六、党、政档案工作岗位责任制

1、分管档案工作的院领导职责

（1）组织全院性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；
　 （2）加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案部门要求做好应做的工作。
　 （3）关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。
　　2、分管档案工作的各处、系（含副处级）部门领导职责：
　  （1）组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案业务工作规范和各项规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；
　  （2）加强与学院档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；

（3）做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3、各立卷部门专（兼）职档案工作干部职责

（1）坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
　　（2）负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
 　 （3）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
　　（4）主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档；

（5）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
（6）注意文件材料的安全和保密工作。
 4、学院档案部门负责人职责

（1）负责制定党、政档案的工作计划、规划，进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施；
　　（2）对本室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；
　　（3）组织本室人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专（兼）职人员的业务培训；
　　（4）负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作的对外联系；
　　（5）调查了解本院党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；
　　（6）完成有关领导交办的事宜。
　　 5、党、政档案管理人员职责
　　（1）根据国家和学院有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；

（2）指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；

（3）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学院各项工作及社会利用档案史料服务；

（4）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定并维护涉密档案的安全；

（5）做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全；
    （6）对保存的党、政档案数量进行准确的统计。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院
教学类档案业务工作规范

 

为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核出版档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家教委《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院教学档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程， 教学档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、教学档案工作的基本原则
    1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
    2、教学档案是衡量我院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我院档案的主体、核心和重点。
    3、教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
　　4、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行"三纳入"、"四同步"，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。     
　　5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院档案部门办理移交。
    6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理、教改的参谋部门和教学业务工作的信息咨询部门之一。
    7、逐步建立教学档案数据库，并纳入全院信息系统统一管理和开发利用。
    8、要把教学档案工作列入本院教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，支持教学档案工作。
   二、教学档案归档范围的确定
　　1、确定的原则
   （1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
   （2）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
   （3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动成套性特点。
    2、归档的主要内容和重点
   （1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、成绩管理、课程教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见《延安大学西安创新学院各类档案材料归档范围》。
   （2）归档的重点主要是本院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
    3、不归档的文件材料
   （1）上级有关教学的普发的（非专指高院）、不办的文件；
   （2）上级有关教学的未定稿的文件；
   （3）重份文件；
   （4）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
   （5）非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
   （6）院内其他单位发来的文件；
   （7）与院外单位交换来的材料；
　　以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程
    1、形成与积累
   （1）每年新学年开始后，由分管档案工作的院长向各系、处部署新学年工作时，同时向系、处领导及教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。
   （2）教务部门会同档案部门向各系发放各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋）等。
   （3）系、处兼职档案员按文件材料类目表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
   （4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。
   （5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
    2、整理组卷
   （1）坚持由教学文件形成部门立卷归档的原则，由各系或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
   （2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。我院采用以单份文件为单位，不装订的办法组卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷。
   （3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下， 同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
   （4）卷内密不可分的文件材料要正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
   （5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损 的文件材料应进行修补。
   （6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
   （7）各种材料大小均为16开，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
   （8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
   （9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。
   （10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角，并在右上角加盖有单位名称、档号的戳记，并逐项填写。
   （11）填写卷内目录及备考表。
   （12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
   （13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。
   （14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
    3、归档验收
   （1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。
   （2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
   （3）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
   （4）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理

1、分类编号
   （1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，绘出检索分类号。
   （2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。
   （3）教学类档案档号＝年度号+教学档案分类号+案卷号
    其模式如下：

20××—JX00—1～n

案卷号

                                    教学类档案二级类目代号

分类号

教学类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水。
    属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用毕业时的年度（“届”）。
    2、编目

（1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上未有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。
    （2）按照GB3972．5一85《档案著录规则》，编制教学类档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
    （3）登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。
    （4）编制各种分类目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。
    （5）将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

3、排架、保管
    （1）按档号顺序排架。
　　（2）保管要求按《延安大学西安创新学院归档管理办法》第五章执行。
    （3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《延安大学西安创新学院声像类档案业务工作规范》有关条款处理。
    （4）鉴定和销毁按《延安大学西安创新学院档案管理办法》第六章执行。
    5、统计
    按《延安大学西安创新学院档案管理办法》第二十四条执行。
    6、档案的补充与修改
   （1）各系、处随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、账本上补充填写。
   （2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案的开发利用
    1、借阅
    按《延安大学西安创新学院档案管理办法》第五章执行。
    2、咨询服务、报道交流
    （1）指导利用者查找、利用档案，解答有关问题；
    （2）根据本院教学需要，开展跟踪服务；
    （3）定期编制书本式目录。
    3、编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等，为领导和师生服务。
    4、注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
    5、积极创造条件开展计算机检索服务。
    六、教学档案工作岗位责任制
    1、分管教学工作的院领导的职责
   （1）组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。
   （2）定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

2、教学管理部门领导的职责
   （1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。
　 （2）加强与学院档案的部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
　 （3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。
    3、学院档案部门职责
   （1）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本院教学档案工作各项管理制度并付诸实施。
   （2）督促、指导和检查全院教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。
   （3）按照《延安大学西安创新学院档案管理办法》要求做好教学档案的各项业务工作。
   （4）努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。
   （5）积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量。
   （6）组织本院专（兼）职教学档案员的业务学习，经验交流。
　　4、各部门专（兼）职教学档案干部职责
   （1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
   （2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学院档案室移交。
   （3）做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
    5、教研室主任的职责
   （1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。
   （2）督促教师向学院档案部门归档移交各种业务档案。

 

延安大学西安创新学院

科学技术研究类档案业务工作规范

 

为了提高我院科学技术研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥我院科研档案在学院和四化建设中的作用，并为考核我院科研档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，国家教委颁布《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院科研档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，科研档案的管理，开发利用，各级岗位责任制等。

一、科研档案工作的基本原则
    1、凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。
    2、科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
    3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作"四同步"管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
    4、要努力实现我院的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院工作和社会发展服务。
    5、把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为我院科研档案工作经费。

二、科研档案归档范围的确定
    1、确定的原则
   （1）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文字材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
   （2）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。
   （3）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
   （4）凡几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确是涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。
   （5）与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

2、归档的主要内容和重点
   （1）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、科研总结、鉴定、申报奖励、专利申请、推广应用等方面。
   （2）归档的重点是本院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
   （3）取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
    3、不归档的文件材料

（1）上级有关科研的普发的（非专指高院）、不办的文件；
    （2）上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同协议书；
    （3）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

（4）重份文件；
    （5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
    （6）非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；
    （7）院内其他单位发来的文件；
    （8）与院外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
    　三、科研文件材料的部门立卷与归档流程
    　1、形成积累
    （1）课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
    （2）由课题组兼职档案员到学院科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。
    （3）学院科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
    （4）档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。
    （5）归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。
    （6）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份复制稿两份，原始资料全部。
    　2、整理组卷
    （1）坚持实行科研性文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。
    （2）根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量 和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映 课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
    （3）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。
   （4）拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。
   （5）我院采用以件为单位组卷方式保管科研文件材料，每件科研文件材料用线装订。
   （6）科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。不装订卷的全部科研文件按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字。均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。
   （7）声像载体除密不可分的配套的档案材料外，其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按《 声橡载体档案工作规范》要求处理。
   （8）课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种， 按《科学技术保密条例》办理。
   （9）填写卷内目录、备考表和案卷封面。
   （10）课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。
    3、归档验收
   （1）科研管理部门负责管理性文件归档，各课题组课题结题或鉴定两个月后材料移交科研处，由科研处统一归档。
   （2）归档时间
    　1研究课题在鉴定验收后两个月内移交科研处并由科研处归档。
    　2暂不申报成果或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内移交科研处。由科研处在次年6月前归档。
    　3重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学院档案部门参加。
    　4归档时档案部门应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学院档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得组织成果鉴定和申报奖励。
    　5课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。
   　四、科研档案的管理
    1、分类编号
   （1）按《中国档案分类法--教育档案分类表》进行分类标引给出检索分类号。
   （2）根据科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
   （3）科研类档案档号＝年度号+科研档案分类号+案卷号。

 其档号模式如下：

20××—KY00—1～n

案卷号

     科研类档案二级类目代号

分类号

科研类档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目用完成年度。
    2、编目
   （1）档案部门对接收的案卷在卷脊上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置在距离案卷脊背底边40毫米处。
   （2）登记科研档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
   （3）编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792．5—85《 档案著录规则》编制课题案卷级，文件级科研档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。
    3、将编制的科研档案著录卡的数据存储到计算机数据库中，并在各院信息系统建立后，按要求与之联网。
    4、排架、保管
   （1）按档号顺序排架。
   （2）与文件材料配套的声像文件材料，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。
   （3）保管按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    5、鉴定和销毁
   （1）由课题组、科研管理部门和档案室三结合小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。
   （2）对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级。
    ①属于重大级研究课题档案主要是指：国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖（含二等奖）的项目档案；对自然现象（如天文、地震、药物、疾病等）的系统观测和资源、疾病等的调查、考察中积累的重要基础档案资料。
    ②属于重要级研究课题档案主要有：国家各部门和各省下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省级三等以下科技成果奖（含三等）的档案；属国家级，部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。
    ③属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。
   （3）确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点，确定卷内文件的保管期限。
   （4）鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段。
    ①归档前鉴定，见本规范第三、（2）、8款。
    ②归档后鉴定,按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    5、销毁
    按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    6、统计
    按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    7、档案的补充与修改
   （1）科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。
   （2）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应单位批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。
   （3）档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

 　五、科研档案的开发利用
    1、努力开发利用科研档案，为提高本院教学、科研水平， 提高社会效益和经济效益服务。
    2、借阅
    按《延安大学西安创新学院档案借阅制度》执行。
    3、咨询服务、报道交流
   （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
   （2）根据科研工作需要和条件的可能，选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料，进行定题跟踪服务。
   （3）了解与本单位有关的技术市场动态，积极为开拓技术市场提供服务。
   （4）定期编制科研档案目录或内容摘要，在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。
   （5）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。
    4、根据科研和管理工作的需要积极创造条件、编辑各种形式的参考资料，如档案文摘、科技成果简报、论文汇集、专业数据汇编、专题资料等，为利用者服务。
    5、注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益、并将实例汇集成册，印发宣传。
    6、在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。
    7、结合本单位管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。
    六、科研档案工作岗位责任制
    1、分管科研工作的院领导的职责
   （1）组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展科研档案工作提供条件。
   （2）定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

2、科研管理部门领导职责

（1）将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划中。

（2）制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。

（3）要及时催促课题负责人、专（兼）职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。

（4）支持档案部门的工作，关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。

（5）组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。

（6）指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

3、学院档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的方针、政策和法规、制定本单位科研档案工作的各项管理制度。

（2）监督、指导、检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

（3）负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

（4）积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用。

（5）遵守国家关于科技保密的规定，保证科技机密及档案的安全，维护本单位和科技人员的合法权益。

4、研究所（室）、教研室主任职责

（1）把建立科研档案列为研究所（室）、教研室的工作内容之一。提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

（2）研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保管期限和密级，并签署意见。

5、课题组长职责
   （1）主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务；在课题结束后，组织收齐并系统组卷，做到归档质量符合完整、 准确、系统的要求。
   （2）提出科研档案案卷保管期限和密级，填写科研档案归档说明书，并组织填写卷内目录，备考表及档案移交清单。
   （3）向科研管理部门办理移交手续。
    6、科技人员职责
   （1）按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。
   （2）课题完成后，整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

产品生产与科技开发类档案工作规范

 

为了提高我院产品生产与科技开发类档案（以下简称产品档案）的质量和管理水平，更好地为学院教学、科研提供有效服务，并为考核产品档案提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案的工作条例》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》以及国家档案局《工业企业档案分类试行规则》等法律、法规、规章，结合我院实际制定。

本规范规定了我院产品生产与科技开发档案工作的基本原则，归档范围的确定，部门立卷和归档流程，产品档案的管理，开发利用的主要内容和工作方法及各级岗位责任制等。

一、产品生产与科技开发档案工作的基本原则

1、学院设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体等均属产品与科技开发档案。

2、产品档案必须实行集中统一管理，保证档案的完整、系统、准确和完全，方便开发利用。

3、产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一，也是衡量校办工厂和实体管理水平的重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

4、实现产品档案的科学管理，逐步采用选取进管理手段，大力开发档案信息资源，为学院工作和四化建设服务。

5、把产品档案工作列入学院发展计划，配备必需的设备和人员，拨给一定的经费。

二、产品生产与科技开发档案归档范围的确定

1、确定的原则

（1）归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的产品生产与科技开发材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的产品生产技术文件材料，必须遵循自然形成规律。保持其有关联系，必须与实物一并且成套。

2、归档的内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目计划设备、设计、法制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围参考《工业企业档案分类试行规则》。

（2）归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同，经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段不形成的不同载体、形式的文件材料。特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。

3、不归档的文件材料

（1）未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时不定额；

（2）重份文件和重份图纸；

（3）无查考价值和临时性、事务性文件；

（4）未定稿的计划、制度；

（5）未生效的合同、协议书。

三、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷归档流程

1、形成积累

（1）产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。

（2）工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

（3）档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促指导有关人员做好归档材料的积累工作。

（4）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式。图纸签字手续完备。

（5）归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌情加副本。蓝图底图应各存一份。

2、整理组卷

（1）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系、整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况与一并积累的管理性材料整理成卷后，再送交院档案部门。

（2）根据产品生产与科技开发中技术材料的自然形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则。将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

（3）若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

（4）与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。

（5）底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准。配套图必须附有目录。

（6）幅度大于卷盒的文件材料以及图纸，按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平方或卷放，严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。

（7）卷内文件材料应按正件在前，附件在后排列。

（8）对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右下角加盖有单位名称、档号、件号、戳记章，并逐项填写。

（9）填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上，备考表放在卷内材料尾页之后。

（10）对蓝图、底图等不装订的文件材料，在按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

（11）产品技术负责制人应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。

（12）草拟案卷封面，经档案部门审查后，用毛笔填写。标题应简明、准确。

（13）产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。

（14）产品生产与科技开发文件材料采用了案卷或卷盒两种方式保管。

（15）产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷、专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。

3、归档验收

（1）新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。

（2）在产品定型鉴定（或验收）后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交。

（3）因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷工作。

（4）技术管理部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案部门清点后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。

（5）管理性材料，应在次年六月底前完成归档任务。

四、产品生产与科技开发档案的管理

1、分类编号

（1）按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据产品档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表。

（3）产品生产类档案档号=年度号＋产品生产与开发档案分类号＋案卷号。

模式如下：

20××—CB00—1～n

案卷号

 

出版类档案二级类目代号

分类号

出版类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水。年度采作产品投入生产和科技开发的自然年度。

2、编目

（1）档案部门应对产品档案编制目录，按档号先后顺序登录。

（2）按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制产品档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（3）为了方便利用，应编制各分类目录、系列产品专题目录。

（4）每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上有档号的标签下沿位署，底边40毫米处。

3、排架、保管

（1）按档号顺序排架。

（2）保管按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

4、档案的补充与修改

（1）已归档案的技术文件材料需要更改时，必须填写通知单，以产品设计（研制）组负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件材料。

（2）对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

（3）更改一般是谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改按协议、合同办理。更改必须履行审批手续，未经批准，任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

（4）对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少时可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

5、鉴定和销毁

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

6、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、产品生产与科技开发档案的开发利用

1、借阅

按《延安大学西安创新学院档案资料借阅制度》执行。

2、咨询服务、报道交流

（1）档案人员应下厂了解生产情况，掌握其需要，积极主动准确提供档案产品试制、生产服务。

（2）档案部门要定期编本单位产品档案目录及摘要，编写各种参考资料，在单位内部提供利用。

3、在档案管理中，必须严格执行国家保密法、专利法等有关法律，确保生产档案的安全，维护科技人员的合法权益。

4、注意收集、登记利用产品档案后取得的经济效益和社会效益，并编印成册，广泛宣传。

六、产品生产与科技开发档案工作岗位责任制

1、主管产品生产与科技开发的院领导职责

（1）认真贯彻执行《档案法》组织有关人员学习的档案工作的方针政策，把档案工作纳入本单位的发展计划，合理安排档案工作人员、设施、经费，确保档案工作的顺利进行。

（2）经常检查本单位技术文件材料形成、积累、归档情况，发展问题，及时解决。

2、产品生产与科技开发部门领导职责

（1）认真贯彻《档案法》组织教职工学习档案工作的方针政策，贯彻执行有关档案工作的规定，提高教职工的档案意识。

（2）深入基层检查各单位文件材料的形成、积累、归档情况，发现问题，及时解决。

（3）把档案工作纳入有关部门及有关人员职责范围。对本单位所需人员设备、经费要给予支持，保证档案工作的顺利进行。

3、产品生产与科技开发部门职责

（1）制定各种管理细则和实施办法，把技术文件材料形成、积累、立卷，归档工作纳入有关部门及人员岗位职责。

（2）了解各岗位技术文件材料的形成积累情况，督促他们做好立卷归档工作。

（3）按照归档要求，负责检查归档材料的完整准确、系统情况，负责向院档案部门移交的工作。

（4）协助产品设计组做好档案鉴定及密级的确定工作。

4、学院档案部门职责

（1）制定要本院产品生产与科技开发档案工作的规章制度。

（2）指导、督促、检查技术文件材料的立卷归档工作。

（3）负责学院产品与科技开发档案的接收、整理、保管、统计、鉴定利用等业务工作。

（4）执行国家有关科技保密制度，确保产品档案的安全，维护科技人员的合法权益。

5、生产部门负责人职责

（1）应把归档工作列入车间工作内容，及时检查技术文件材料的归档情况。

（2）加强有关档案工作知识的宣传教育，提高车间工作人员的档案意识，自觉做好档案的归档工作。

6、产品设计室（组）负责人职责

（1）负责组织检查本室（组）技术文件材料的积累和立卷归档工作，负责验收归档材料是否完整、准确、系统。

（2）负责提出案卷密级和保管期限，填写归档说明书，并指定有关人员填写内目录和备考表。

（3）办理向技术管理部门移交档案手续。

7、科技人员及有关人员职责

（1）按归档要求做好平时文件材料的形成，积累工作。

（2）产品定型后，应把自己所承担部分的技术文件材料整理后交产品设计（研制）组兼职档案员。

（3）自觉做好档案工作，任何人不得以任何借口将归档的文件材料据为已有。

 

 

延安大学西安创新学院

基建类档案业务工作规范

 

为了提高我院基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在社会主义建设中的作用，并为考核我院基建档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，国家教委颁布《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院实际情况制定。

本规范规定了我院基建档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，基建档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、基建档案工作的基本原则
    1、凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、 图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
　　2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
　　3、基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
    4、把基建档案工作列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。

二、基建档案归档范围的确定
    1、确定的原则
    （1）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
    （3）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
    2、归档的主要内容和重点
    （1）归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体内容见《基建档案归档范围及保管期限表》。
    （2）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
   　3、不归档的文件材料
    （1）上级机关有关基建的普发性（非专指高院）、不办的文件；
    （2）正式施工前的草图。未定型图纸；
    （3）重份文件和重份图纸；

（4）无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基建文件材料的部门立卷与归档流程
   　1、形成积累
    （1）学院基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并指定相应兼职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
    （2）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
    （3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
    （4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。
    （5）学院档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进展、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
    （6）基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
    （7）学院的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能提示其性质与特征。
    （8）使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
    （9）归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
    （10）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
　　（11）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
    （12）工程承包合同或施工协议书中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，仿制好竣工图。
    （13）凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其他文件材料一般归档一份。
    （14）学院基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
   　2、整理组卷
    （1）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
    （2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
    （3）文字材料的排列：正体在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件的附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、水工竣工图、电工竣工图、气管竣工图、更改图）。
    （4）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
    （5）基建文件材料采用以件为单位方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用平放方式保管。
    （6）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
    （7）填写卷内目录和备考表。
    （8）确定保管期限。
    （9）草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。
    （10）工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录 之后。
    3、归档验收
    （1）基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
    （2）学院档案部门应是工程验收小组成员，会同学院基建部门负责基建文件材料的验收工作。
    (3)基建项目在各部门验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
    (4)学院基建部门应从基建总投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
    (5)填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

四、基建档案的管理
    1、分类编号
    （1）按《中国档案分类法──教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
    （2）根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目简表。
    （3）基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号。

 其模式如下：

20××—JJ00—1～n

案卷号

 

基建类档案二级类目代号

分类号

基建类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。
    2、编目
    （1）在每盒档案背脊上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标笺。标笺下沿的位置距离底边40毫米处。
    （2）登录基建档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
    （3）编写专题目录、分类目录并按照GB3972，5-85《档案著录规则》标准编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
    3、有条件的单位可将编制的基建档案著录卡的数据存贮到计算机中。
    4、排架、保管

（1）按档号顺序排架。

（2）保管要求按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    5、鉴定和销毁

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    6、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    7、档案补充与修改
   （1）基建文件材料归档后，在改造、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。
   （2）对已归档的基建文件材料，需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。
   （3）档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的可单独组卷、编目。

五、基建档案的开发利用
    1、借阅按《延安大学西安创新学院档案借阅制度》执行。
    2、咨询、交流
   （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
   （2）定期编制基建档案内容摘要以及各种检索卡片、目录等，在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。
   （3）充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。
    3、注意收集、登记利用基建档案资料后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
    4、结合本单位管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等提高开发利用档案的能力。

六、基建档案工作岗位责任制
    1、分管基建工作的院领导职责
   （1）组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件；
   （2）定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。

2、基建管理部门领导的职责

（1）会同档案部门编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度；

（2）把基建档案工作全面纳入基建管理工作中，并监督各部门执行；

（3）定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步；

（4）项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求；

（5）提出基建档案资料的案卷保管期限和密级；

（6）参加基建档案资料的鉴定工作。
     3、学院档案部门职责
    （1）贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定本单位基建档案工作各项规章制度；
    （2）监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作；
    （3）负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作；
    （4）积极组织开发基建档案资料信息资源，充分发挥其作用。

4、基建部门兼职档案人员职责
    （1）负责施工单位移交竣工资料的监督、检查、鉴定、接收、组织工作，负责建设单位及施工单位两部分文件材料的形成、积累、汇总、保管和整理、立卷、移交工作，保证文件材料的完整、准确、系统；
    （2）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；
    （3）归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
    （4）接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档；

（5）参加业务学习、提高工作水平。

 

 

延安大学西安创新学院

仪器设备类档案业务工作规范

 

为了提高我院仪器设备类档案（以下简称设备档案）的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在社会主义建设和我院教学科研中的作用，并为考核我院仪器设备档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家教委发布的《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院仪器设备档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，设备档案的管理，开发利用的主要内容和工作方法，各级岗位责任制等。

一、设备档案工作的基本原则
    1、凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
    2、设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。
    3、设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。
    4、要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步彩先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。
    5、把设备档案工作列入学院发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定的数额，作设备档案经费。
    二、设备档案归档范围的确定
    1、确定的原则
    （1）归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
    （3）归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
    （4）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备的文件材料，均须归档。
    2、归档的主要内容和重点
    （1）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。
    （2）归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
    （3）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
    3、不归档的文件材料
    （1）上级普发（非专指高校）、不办的文件；
    （2）未定稿的管理性文件材料；
    （3）未生效的合同、协议书；
    （4）重份文件、校内单位发来的文件；
    （5）无查考价值的一般性函件；
    （6）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

1、设备文件材料的形成与积累
   （1）学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼职）档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。
   （2）从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归设备管理部门负责设备的收集、积累、管理工作。
   （3）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
   （4）重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
   （5）设备部门负责征集各使用单位的设备档案目录，其兼职档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学校设备部门和档案部门移交案卷目录。    

（6）学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。

（7）学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。     

（8）设备文件材料必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整、图样清晰。
    （9）设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
    2、整理组卷
    （1）坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成的进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
    （2）根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每台设备的文件材料进行系统整理，集成一个或若干个案卷。
    （3）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
    （4）设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。
    （5）卷内的文件材料按文件材料在前，图表在后的要求排列。
    （6）拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
    （7）设备文件材料采用以件为单位的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
    （8）全部设备文件无论单面或双面只要有收发室符号，每面均为一页，每卷页码均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，在每件文件上加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。
    （9）认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。 每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
    （10）拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外交案卷标题、控制在100个字符以内。
    （11）确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况的设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、认购文件、投资文件、购买合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备阻碍机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
    （12）设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
    3、归档验收
    （1）设备管理部门的专兼职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查。
   （2）设备档案的归档时间为设备验收完毕正式使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。
    四、设备档案的管理
    1、分类编号
   （1）按《中国档案分类法-教育档案分类表》进行分类检索，给出检索分类法。
   （2）根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点，并参照国家教委一九八九年编制的高等学校固定资产分类目录，自行按设备种类或型号编制用档号的二级类目代号简表。
   （3）仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号。

其模式如下：

 

 

 

20××—SB00—1～n

案卷号

仪器设备类档案二级类目代号

分类号

仪器设备类档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位类目流水。年度用设备购置的年度。
    　2、编目
    （1）每卷档案背脊上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。
    （2）编写设备档案目录。按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
    （3）认真登记设备档案的分类目录和专题目录。
    3、排架、保管
    （1）按档号顺序排架。
    （2）按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    4、鉴定和销毁

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    5、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    五、设备档案的开发利用
    1、借阅按《延安大学西安创新学院档案借阅及利用制度》执行。
    2、咨询服务、指导交流
   （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
   （2）了解和掌握本单位设备和技术状态，定期编制设备档案目录和编制参考资料。积极为利用者提供服务。为设备管理部门作参谋。
   （3）努力提高档案人员的业务素质，发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势，介绍我校设备使用情况，为科技人员牵线搭桥，充分发挥学校设备潜力，提高设备利用率，提高经济效益。
   （4）结合学校管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行设备档案的检索，提高开发利用设备档案的能力。
    六、设备档案工作岗位责任制
    1、分管设备工作的校领导职责
   （1）重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划，在经费、用房、设备、人员配套及专（兼）职档案人员各种工作条件方面提供支持；
   （2）定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。

2、设备管理部门领导职责
   （1）制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，并监督各部门执行；
   （2）指导专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和干部素质的提高；
   （3）指导设备档案的鉴定等工作。
    3、学校档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位设备档案工作各项管理制度；

（2）指导、监督、检查、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、准确和系统；

（3）负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定，统计和利用等业务工作；

（4）积极组织开发利用设备档案资源，充分发挥其作用；

（5）遵守国家有关法规，保证设备档案的机密和档案的安全，维护本单位和科技人员的合法利益。
    4、设备使用部门领导职责
    （1）建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修作工作记录，并使用权之制度化。
    （2）指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查专（兼）职档案人员的组卷归档工作。
    （3）参加设备档案的鉴定工作。
    （4）帮助和支持档案部门做好设备档案工作。
    5、专（兼）职档案人员职责
    （1）督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集。
    （2）按设备计划，采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门。
    （3）认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向设备管理部门归档。
    （4）对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后编目并向设备管理部门移交目录。

 

延安大学西安创新学院

出版类档案业务工作规范

 

为了提高我院出版类档案（以下简称出版档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工作规定》国家教委《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院出版档案工作的基本原则，归档范围的确定，部门立卷与归档流程，设备档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、出版档案工作的基本要求
    1、我院在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属出版档案。
    2、出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。
    3、出版档案是国家科学文化和学院教学科研发展的历史记录，是我院档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划的规划，纳入各院系、处负责人和有关人员的职责范围，在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。
    4、出版社编辑部，出有刊物的各单位，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学院档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档的确定
     1、 确定的原则
    （1）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。
    （3）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
     2、归档的主要内容和重点
    （1）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体内容见《延安大学西安创新学院各类档案材料归档范围》。
    （2）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。
     3、不归档的文件材料
    （1）上级机关有关出版的普发（非专指高院）、不办的文件。
    （2）未生效的合同、协议书。
    （3）不退、不用的稿件，非定稿的稿件。
    （4）重份文件及院内单位发来的文件。
    （5）无查考价值的事务性、临时性函件。
    （6）院外单位交换来的材料。

 以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、出版文件材料的部门立卷和归档流程
    1、形成积累
    （1）出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理收入材料袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。
    （2）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部、处（室）主任审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内）顺序放入袋内。
    2、整理组卷

（1）出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

（2）跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

（3）出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

（4）卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

（5）页、件号的编制，参照其它类档案编制办法。样书只编件号。

（6）卷宗未备考表应逐项认真填写。

（7）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

3、归档验收

（1）书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社、部（室）专（兼）职档案员归档，经验收合格后，发给凭据，部、处（室）负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

（2）各部、处（室）的专（兼）职档案员应在次年六月底前，将上半年应归档的出版档案，集中向学院档案部门移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

（3）出版物版权转移到院外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

四、出版档案的管理
   　1、分类编号
    （1）按《中国档案分类法──教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
    （2）根据出版档案的内容结构和形式特点，编制用于档号的二级类目代号简表。

（3）出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。
     其模式如下：

20××—CB00—1～n

案卷号                                 

  

  出版类档案二级类目代号

分类号

出版类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水。年度用出版物的出版年度。
    2、编目
    （1）在案卷脊背上填写档号，也可另行在脊背下端40毫米处，贴上记有档号的标签。
    （2）以案卷为单位登录目录。按档号先后次序填写。
    （3）按出版物类型登录分类目录和专题目录。
    （4）按照GB3792.5-85《档案著录规则》，编制图书、院样保管卡、案卷级、文件级出版档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。
    （5）档案室应将所编制的各种出版物档案数据贮入计算机数据库，进行检索和管理，条件具备时可与学院信息系统联网检索。
    3、排架、保管
    （1）案卷入库必须做到物、账、卡相符。然后按档号顺序排放。
    （2）保管和其他技术要求，按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    （3）音像出版物类只保存纸质文字材料部分，不同载体的音像出版物本身，编制相同档号另设专柜保存。具体要求参照《声像载体档案工作规范》的有关条款执行。
    4、鉴定和销毁
    （1）根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分永久、长期、短期三种。到期经过鉴定，根据价值和需在，也可以对保管期限的升降，进行适当调整。
    （2）鉴定、销毁程序、手续，均按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    5、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、出版档案的开发利用
    1、开放的原则和查阅、借用的手续均按《延安大学西安创新学院档案查（借）阅及利用制度》执行。
    2、出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是专家审稿意见，应严格划清界限，规定不同要求，利用时经过室领导或出版、编辑部门负责人批准。
    3、定期编制出版档案汇编或内容摘要，在学院内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

六、出版档案工作岗位责任制

1、学院出版、编辑部门领导职责
    （1）在组织编制出版物长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要内容。
    （2）制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并督促各科、室负责人和责任编辑执行。
    （3）给本部门专（兼）职档案干部开展工作提供条件。
    （4）定期检查和研究出版档案存在的问题，并认真予以解决。
    2、学院出版、编辑部门室（科）主任职责
    （1）把建立和做好出版档案工作列为室（科）的重要工作内容，对全室（科）人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。
    （2）审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否写得恰当，并签注意见。
    3、院校编辑、出版部门责任编辑职责
    （1）负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，并送科（室）主任审查。
    （2）负责向所在出版、编辑部门的专（兼）职档案员办理归档手续。
    4、出版编辑部门专（兼）职档案人员职责
    （1）在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。
    （2）会同室（科）主任检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求，经检查合格并办理移交手续后，发给凭据后方可给作者汇出稿费。
    （3）将已收集的案卷，按规定立卷后，于每年3月底以前集中向档案部门办理移交手续。
    （4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。
   　5、学院档案部门职责
    （1）根据国家有关出版工作的方针、政策和法规，制定本院出版档案工作的各种规章制度。
    （2）指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。
    （3）负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

外事类档案业务工作规范

 

为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核我院外事档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，国家教委《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院实际制定。

本规范规定了外事档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，外事档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、外事档案工作的基本原则
    1、我院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好来往等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
    2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
    3、外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中，落实到学院有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
    4、外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。
    5、努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学院教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定

1、确定的原则
    （1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
    （3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点
    （1）归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。
    （2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
    （3）本院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
    3、不归档的材料
    （1）上级关于外事工作普发（不专指高院）、不办的文件；
    （2）未定稿的各种文件；
    （3）未生效的合同、协议书；
    （4）无查考价值的一般性、临时性函件；
    （5）重份文件，院内各单位发来的文件；
    （6）与院外单位交换来的材料。

以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。     
    三、外事文件材料的部门立卷与归档流程
    1、形成积累
    （1）学院外事管理部门是学院外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学院档案室移交。     
    （2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
    （3）外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。     
    2、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。     

3、整理组卷
    （1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。     
    （2）对来院、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。     
    （3）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
    （4）外事文件材料，与其它门类一样整理组卷，以单份文件为单位，采用不装订的方法。     
    （5）幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。     
    （6）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号的戳记章逐项填写。
    （7）填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。     
    （8）外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案室协商后确定。     
    4、归档验收
    （1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。
    （2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。     
    （3）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
    （4）外事档案在次年6月底前归档。
    四、外事档案的管理     
   　1、分类编号
    （1）按《中国档案分类法──教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
    （2）根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表。     
    （3）外事类档号=年度号+外事档案分类号+案卷号 模式如下：
    其模式如下：

20××—WS00—1～n

案卷号

 

     外事类档案二级类目代号

分类号

外事类档案一级类目代号

 

年度号

案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度，留学生按毕业的年度（“届”）

2、编目

（1）每卷档案脊背上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

（2）编写外事档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

（3）按照GB3792 5-85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（4）认真登记外事档案专题目录、分类目录。

3、排架、保管

（1）按档号顺序排架。

（2）按《延安大学西安创新学院档案管理办法》要求进行保管。

4、鉴定和销毁

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

5、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平，社会效益和经济效益服务。

2、借阅按《延安大学西安创新学院档案查（借）阅及利用制度》执行。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

（2）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案的检索，提高开发利用外事档案的能力。

六、外事档案工作岗位责任制

1、分管处事工作的院领导职责

（1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划；

（2）定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行；     
    （2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。

3、学院外事管理部门领导职责

（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，交外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。

（2）指导本部门专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高；

（3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，按期向学院档案管理部门移交；

（4）指导外事档案的鉴定工作。     

4、外事管理部门专（兼）职档案员职责
    （1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作；
    （2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；     
    （3）将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向档案室移交；
    （4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学院档案部门职责
    （1）根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作务项管理制度；
    （2）监督、、指导、检查、协助外事部门作好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统；     
    （3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作；
    （4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用；
    （5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

财会类档案业务工作规范

 

为了加强我院财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高会计档案的质量和科学管理水平，更好地为学院和社会主义经济事业服务，并为考核我院会计档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》，财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，国家教委《普通高等学院档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院财会档案工作的基本原则，财会档案的归档范围的确定，部门立卷与归档流程，财会档案的管理，开发利用的主要内容和方法，与财会档案有关的各级岗位责任制等。

一、财会档案工作的基本原则
    1、我院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表、工资册等材料，均属财会档案。
    2、我院财会档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是我院全部档案的重要组成部分。
    3、财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
    4、财会档案工作应纳入财会档案管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
    5、财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资料，为我院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
    6、要把财会档案工作列入学院发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

二、财会档案归档范围的确定
    1、确定的原则
    （1）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。
    （3）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
    2、归档的主要内容和重点
    （1）归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等方面。
    （2）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
    3、不归档的文件材料
    （1）上级有关财务的普发性（非专指高院）、不办的文件；
    （2）未定稿的文件；
    （3）重份文件及院内其他单位发来的文件；
    （4）未生效的合同、协议、单据；
    （5）无查考利用价值的一般性、临时性文件；
    （6）与院外单位交换来的材料（可作资料保存）。

三、财会文件材料的部门立卷及归档流程
    1、形成积累
    （1）学院财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。
    （2）财会部门的专（兼）职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
    （3）学院档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。
    2、整理组卷
    （1）学院财会部门及院内在专业银行开户的以及有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。
    （2）坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学院档案部门移交。
    （3）遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。
    （4）按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
    （5）财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。
    （6）案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔书写，字迹工整、清晰。
    （7）卷内目录应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用园珠笔、铅笔。
    （8）编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。
    （9）对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。
    （10）备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
    （11）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
    （12）案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
    3、归档验收
    （1）当年产生的会计资料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。
    （2）学院财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前由财会部门的专（兼）职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学院档案室办理移交手续。
    （3）财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案室有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
    （4）学院档案部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
    （5）档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

 四、财会档案的管理
    　1、分类编号
    　（1）按《中国档案分类法--教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
   　 （2）根据财会档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级类目代号简表。
    　（3）财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号。

其模式如下：

20××—CK00—1～n

案卷号

      

 财会类档案二级类目代号

分类号

财会类档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。凭证、报表按年月序，账簿按总账、日记账、分类账、明细账序。

2、编目
    （1）学院档案部门以案卷为对象登录目录，并编制分类目录、专题目录等。
    （2）按照GB3792.5-85《档案著录规则》，编制案卷级、文件级档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
    （3）每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的标签，其位置距离底边40mm处。
    3、保管
    （1）案卷入库时，应全面检查账、物、卡是否相符，然后按档号排列。
    （2）库房保管条件和其他要求，按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。
    4、鉴定和销毁

（1）财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定及《会计档案保管期限表》和《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

（2）根据财会档案的历史价值、使用价值，将保管期限分别按财政部、国家档案局关于"会计档案管理办法"规定的年限执行，对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决定存毁。

（3）鉴定工作，在学院分管档案工作的负责人领导下，由档案部门和财会部门抽人组成鉴定小组进行。

（4）对已无保存价值的财会档案经院领导批准后，由学院档案部门和财会部门各派一人监销，监销人在销毁前应认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。

（5）鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单，工作概况，鉴定范围、做法及财会档案保管期限调整，销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份留财会部门存查。

（6）档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点，检索工具中注明。
    5、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、财会档案的开发利用
    1、查阅财会档案的原则按《延安大学西安创新学院档案查（借）阅及利用制度》执行。
    2、咨询服务和指导交流
   （1）指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。
   （2）编制各种形式的参考资料，如数据汇编等，积极为利用者提供服务。
    3、建立利用档案效果登记制度，注意收集。登记利用档案后取得的社会效益和经济效益，以促进档案的收集工作，将实例汇成册，印发宣传。
    4、积极将数据输入计算机，用计算机开展服务，并与学院信息系统联网。

六、财会档案工作岗位责任制

1、分管财会工作的院领导职责
    （1）组织贯彻《档案法》和财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》以及上级档案工作的方针、政策和法规，把财会档案工作列入计划，纳入学院议事日程，在经费、用房、人员配备、干部培养、待遇等方面提供条件。
    （2）定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。

2、财会部门领导职责
    （1）组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
    （2）制订管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入财会管理工作之中，监督承办人员执行。
    （3）为本部门的专（兼）职档案干部开展工作提供必要条件。
    （4）对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
    3、财会部门的专（兼）职档案干部职责
    （1）在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
    （2）将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷。
    （3）做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。
    （4）接受学院档案部门的业务指导、监督、检查，并做好交办的有关档案工作任务。
   　 4、财会部门会计人员职责

（1）按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。
    （2）整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
    （3）主动配合相关材料的合并组卷事宜。
    　5、学院档案部门职责
    （1）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，并制订本院财会档案工作有关制度。
    （2）督促、指导、检查全院财会部门做好财会档案工作。
  　（3）努力开发财会档案信息资源，积极提供利用，充分发挥其作用。

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

声像类档案业务工作规范

 

为了提高我院声像载体类档案（以下简称声像载体）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在社会主义现代化建设中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部分），及国家教委颁布《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了声像档案工作的基本原则，归档范围的确定，部门立卷与归档流程，声像档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、声像档案工作的基本原则
    1、凡反映我院教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
    2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
    3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。凡各项职务活动中形成的声像材料，有关人员必须及时向本部门的档案管理人员归档，集中管理，任何人不得据为己有。
    4、声像档案工作必须纳入学院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
    5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本院的教学、科研和管理工作水平服务。
    6、声像档案工作应列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

二、声像档案归档范围的确定
    1、确定的原则
    （1）归档的材料必须是我院各项活动中形成的声像载体、或对学院和社会当前或长远具有参考价值和凭证作用。
    （2）归档的声像载体材料必须反映声像制作全过程，保证完整、准确、系统。
    （3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
    2、归档的主要内容和重点
    （1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。
    （2）归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
    3、不归档的文件材料
    （1）不能反映本院工作、活动的声像材料；
    （2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；
    （3）重份声像材料。     

三、声像载体材料部门立卷和归档流程
    1、形成积累
    （1）实验教学中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
    （2）声像项目负责人，编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套案本。
    （3）单位专（兼）职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。
    2、整理组卷
    （1）立卷原则
　　根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
    （2）立卷分类
    ①按介质分类纸质文件材料和声像载体材料；
    ②纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；
    ③声像载体材料按类型分为照片、录音制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
    ④同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
    （3）立卷分工

①综合管理材料，由实验教学中心或相关部门立卷归档；
    ②制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；
    ③两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；
    ④外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，属教学活动的由实验教学中心负责征集或委托征集，属党群行政综合性活动的由宣传部门负责征集或委托征集。
    4、归档材料的整理
    （1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
    （2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
    （3）对照片档案根据内容分类组册，同一类或同一专题的照片可组成一册或若干册，数量少的也可将相近类别组成一册，在同一册内照片按时间顺序和重要程度排列，按序装进档案室统一订购的像册。

（4）归档的照片必须是原版、原件（历史遗留照片除外），照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），数码照片改为光盘或优盘归档，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
    （5）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按其他类档案工作规范执行。

（6）除照片外的其他声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
    3、归档验收
    （1）声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
    （2）归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。
    （3）综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间为次年6月底以前。

四、声像档案的管理

1、分类编号

（1）按《中国档案分类法--教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号二级类目（载体）代号（代码）简表。

（3）声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号。
    其模式如下：

20××—SX00—1～n

保管单位号

载体代号（代码）                

分类号

声像档案代号

 

年度号

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。
    2、编目
    （1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底20mm处贴上注有档号的标签。
    （2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。
    （3）按照GB3792.4-85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。
    （4）为方便查阅档案，应编制各种分类目录和专题目录。
    3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存储到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。
    4、排架、保管
    （1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
    （2）照片库房保持温度15-25℃，湿度55-65%，其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。
    （3）每年定期检查库房的"八防"（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保持库房整洁。
    （4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。
    （5）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。
    （6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。
    （7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保存的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
    （8）母带（片）与复制保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。
    5、鉴定与销毁

 按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。 在销毁方式上，应注意按不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。
    6、统计

按《延安大学西安创新学院档案管理办法》执行。

五、声像档案的开发利用
    1、检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅，依档号顺序分类排架，因此在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。
    （1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。
    （2）按本规范编制主题检索目录。
    （3）按《中国档案分类法--教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。
    （4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。
    2、借阅
    （1）学院档案部门或由有关部门设立审片室（听音室），提供检索工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。
    （2）严格借用登记和归还注销手续，对珍贵声像档案，须经院办主管领导批准后，方可利用。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。
    （3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需继借者，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导签署意见后，根据不同情况进行处理。
    （4）对离职人员，在办理离职手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理离职手续。
    （5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。
    （6）母带（片）一般不借出，特殊情况需按档案部门规定经过批准手续。
    3、咨询服务、指导交流
    （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
    （2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍给有关部门，进行定期跟踪服务。
    （3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。
    （4）服务方式，可复制、征订、出售等。
    （5）学院各有关部门要逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。

六、声像档案工作人员岗位责任制
    1、学院分管形成声像档案部门的院领导职责
   （1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。
   （2）关心声像档案的建设和发展，特别是声像档案库房的建设，从人力、物力、财轿车上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。
   （3）关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。
    2、学院声像档案形成部门负责人职责

（1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定。草拟本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。

（2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导。确保声像档案材料的完整，准确。

（3）负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料。     

（4）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
    （5）积极做好八防（防火、防盗、防虫、防霉、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。
    　3、声像档案形成部门工作人员职责
    （1）声像形成工作部门及负责声像工作的人员在每项工作完成后，立即将声像材料进行整理，并按照六要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）编写文字说明后，交给本部门的档案管理人员。

（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。     

4、学院档案部门职责

（1）学院档案室的领导定时或不定时的对学院声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。
    （2）对声像材料部门专（兼）职档案人员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。
    （3）关心档案人员的学习，工作等情况。
    5、声像档案形成部门专（兼）职档案人员职责
    （1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助工作人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料。
    （2）负责做好本部门声像档案的系统整理，对照片档案按内容分类组合，将照片放入院办综合档案室统一制定的照片档案册，并编写卷内目录。

（3）将已收集的案卷，于次年6月底以前向档案部门办理移交。
    （4）完成学院档案部门委托的其他任务。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

实物档案业务工作规范

 

为了加强实物类档案（以下简称实物档案）的工作质量和管理水平，充分发挥实物档案在学院各项工作中的作用，逐步实现实物档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核实物档案工作提供依据，特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家教委《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章，结合我院情况制定。

本规范规定了我院实物档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷与归档流程，实物档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制等。

一、实物档案工作的基本原则
    （1）凡是反映本院教育活动和历史发展、以及在国内外交流活动中形成的具有保存价值的各类实物均属于实物档案。
    （2）实物档案反映学院对外交流、交往的情况，对学院的历史发展都具有重要的凭证作用。
    （3）实物档案必须集中统一管理，在对外交流、交往中形成的实物不能当作私有财产，应按规定及时归档。
    二、实物档案归档范围的确定
    1、确定的原则：归档的实物必须是能反映学院在教育活动和历史发展过程中，对学院和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用的物品。
    2、归档范围的确定

（1）在与国外友好往来、学术交流、科技合作等活动中接受的具有保存价值的实物。

（2）院友赠送给学院的具有保存价值的实物。

（3）本院在省级以上、国外各项比赛、科学研究等各类活动中获奖的证书、奖杯（牌）、奖状等。

（4）我院各个时期使用的各类证件、院章、院徽、发行的纪念章、纪念品样品。

三、实物档案归档流程
    1、有归档范围所列实物的单位和个人，必须将实物档案于次年6月底以前归档案部门。若该实物较大，本单位没有地方保管，随时可以归档。
    2、归档时必须填写移交清单，一式两份，各持一份。

 四、实物档案的管理
    　1、分类编号：根据实物档案的内容和形成特点，编制用于组成档号的简表。
    　2、实物档案的档号+年度号+实物档案的分类号+件号。
    　其模式如下：

20××—SW00—1～n

案卷号

     

 实物类档案二级类目代号

分类号

实物类档案一级类目代号

 

年度号

3、编目

（1）在每件实物档案的适当位置（一般为右上角）编写档号。

（2）编写目录：实物量小的按时间顺序排列，若当年实物量大，必须分二级类目进行排列。编写出专题目录。

4、保管：实物档案必须有专库、专柜、专人保管。保管期限均属永久保存。

5、实物档案的利用

实物档案反映学院教育活动和历史发展，可以用来教育下一代，是院史教育的重要组成部分。因此实物档案可以放在院史展览厅（但只能摆小部分）。有条件时，建立博物馆，分批、分类陈列，随时供院内外人员参观。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

延安大学西安创新学院

各类档案归档范围和保管期限表

 

（一）党群类档案归档范围及保管期限表

DQ11    党务综合

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   上级党组织有关党的建设以及党务工作综合性的文件材料                       

（如文件是针对本院的，则永久保存）                                       长期

2   本院党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、

发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代                   永久

表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、

选举结果和上级批复等

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况反映、小组会议记录等               长期

（3）工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样、会议

讨论未通过的文件                                                         短期

3   本院党委会、党委扩大会、总支书记会议记录、纪要、决议                     永久

4   党委工作计划、重要报告、总结                                             永久

5   党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

（1） 重要的                                                            永久

（2） 一般的                                                            长期

6   以党委名义召开的工作会议材料                                             长期

7   院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料                   长期

8   党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿                   永久

9   党委工作简报                                                             长期

10  党委大事记                                                               永久

11  党群系统启用印章的文件和印模、旧印实物                                   永久

12  党群系统综合统计材料                                                     永久

13  党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、              

请示及批复                                                              长期

14  党委有关保密、秘书工作的材料                                             长期

15  重要的群众来信来访及处理材料                                             长期

16  党委与有关单位联系，协商工作的文件材料                                   长期

17  总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查

材料、会议记录和统计表                                                 长期

18  总支、直属支部党建工作及有关材料                                       长期

19  总支、直属支部人员奖励及有关材料                                       长期

20  党系统发文登记簿                                                       短期

 

DQ12    纪   检

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级纪委关于纪检工作的文件材料                                         长期

2   本院纪委工作规章制度                                                   长期

3   本院纪委工作计划、报告、总结、统计报表                                 永久

4   本院纪委会议记录                                                       长期

5   党员处分、复查材料                                                     长期

6   本院党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复                       长期

7   重要的群众来信来访及处理结果                                           长期

DQ13  组   织

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报                               长期

2   本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料                           永久

3   本院党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知                       永久

4   落实政策的有关材料                                                     长期

5   本院关于组织干部工作的规定、制度                                       长期

6   副处级以上干部任免的报告、批复、通知及其考察材料                       永久

7   副处级以上干部名册                                                     永久

8   总支、支部的建立、改选报告及审批材料                                   长期

9   各总支、支部委员名册                                                   长期

10  教工、学生党员名册                                                     长期

11  党员分布情况、干部情况统计报表                                         长期

12  发展新党员、预备党员转正的名单                                         长期  

13  关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的材料                 长期

14  党员组织关系介绍信存根、党费收支存根                                   短期

15  本院关于党的思想建设、作风建设、党员教育材料                           长期

16  本院表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支部决定、名单及先       

进事迹材料                                                             长期

17  本院组织工作会议记录                                                   长期

 

DQ14    宣传教育(学生工作）

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1  上级关于宣传教育工作、教职工、学生思想政治工作的文件             长期—短期

2  本院宣传教育、思想政治工作计划、决定、报告、通知和总结                 永久

3 本院教职工、学生思想政治工作通知、决定、简报、情况反映

 及调查材料                                                             长期

4  本院理论学习的决定、通知、计划、总结                                   长期

5  反映本院重大活动的剪报、图表及新闻宣传稿件                             永久

6  本院学生思想政治工作计划、总结                                         长期

7  本院学生思想政治工作典型调查材料和统计报表                             长期

8  本院有关学生政治工作队伍的选拔、管理文件                               长期

9  各系学生政治工作人员名单                                               长期

10 学生心理咨询工作计划、总结                                             长期

11 学生资助工作统计报表、工作计划、总结                                   长期

12 本院学生工作会议记录                                                   长期

 

DQ15   统  战

序号                         类  目  名  称                           保管期限

1 上级关于统战工作的文件                                            长期—短期

2  本院统战工作计划、总结、统计报表                                       永久

3  本院有关统战工作的规定、办法、决定、报告、通知                         长期

4  本院统战工作情况调查及典型材料                                         长期

5  本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料远                       永久

6  各民主党派成员和负责人名册及有关材料                                   长期

7  统战工作会议记录                                                       长期

 

DQ16 工  会

序号                         类  目  名  称                           保管期限

1  上级有关工会工作的文件材料                                      长期—短期

2   本院工会工作计划、总结、统计报表、机构设置                           永久

3   本院工会会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、              

选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）                     永久

4   本院工会及教职工参与民主管理、监督工作规定、办              

法及有关材料                                                         长期

5  本院教职工代表大会材料

（1）会议通知、日程；主席团、代表、列席代表名单；领导讲话、

工作报告、记录、决议、总结；候选人名单及情况介绍；               永久

选举结果及上级批复

（2）大会发言、会议简报、提案及办理情况、小组会议记录                长期  

（3）会议讨论未通过的文件、工作人员名单、选票式样、工作证、       

代表证、会议证                                                  短期

6   本院表彰大会先进个人材料、名单                                       长期

7 本院工会处分会员材料                                                 长期

8 本院工会委员会记录、纪要                                             长期

9   本院基层工会干部名册、会员名册                                       长期

10  本院职工生活补助规定、办法申请及批复                                 长期

11  本院职工福利工作规定、办法及有关材料                                 短期

12  本院职工文体生活计划、安排、总结                                     短期

13  本院妇女工作材料                                                     长期

                                                                               

DQ17   团  委

序号                         类  目  名  称                           保管期限

1   上级关于共青团、学生会工作文件                                       短期

2   本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、          

领导讲话、大会发言和大会通过的文件）                                 永久

3   本院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、          

领导讲话、大会发言和大会通过的文件）                                 永久

4   本院共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置                         永久

5   本院团委会议记录、纪要                                               长期

6   团员名册、团干部名单                                                 长期

7   本院团委有关青年入团、离团、退团材料及名单                           长期

8   本院团委表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料                           长期

9   本院团委处分团员材料                                                 长期

10  本院学生会工作文件材料                                               长期

11  本院团委组织进行的团干训练、团课教育、理论学习、文体活          

动、知识竞赛等活动材料                                               长期

12  本院团委牵头进行的重大活动的有关材料                                 长期

13  本院学生组织参与的各种学会、社团文件材料                             长期

14  本院学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料                     长期

15  本院团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报                         长期

                                                                                     

（二）行政类档案归档范围和保管期限  

XZ11    行政综合

序号                         类  目  名  称                           保管期限

1   上级有关高校行政管理综合性文件针对本院的重要的                       永久

其它                                                           长期—短期

2   上级有关文秘、保密、信访、信息、通讯等文件                     长期—短期

3   本院发展规划、年度工作计划、总结                                     永久

4   本院大事记、历史沿革、概况介绍、校史等                               永久

5   本院董事会及学院章程、合作办学协议，董事会、院务委员会的组成、分工等材料        永久

6   本院院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要             永久

7   本院全院性教职工大会会议记录、纪要、领导讲话、发言稿                 长期

8   院领导参加校外综合性会议带回文件、代表学院的发言稿                   长期

9   本院综合性统计报表                                                   永久

10  本院及院内各单位启用新印章材料及新印印模、旧印实物                   永久

11  本院综合性制度、规定、办法、报告重要的                               永久

一般的                                                               长期

12  本院有关全院性工作调查、评估及经验总结材料                           永久

13  本院关于文秘、保密、信息工作的制度、办法、规定、报告                 长期

14  本院关于收发、通讯工作的办法、规定、报告                             长期

15  本院重要的人民来信来访及其处理材料                                   长期

16  本院全院性工作简报                                                   长期

17  本院收发文登记簿、会议安排表                                         短期

18  本院校庆活动材料

（1）校庆委员会名单、校庆活动计划、总结、会议记录、重

要报告、讲话、纪念册、纪念章                                     永久

（2）校庆期间收到的各种礼品清单、处理情况                            长期

（3）贺电、贺信等                                                    短期

19  校友工作材料：校友会章程、名单、各种学术会议记录、纪

要、论文、科研报告等                                                 长期

20  全院性临时机构所形成的材料（人口普查、普选等）                       短期

21  反映报道本院综合情况的报纸、刊物                                     长期

 

XZ12    人  事

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关人事工作的文件                                           长期—短期

2   本院人事工作的规章制度                                                 长期

3   人事工作计划、总结、会议记录                                           永久

4   本院组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、通知、批复                 永久

5   有关调资方面报告、报表、名册及批复                                     长期

6   有关教职工录用、聘任、转正、定级方面的规定、办法、申请表、

审批表、通知、批复                                                     长期

7   教职工到职、起薪、离职、停薪通知单的存根                               长期

8   本院教职工离职、辞退的规定、报告及离职教工管理材料                     长期

9   教职工名册                                                             永久

10  教研室正副主任名册                                                     长期

11  人事、劳资统计报表                                                     永久

12  教职工进修计划、安排、总结                                             长期

13  教职工队伍建设、师资培养、管理计划、规定、总结                         长期

14  教师工作量的规定及执行情况                                             长期

15  教师业务考核材料                                                       长期

16  本院各级职称评定方面的规定、条例、审批表、申报表                       长期

17  本院有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单                             长期

18  本院有关教职工评残、工伤、死亡、抚恤方面文件材料                       长期

19  本院使用零散工、合同工、临时工的规定、办法、名单、合同                 长期

20  本院表彰和奖励先进集体、先进教职工材料                                 长期

21  处分教职工材料和复查、撤销处分的材料                                   长期

22  本院有关劳保、福利方面的规定、办法                                     长期

23  为职工办理五险一金的文件材料                                           长期

24  五险一金参保人员名单                                                   永久

25  重要的人民来信来访及处理材料                                           长期

 

XZ13    监察、审计

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1    上级有关监察、审计工作文件                                      长期—短期

2    本院关于监察、审计工作的规定、办法、报告、会议记录                    长期

3    本院监察、审计工作计划、总结                                          永久

4    本院监察、审计工作统计年报表及重要报表                                永久

5    本院违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分决定                      长期

 

XZ14    武装、保卫

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关公安保卫工作的文件                                       长期—短期

2   本院公安保卫工作的规定、办法                                           长期

3   本院公安保卫工作报告、调查、简报                                       长期

4   本院公安保卫工作计划、总结、统计报表                                   永久

5   本院刑事案件的侦察、调查、处分、复查、平反材料及上

级的批复、判决书                                                       长期

6   本院要害部门的治安保卫、消防工作文件                                   长期

7   上级有关武装、人防、民兵工作文件                                       长期

8   本院武装、人防、民兵工作规定、办法                                     长期

9   本院武装、人防、民兵工作计划、总结、报告                               长期

10  本院武装、人防、民兵工作统计报表                                       长期

11  本院拥军优属材料                                                       长期

12  本院复员、转业退伍军人材料、名单                                       长期

13  校园安全稳定工作方面的文件材料                                         长期

 

XZ15  总  务

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关总务工作的文件                                           长期—短期

2   本院总务工作计划、总结、会议记录                                       长期

3   本院关于总务、伙食工作的规定、办法                                     长期

4   本院关于校舍、家具、固定资产、办公用品的管理、供应办法

及财产清册、统计报表                                                   长期

5   本院关于房屋、水电、暖气、煤气、车辆管理与维修的规定、

办法及收费标准                                                         长期

6   本院学生公寓管理的规定、办法                                           长期

7 本院医疗、保健、卫生、计划生育工作的计划、总结、规定、

医疗保险管理办法                                                       长期

8   本院分房委员会名单、教职工住房公分配办法、名单                         长期

9   本院关于校园绿化、环境保护等工作规划、计划、总结、管理办法             长期

                                                                                     

XZ16    档案、图书

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关档案、图书、情报工作的文件                               长期—短期

2   本院档案、图书、情报工作的规定、办法                                   长期

3   本院档案、图书工作计划、总结、会议记录                                 长期

4   本院图书馆概况、发展规划、藏书目录、经费决算、统计报表、

大事记                                                                 永久

5   本院图书、资料订购、管理及过刊处理材料                                 短期

6   本院档案全宗介绍、统计报表                                             永久

7   本院各类档案移交目录、销毁清册                                         永久

 

（三）教学类档案归档范围和保管期限表

JX11    教学综合

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   上级下达的有关教学工作综合性文件材料

（1）针对本院的、重要的                                                永久

（2）需要长期参照执行的                                                长期

（3）短期内有查考价值的                                                短期

2   本院教学工作规划、计划、总结、会议记录                                 永久

3   本院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记                             永久

4   本院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办

法、报告及上级批复                                                     永久

5   本院教学工作综合性的制度、办法                                         长期

6   本院教学工作通报、简报                                                 长期

7   本院召开的各种教学工作会议形成的材料                                   长期

8   教学研究、检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料                         长期

9   非学历教育的培训班、进修班材料                                         长期

10  本院运动会材料

（1）本院运动会秩序册、开幕、闭幕词                                    长期

（2）本院学生参加校外各类运动会及球类比赛的人员名单及成绩              长期

 

JX12    学科与实验室建设

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料                       长期

2   本院各学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批、检查材料               永久

3   本院各学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报

（1）重点学科、专业                                                    永久

（2）一般学科、专业                                                    长期

4   本院学科、专业、实验室建设统计报表                                     永久

5   本院有关实验室管理的规章制度及其它材料                                 长期

 

JX13    招  生

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关招生工作的文件材料

（1）涉及本院的招生计划、指标等批复                                   长期

（2）普遍性的规定、办法                                               短期

2   本院招生工作计划、总结、规定、办法、生源计划、请示、报告              长期

3   本院招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料                        长期

4   新生录取材料及新生名册                                                永久

5   招生情况汇总表                                                        长期

 

JX14   学籍管理

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   新生入学登记表                                                         永久

2   在校学生名册                                                           永久

3   学生学籍卡（登记簿）                                                   永久

4   学生成绩总表                                                           永久

5   学生学籍变更材料（包括跳级、升级、留学、休学、复学、转

学、转专业、退学等）                                                   长期

6   学生奖励材料（包括奖学金、优秀学生、先进班级、优秀论文、考研、

数学建模、cctv英语、优秀实习生等）                                     长期

7   学生处分材料                                                            长期

 

JX15   课堂教学与教学实践

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   各专业教学计划、教学大纲                                               永久

2   各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历                           长期

3   各学科专业试题、标准答案                                               长期

4   教师典型教案、重点备课记录                                             长期

5   教学实习、生产实习计划、总结及有关材料                                 短期

6   社会调查、社会实践计划、总结及有关材料                                 短期

7   实训基地签订情况统计表                                                 长期

8   军训工作计划、大纲、总结、简报等                                       长期

 

JX16    学  位

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关学位工作文件                                             长期—短期

2   本院学位评定办法、计划、总结                                           长期

3   本院学位委员会记录、决定                                               长期

4   本院学位委员会授予各层次学位清册                                       永久

5   本院各层次学位证书存根                                                 长期

6   本科生优秀学位论文及表彰文件等材料                                     长期

 

JX17  毕业生

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关毕业生就业的文件材料                                     长期—短期

2   本院毕业生工作计划、总结、规定                                         长期

3   毕业生供需统计、计划、合同、协议                                       长期

4   毕业生就业名册                                                         永久

5   毕业证、就业报到证领取签收册                                           长期

6   补发学历证明材料及存根                                                 长期

7   毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料                                       长期

                                                                                   

 

JX18   教材工作

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级关于教材工作的文件材料                                             短期

2   各系各专业使用教材目录                                                 长期

3   本院自编、主编教材                                                     长期

4   本院自编、主编的教学指导书、实习指导书、习题集                         长期

5   其它有保存价值的自编教学参考资料                                       短期

6   教材工作评奖材料                                                       长期

 

（四）科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11   综   合

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1   上级有关科研行政管理文件材料                                     长期—短期

2   本院科研发展规划、科研工作年度计划、总结                               永久

3   本院科研机构专、兼职科研干部名册                                       永久

4   本院科研工作统计报表                                                   永久

5   本院科研经费、科技发展费用、科技三项费用的管理                         长期

6   本院科研行政管理方面的规定、办法、科研工作

会议记录、纪要                                                         长期

7   本院科研成果管理工作中形成的综合性文件材料                             长期

8   本院各类科研基金管理工作材料                                           长期

9   本院教职工参加的各类协会、研究会材料                                   长期

10  本院主持召开的（主办的）各类学术讨论会、科学报告会

及学院内外学术交流会材料                                               长期

11  本院科研项目、成果、优秀论文评奖材料                                   长期

12  专家教授咨询团活动材料                                                 长期

 

KY12—1   科研准备阶段

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1　开题报告与课题调研论证材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　长期

2　任务书、合同、协议书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久

3　课题研究计划、设计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　　长期

4　计划执行情况、计划调整或撤销报告　　　　　　　　　　　　　　　      　　短期

5　课题投资和预决算材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　　短期

 

KY12—2　研究实验阶段

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1　实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、

工艺流程及综合分析材料）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      永久

2　数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、

计算结果）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

3　设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）　　      　永久

4　研究工作阶段小结、年度报告　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　长期

5　配套的照片、底片、录音带、录像带、灯片、影片拷贝等　　　　　　      　  永久

6　样品、样本等实物目录　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

 

KY12—3　总结鉴定阶段

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1　研究报告、研制报告　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久　

2　论文专著　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

3　工艺技术报告　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久　

4　技术决窍报告　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

5　专家评审意见　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久　

6　鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）　　　　　　　      　　　长期

7　鉴定证书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

8　推广应用意见　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　长期

9　课题工作总结　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　长期

 

KY12—4　申报奖励阶段

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1　科研成果登记表　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久

2　科研成果报告表　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久

3　科研成果奖励申报与审批材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久

4　科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件　　　　　　　　      　永久

5　专利申请书或证书或影印件　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　永久

 

KY12—5　推广应用阶段

序号                         类  目  名  称                            保管期限

1　转让合同协议书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      永久

2　生产定型鉴定材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　永久

3　成果被应用或投产后反馈意见　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　短期

4　推广应用方案及实施情况　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　　长期

5　扩大试生产的设计文件、工艺文件　　　　　　　　　　　　　　　      　　　长期

6　成果宣传报导材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　短期

7　对外学术交流材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      　　长期

 

（五）产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表

CP11 综   合

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级有关产品生产与科技开发文件材料                                 长期—短期

2   本院校办产业与科技开发规定、办法                                         长期

3   本院产品生产与科技开发工作计划、总结、统计报表                           永久

4   本院有关校办产业新建、联办、撤并等报告、批复                             长期

5   本院各校 办企业章程、定额承包计划、合同、经济责任

书，各类统计报表、登记表                                                 长期

6   本院有关校办企业厂长、经理的聘、免、考核、奖惩材料                       长期

7   本院关于技术市场、技术交易综合管理材料                                   长期

（六）基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11    基建综合

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   上级有关基建工作的文件（含征地材料）                              长期—短期

针对本院的                                                              永久

2   本院基建工作规章制度                                                    长期

3   本院基建工作计划、总结、简报                                            长期

4   本院基建工作总体规划                                                    永久

5   本院基建工作年度（季度）总结、统计报表                                  永久

6   本院基建工程财务预、决算                                                长期

7   本院全院性总体规划、设计总平面图                                        永久

8   本院水、电、气管道分布图                                                永久

9   本院地质勘探、地形测量材料                                              永久

10  本院申请征地的文件材料                                                  长期

 

JJ12工程项目

JJ12—1    可行性研究

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   项目建议书及上级批复                                                    永久

2   可行性研究报告                                                          永久

3   项目评估                                                                永久

4   环境预测、调查报告                                                      永久

5   设计任务书及计划任务书                                                  永久

 

JJ12—2    设计基础

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记

录、化验试验报告、重要土、岩样及说明                                    永久

2   地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定

位、观测记录                                                            永久

3   水文、气象、地震等其它设计基础材料                                      永久

 

JJ12—3    设计文件

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   初步设计                                                                 永久

2   技术设计                                                                 永久

3   施工图设计                                                               短期

4   技术秘密材料、专利文件                                                   永久

5   设计计算书                                                               长期

6   关键技术实验                                                             永久

7   总体规划设计                                                             永久

8   设计评价、鉴定及审批                                                     长期

 

JJ12—4    工程管理文件

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书                               永久

2   承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件                                   永久

3   施工执照                                                                 永久

4   环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书                   永久

5   产权证书                                                                 永久

 

JJ12—5    施  工

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1  土建施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要                      短期

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、

施工安全措施、施工工艺                                               长期

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定                                      长期

（4）建筑材料实验报告                                                    长期

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批                            永久

（6）土建施工定位测量地质勘察                                            永久

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图                            永久

（8）隐蔽工程验收记录                                                    永久

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处

理报告                                                             永久

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定                                     长期

（11）交工验收记录证明                                                   长期

（12）竣工报告、竣工验收报告                                             永久

2   设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要                      短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批                长期

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录                              长期

（4）隐蔽工程检查验收记录                                                长期

（5）强度、密闭性试验报告                                                长期

（6）设备调试记录                                                        短期

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告                      长期

（8）系统调试、实验记录                                                  长期

（9）管线清洗、通水清毒记录                                              短期

（10）管线标高位置、坡度测量记录                                         长期

（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定                                 长期

（12）竣工报告、竣工验收报告                                             长期

3   电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审                          短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批                长期

（3）调试、测定记录                                                      长期

（4）性能测试和校核                                                      长期

（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告                            长期

（6）操作、联动试验                                                      短期

（7）电气装置交接记录                                                    短期

（8）中间交工验收记录、工程质量评定                                      长期

（9）竣工报告、竣工验收报告                                              长期

4   重大质量事故处理意见                                                     长期

 

JJ12—6    竣工验收

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   竣工总结                                                                 永久

2   竣工报告、竣工验收报告                                                   永久

3   全部竣工图纸                                                             永久

4   工程竣工验收证明、质量评审材料                                           永久

5   工程现场声像材料                                                         永久

6   竣工验收会议决议文件                                                     永久

 

JJ12—7    改建、扩建、加固、维修

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   改建、扩建、加固、维修计划、报告及批复                                   永久

2   改建、扩建、加固、维修预决算                                             永久

3   改建、扩建、加固、维修设计文件                                           永久

4   竣工图                                                                   永久

 

JJ12—8    基建财务、器材管理

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   财务计划、年度计划                                                       短期

2   工程概算、预算、决算                                                     永久

3   主要材料消耗、器材管理                                                   短期

4   交付使用的固定资产                                                       永久

 

（七）仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11    综   合

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级有关仪器、设备、物资方面的文件材料                            长期—短期

2   本院仪器、设备、物资管理工作规定、办法                                  长期

3   本院设备工作计划、总结、统计报表                                        永久

4   本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案                              长期

5   本院仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合

性登记表、移交清册                                                      长期

 

SB12    仪器设备项目

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）                            长期

2   上级或主管领导批复和准购批示                                            长期

3   定购合同、会谈纪要、记录                                                长期

4   进口设备过程中有关商务文件                                              长期

5   开箱记录及装箱单                                                        长期

6   安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单                                长期

7   验收报告及其它验收材料                                                  长期

8   索赔来往函件及结果文件                                                  长期

9   设备说明书及全套随机文件                                           与设备共存

10  使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）                           与设备共存

11  重大事故的调查分析及处理材料                                       与设备共存

12  技术改造、开发过程中形成的技术文件材料                             与设备共存

 

（八）出版类档案归档范围和保管期限表

CB11    综   合

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级有关编辑出版工作文件材料                                       长期—短期

2   本院编辑出版工作规定、办法、统计报表                                     长期

3   本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结和重要会议记录                     永久

4   本院关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同、协议书                       长期

5   本院刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有稿酬、版

税等材料）                                                               长期

6   本院出版物获奖或受查处材料                                               长期

7   有参考价值的读者来信、重要评论                                           长期

8   编辑出版部门管理形成的文件材料                                           短期

9   本院有关广告业务经营方面材料                                             长期

 

CB12    出版物报纸

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   院报                                                                     永久

2   底稿                                                                     长期

 

CB13    出版物刊物

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   刊物                                                                     永久

2   底稿                                                                     长期

 

CB14    出版物简报

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   简报                                                                     永久

 

（九）外事类档案归档范围和保管期限表

WS11   综   合

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   上级有关外事工作文件材料                                           长期—短期

2   本院外事工作规定、办法                                                   长期   

3   本院外事工作计划、总结、统计报表                                         永久

4   本院外事工作报告、简报、会议记录                                         短期

 

WS12   出国（境）

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1  本院人员出国（境）申请报告、国外邀请函、政审批件、

上级批复等                                                               长期

2  本院人员出国（境）考查，访问形成的计划、总结、考查、

访问报告及其它材料                                                       长期

3  本院人员出国（境）讲学、研究形成的计划，总结、报告、

研究成果、论文等                                                         长期

4  本院人员出国（境）进修。留学形成的学位论文、各类证书

复印件）、研究成果及其它有关材料                                          长期

5   本院人员出国（境）参加国际比赛材料                                       长期

 

WS13    来  院

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1    本院邀请、聘用外籍人士、国（境）外代表团的计划、

     批复来往函件                                                            永久

2    外国党政官员、各界人士来院参观、访问材料                                长期

3    外籍教师、专家学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材资料                    长期

4    外籍人士来院进修、短期培训研究有关材料                                  长期

                                        

WS14    国际合作与会议

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1  中外合作、校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录                            永久

2   本院完成的国际合作项目、成果等材料                                       永久

3   合作项目中国外单位完成项目、成果等材料                                   长期

4   授予外籍人员名誉称号的材料                                               长期

5   双方互赠人礼品、纪念品、书刊资料等清册及处理情况                         长期

6   参加国际会议有关材料                                                     长期

7   国际学术会议论文、投寄国外及在国外刊物上发表的学术论文                   长期

 

（十）财务类档案归档范围和保管期限表

CK11    综  合

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   上级有关财务会计工作的文件材料                                     长期—短期

2   本院财务工作计划、总结、请示、融资工作资料                               永久

3   本院财务管理规定、办法、报告、批复等文件                                 长期

4   学院基金管理工作文件                                                     短期

5   会计移交清册                                                             长期

 

CK12    会计报表

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   决算报表（含基建综合决算）                                               永久

2   预算会计报表                                                             短期

3   年度以上规划表、分配计划、测算表                                         长期

4   年度以上各种统计报表                                                     长期

5   季度以下各种计划、统计报表                                               短期

 

CK13    会计账簿

序号                         类  目  名  称                               保管期限

1   预算内会计账簿

（1）涉及外事会计账簿                                                    永久

（2）总账                                                                长期

（3）日记账                                                              短期

其中：现金、银行存款日记账                                               长期

（4）明细账                                                              短期

（5）分户账                                                              短期

（6）固定资产总账（固定资产报废后保管五年）                              长期

2   预算外会计账簿                                        

（1）涉及外事会计账簿                                                    永久

（2）总账                                                                长期

（3）日记账                                                              短期

其中：现金、银行存款日记账                                               长期

（4）明细账                                                              短期

（5）分户账                                                              短期

（6）学院专项资金账                                                      短期

（7）固定资产总账（固定资产报废后保管五年）                              长期

 

CK14    会计凭证

序号                         类  目  名  称                              保管期限

1   涉及外事的会计凭证                                                       永久

2   预算内各种会计凭证、记账凭证                                             短期

3   预算外各种会计凭证、记账凭证                                             短期

4   会计拨款凭证及其它会计凭证                                               短期

5   涉及债权、债务及未清理完毕的凭证                                        长期

CK15    工资清册

序号                         类  目  名  称                             保管期限

1   工资发放名册                                                            永久

2   各种资金、奖学金、贷学金、助学金名册                                    短期

 

（十一）人物类档案归档范围

RW1—1综  合

序号                         类  目  名  称                      保管期限

11  本人自然情况，主要经历，业务自传等                            

12  先进事迹材料，报刊上对本人的表彰、通报等                             

 

RW1—2论文著作类

序号                         类  目  名  称                      保管期限

21   论文、译文                                                   

22 专著、译著    

23   教材、讲议、教学参考书

24   工作中起草的重要文件、工作笔记

25   编制国家标准                   

 

RW1—3型科研类

序号                         类  目  名  称                      保管期限

31   科研报告

32   科研成果鉴定书

33   成果推广、反馈材料

RW1—4   信 函

序号                         类  目  名  称                      保管期限

41   重要信件                                                     

42    有保存价值的会议通知、请柬                       

 

RW1—5  证件、证章类

序号                         类  目  名  称                      保管期限

51  论文证书

52  荣誉证书

53  聘书

54  毕业证书、结业证书

55  奖章、纪念章

 

RW1—6  声像材料类

序号                         类  目  名  称                      保管期限

61 录音、录像、磁盘、光盘

62 照片

63 影片

 

（十二）声像载体档案归档范围和保管期限表

SX12   照片　（见附表1）

SX13   录音带

SX14   录像带

SX15   幻灯片

SX16   磁盘

SX17   影视胶片

SX18   缩微胶片

SX19   光盘

 SX13～18按党政类、教学类、科研类、校园建设类、外事类、人物类分类，具体归档范围的保管期限(见附表2) 。

 

 

 

附表1

延安大学西安创新学院照片档案归档范围

 

序号	类别号	类别	类目名称	保管期限
1	11	学院大事	学院召开重大集会、重要会议（党代会、工代会、妇代会等）、纪念活动及庆典的照片。	长期
			本院荣获的市级以上领导机关授予的奖状、锦旗、奖杯、证书的照片。	长期
			本院重大建筑工程的基地原貌，奠基仪式及竣工落成典礼的照片。	长期
2	12	上级来校	中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的照片。	长期
3	13	教学科研	本院重大科技成果、获国家级奖励的科研项目所形成的照片。	长期
			本院荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养过程中形成的照片。	长期
			本院在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及重大成果的照片。	长期
4	14	统战	本院各民主党派重要活动的照片	长期
5	15	外事	外国国家领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的照片。	长期
			在本院举办的国际学术会议及本院专家、学者参加国外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的照片。	长期
6	16	文体	本院历届运动会盛况，参加市级以上组织的文体活动与获奖场面及反映学生、教职工业余生活的照片。	长期
7	17	校园环境	本院反映不同历史时期的典型建筑物、构筑物及校园风光的照片。	长期
			本院重要的石碑、牌匾及塑像的照片。	长期
8	18	校外活动	院领导和知名人物参加国内外、市内外重大公务活动的照片。	长期
9	19	校友会	校友会重要活动的照片。	长期
10	20	土地	与学院土地有关的利用、纠纷、协议签定等照片。	长期
11	21	院史展览	院史展览、学院画册、院报上用过的照片。	长期
12	22	名人	历届院领导、知名专家、教授、劳模的工作照及任职期间的标准像。	长期
13	23	学生	学院各专业毕业生、毕业班的照片。	长期
			毕业生学士学位照。	长期
	24	其他	其他具有特殊意义和保存价值的照片。	长期

 

 

附表2

声像载体档案归档范围和保管期限表

类别	序号	类目名称	保管期限
党 政 类	1	本院领导参加的院内外重大公务活动材料，包括主持会议、指导工作、接待重要的视察、参观和来访（内宾）	永久
	2	党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等各代表大会及重要会议的开幕、闭幕仪式、大会讲话等活动材料	永久
	3	本院重大的纪念、庆祝和集会活动材料，包括院庆、教师节、英模报告等	永久
	4	本院宣传、人事、保障等工作及其改革的典型场面	长期
	5	本院自编的各类宣传、教育片	长期
	6	重大事件材料，包括重大责任事故、自然灾害等	长期
教 学 类	1	学生入学、毕业活动材料：开学典礼、毕业典礼、领导讲话、师生讲话、颁发证书等	长期
	2	教学活动中知名专家教授的讲学、授课、学生听课、实验操作、论文答辩及各类教学竞赛活动材料	长期
	3	学生参加社会活动、党团活动、义务劳动、社会宣传、调查等材料	长期
	4	本院自编的各种声像教学材料	长期
科 研 生 产 设 备	1	本院各专业的各种学术会议、学术活动材料	长期
	2	科研活动中形成的反映该项目主要特征的材料：包括课题研究、成果鉴定、成果转让交流、试制以及样书、样机、样品、专利证书、荣誉证书等	长期
	3	本院自行设计、研制的产品及使用情况、重要仪器设备维修、改造、运行等材料	长期
	4	教学、生产、实验、装备情况材料	永久
校 园 建 设	1	本院基建总体规划、校景、雕塑	永久
	2	本院各种建筑物、构筑物及有关建筑设施	长期
	3	重大建筑项目的模型及其施工现场场景、开工、竣工仪式等	长期
外 事 类	1	本院领导、著名专家、教授重要的出访活动及外宾接待活动材料	长期
	2	港、澳、台人士及外籍学者来院讲学考察、参观、联欢等活动材料	长期
	3	在本院举办的各种国际会议主要活动及场景	长期
	4	授予外籍学者、友人、著名活动家荣誉称号材料	长期
	5	外籍人员向我院赠送（捐赠）礼品、实物材料	长期
人 物 类	1	历届院领导、著名教授、知名人士的个人照片	永久
	2	本院教职工参加院内外重要会议、重要活动的集体照	长期
	3	学生毕业班合影	永久
	4	先进集体、劳动模范、先进个人照片	永久
	5	具有保存价值的其它各类人员照片	永久

附： SW 实物

  SW11 奖状      SW12锦旗    SW13旧印章     SW14 礼品  纪念物品   SW15 题词

 

 

 

四、学院档案数字化建设
学院“南大之星”档案管理系统使用说明（暂行）

一 登录系统

打开Internet Explorer，在地址栏输入网址http://192.168.5.200:81/，即可进入延安大学西安创新学院档案管理系统登录页面。

 

1．输入用户名。    

2．输入密码。      

3．确认无误后，点击“登录”即可进入该系统。

4．第一次进入系统，点击“系统设置”，填写用户邮件地址、联系电话、联系地址，然后点击修改、确定。

例如：邮件地址：tongyanmei@126.com，联系地址：1号教学楼106室，联系电话：83113005

注意：首次登录用超级管理员和业务指导员给定的用户名和密码，登录后先修改用户资料，尤其是正确的电子邮箱地址，用户亦可修改密码，变为自己熟悉的字母或数字组合。

二  档案著录

1、进入著录界面

点击“档案管理”，在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或是点击“打开”，进入数据库，可以看到左边的“表内文件分类目录”。如果是第一次著录，就没有案卷或文件，请直接转入第2步 一般档案的著录。如果有案卷或文件，点击 直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数(此处不包括回收站里的案卷和文件数目)。中间罗列出这个目录下的数据。

2、一般档案的著录

( 1 )案卷级著录

点击档案管理页面上方的“添加案卷”，进行案卷级著录。用户要著录的有以下几项：

注意：千万不要错点“添加文件”，造成不可恢复的后果。

一级目录 档案归档年度，如在2005年归档，即输入“2005”。

二级目录 一般为立卷单位名称或简称，例如：档案馆或教务处教学科，声像、照片、实物档案除外，这几类档案的二级目录内分别填“声像档案”、“照片档案”、“实物档案”。

三级目录 一般不填，单独排架档案和声像、照片、实物档案除外，单独排架档案三级目录内填档案名称，如“学籍卡、成绩表”、“学位评审”、“凭证”等，声像档案等三级目录内填立卷单位名称或简称。

全宗号 填“1”。

实体分类号 为‘ 所属年度-分类号 ’的形式。其中分类号一级类目名称用汉字表示，如“XZ”用“行政”表示，“WS”用“外事”表示，二级类目名称不变。例如2004-行政18，其中的“-”为半角短杠。

案卷 / 盒号及馆编件号： 当添加 案卷 时形式为‘x.0000 '（输该目录下第一份案卷时）或‘x '（继承时），其中‘x '为此案卷的案卷号，例如：1.0000或1，其中1指第一卷。当计算机自动给的案卷号与实际案卷号不一致时，要删除原先的案卷号，而输入实际的案卷号。

   注意：三个业务指导库中，如某个单位的档案分几批归档，除单独排架档案和声像、照片、实物档案外，同一年度的档案在相同的一级目录和二级目录内，一个大流水号下统一排序，不要每批档案单独排序。单独排架档案和声像、照片、实物档案在三级目录中各自使用单独的流水号。

保管期限 按案卷上的保管期限在下拉菜单上选择（例如永久、长期、短期等）。

密级 按保密等级在下拉菜单上选择（例如公开、内部、秘密、机密、绝密）。

注意：（1）所有档案在著录时必须输入密级。

（2）密级的确定与著录。

①涉密文件按文件或案卷标注的密级选择，如卷内有文件有不同密级时，则该案卷按卷内文件的最高级别定密。

②非涉密文件而又不宜公开的档案可确定为“内部”。

③凡文件在归档时已通过报刊、网络等形式公布的，或文件内容属于行政法规、表彰性的，或文件形成部门认为可以公开利用的文件可确定为“公开”。

正题名 输入案卷的标题。

页数  输入案卷的总页数。

起止时间  以案卷上的起止时间项为准，可在著录完卷内文件目录后再填写。（只填年度 、月份）

归档单位 输入归档单位规范简称。

接收人   输入“0”。（待归档目录数据移交后，由档案馆编目人员统一批处理输入。）

移交时间 输入“0”。（待归档目录数据移交后，由档案馆编目人员统一批处理输入。）

移交人   输入案卷移交人的姓名。

输入员   案卷实际著录人员的姓名。

用户输入完以上信息，核对无误后点击“ 添加 ”即可。

( 2 ) 文件级著录

点击档案管理页面上方的“添加文件”，进行案卷内文件级档案的著录。用户要著录的项目有以下几项：

注意：千万不要错点“添加案卷”，造成不可恢复的后果。

一级目录

二级目录

全宗号 与案卷级著录相同

实体分类号

案卷 / 盒号及馆编件号： 当添加 文件 时形式为‘x.000y’，其中‘ x ’为此文件的案卷号，‘000y’为 x 卷中的文件序号。例如：1.0002  其中1指第一卷，2指第一卷的第二份文件。

注意：下一个案卷中文件的首个件号会自动继承上一个案卷的件号，要进行修改。

保管期限

与案卷级著录相同

密级  

正题名 输入文件的标题。

注意：如果文件标题不能反映文件内容时，则自拟标题用中括号括起来。例如：通知  [关于XX会议的通知]

副题名 如果有副标题时则输入，没有则不填。

第一责任者  输入文件的落款单位名称即发文单位。

其它责任者  如果有多个责任者，除发文单位外，则其他责任者填入该项，如单位较多，中间用半角状态空格分开。

页数 输入文件的实际页数。 

时间 输入文件的落款时间，年月日用阿拉伯数字连续书写，单月单日加0，例如：20050401。（如果“一件”内有不同的年、月、日时，按档案著录规范著录）

归档单位 输入归档单位规范简称。

文号，图号 输入文件的编号或工程设计图号。

   [注]“附件”的著录

①“附件”是指文件正文之后的附加材料，凡具有独立检索意义的附件（即若不单独著录则不便检索查询），应作为一个“特殊件”另行著录。如果附件题名能在正文题名中明确体现的，或可以用简短文字在正文题名后括号内表明的，一般无需再另行著录。

②需要著录的附件主要是带有文号的附件或附件之题名不能在正文题名中明确体现的材料。凡需要著录的附件，在著录完“正文”之后，紧接着“ 添加文件 ”，按“一件”对待另行著录。所不同的是，为表明该附件与正文的区别和联系，应在附件的题名前输入正文的“文号+附件：”。例如：“教高司函[2003]75号文件的附件：”如果文件正文之后有多个附件需要著录时，可按顺序给附件进行编号。例如“教高司函[2004]223号文件的附件1：”、“教高司函[2004]223号文件的附件2：”等。附件的页数作为“一件”另行计算，不包括在正文页数之中，由此产生的其它问题，可灵活解决，在保证检索的前提下适当照顾其它因素。

输入员  案卷实际著录人员的姓名。 

用户输入完以上信息，核对无误后点击‘添加’即可。

如果文件有电子文件、数码图片、音频、视频文件等，需上传文件，则在著录完文件后退出著录页面，在“档案文件信息管理”中该条目下点击“全文”、“图像”、“媒体”，按照提示上传文件。　　  

3、数据的编辑修改

( 1 ) 数据的编辑修改

在档案表里面中间显示的就是已经添加了的归档案卷和文件的数据，档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分，亦可通过档号区分。点击档案的题名或者编辑一列的 图标可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改完后点击“保存”。

( 2 )数据的批量修改

如果需要一次修改很多数据，可以用批量数据修改功能，点击下图中的 就可以看到批量数据修改界面（如下图），首先 选中要批量修改的数据(即在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ ')，然后 选择要修改的项目，最后在右边框内输入修改后的内容，点修改按钮即可。

 

注意：修改案卷号和文件件号时，辅助组卷和批量数据修改不同。后者系统有依次增加或减少案卷号和文件件号的功能，比如要使一些案卷号依次加 N（或减N）成为修改后的案卷号，首先选中要修改的文件，在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ '，然后在 修改项目 的下拉菜单中选‘ 案卷号 '，然后再 修改为 项中输入 N (或- N)，点击‘ 修改 '，那么这些案卷号都会增加 N(或减少N) 。同样也可对文件件号进行批量增加或减少。

例如1：源案卷：2005-设备11-1  目标案卷：2005-设备11-5

第一步、在2005-SB11-1前面的小方格上‘√’

第二步、在“修改为”项中输入4

第三步、点击修改按钮

例如2：源案卷：2005-SB11-5  目标案卷：2005-SB11-1

第一步、在2005-SB11-5前面的小方格上‘√’

第二步、在“修改为”项中输入-4

第三步、点击修改按钮

( 3 )数据删除

①单个案卷或文件的删除

点击档案删除一列的  图标，然后会自动提示

 

如果选择确定，就将该案卷或文件删除放入回收站里。如果选择取消，则对该案卷或文件不进行任何操作。回收站里的案卷和文件不在“档案文件信息管理”页面上方的“当前类目”统计数字中计算。

注意：该数据可在回收站里恢复，点击还原图标即可恢复。

 

②批量案卷和文件的删除

首先选中要批量删除的数据(即在要修改的数据前面的小方格点上‘ √ ')，再点击批量删除，会自动提示

 

如果选择确定，就将所选的批量数据永久删除，并且不可恢复。如果选择取消，则对所选的批量数据不进行任何操作。亦可通过检索条件检索出所有案卷和文件，点击“全部选中”，再点击“批量删除”。

    注意：“批量数据删除”同前面所讲的“数据删除”不同，“数据删除”后的数据暂时系统会放在回收站里，可以恢复，“批量数据删除”后的数据系统不能恢复，所以运用时要格外注意。

三 目录打印

1．打印案卷移交目录

（1）检索出将要移交的案卷。

（2）点击“打印当前类目”。

（3）在自定义打印目录中选中“案卷移交目录”

（4）在自定义打印选项：选中“案卷”

包含序号栏：选“否”

目录外框：选“普通”

（5）打印预览，如有错误，则进行“页面设置”，无误直接点击“打印”。

四  档案查询

档案查询分综合查询和表内查询。综合查询可以实现多条件组合跨表检索，一般用于以“过客”身份（该身份只能查阅档案密级为“公开”的案卷和文件）和“reader”用户身份（该身份能查阅档案密级为“公开”和“内部”的案卷和文件）登录查询，查询结果不可编辑。表内查询只能在表内实现单条件检索，对“reader”用户和著录用户适用，著录用户可对检索结果进行编辑，一般用于兼职档案员辅助著录和档案馆工作人员著录及编目，故一般常为有著录权限的人员使用。

1、综合查询

校内用户在校内一般可用“reader”用户身份登录查询所有库存非涉密文件（用户名：reader    密码：空），该帐户通过IP控制使用，限制在我校校园网内使用。“reader”用户可以使用综合查询和表内查询，但对查询结果不可编辑。

查询页面如下：

 

 

校外用户可以“过客”身份登录查询所有密级为公开的案卷和文件，方法为在用户名和密码栏随便输入数字和字母即可登录。“过客”不可使用表内查询，并对查询结果不可编辑。

查询页面如下：

 

（1） 任意关键词查询

 

任意关键词查询对所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。（不同的关键词要用空格隔开）

（2）组合查询

 

根据所掌握的信息我们可以输入相关内容。

2、表内查询

拥有著录和编辑权限的用户可进行表内查询并可对查询结果进行再编辑、修改。本文以档案馆兼职档案员为例说明。查询页面如下：

 

点击表内查询出现右图所示画面

 

（1）选择查询方式

包括  实体分类号+案卷号（模糊）、实体分类号+案卷号（精确）、实体分类号、案卷号精确等于、案卷号模糊等于、题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、案卷号＞、案卷号＜、案卷号≥、案卷号≤、正题名、附题名、文号、责任者等。

（2）选择查询范围

　　 选择查询范围，如本表内所有文件或者部分类别档案。

（3）输入检索条件

（4）选择查询类型

 

使用“南大之星”软件档案著录中特殊问题的处理办法

 

一、“附件”的著录

1．附件的含义及其著录范围

“附件”是指文件正文之后的附加材料，凡具有独立检索意义的附件（即若不单独著录则不便检索查询），应作为一个“特殊件”另行著录。如果附件题名能在正文题名中明确体现的，或可以用简短文字在正文题名后括号内表明的，一般无需再另行著录。

例1：陕西省教育厅办公室转发陕西省档案局关于做好2005年重点建设项目档案工作的通知 （陕教秘办[2005]1号）

说明：该文件是转发文，被转发文“陕西省档案局关于做好2005年重点建设项目档案工作的通知”的文号是陕档发[2005]58号，若不单独著录，则无法按“文号”途径迅速检索查询（尤其是当查阅者不知陕档发[2005]58号是被转发文时），故应另行著录。

例2：关于印发《部属高校卫生技术职务聘任工作调研会纪要》的通知（教职改办[2001]52号）

说明：该文之附件2“具有主任医师、副主任医师评审权的部属高校名单”不便用简短文字在正文题名后括号内表明，故应另行著录。

例3：延安大学西安创新学院关于报送我院《2016年度档案馆基本情况年报》的函

说明：因该函所附的“延安大学西安创新学院2016年度档案馆基本情况年报”无文号，且题名已在正文题名中明确体现，故不必另行著录。

例4：陕西省档案局关于做好2016年重点建设项目档案工作的通知

说明：该文附件“2016年国家在陕重点建设项目名单”可以用简短文字（附重点建设项目名单）在正文题名后括号内注明，故无需再另行著录。

由此可见，需要著录的附件主要有两种情况：一是带有文号的附件，二是附件之题名不能在正文题名中明确体现的材料。

2．附件的著录方法与要求

（1）凡需要著录的附件，在著录完“正文”之后，紧接着“ 添加文件 ”，按“一件”对待另行著录。所不同的是，为表明该附件与正文的区别和联系，应在附件的题名前输入正文的“文号+附件：”例如：“教高司函[2003]75号文件的附件：”。如果文件正文之后有多个附件需要著录时，可按顺序给附件进行编号。例如“教高司函[2004]223号文件的附件1：”、“教高司函[2004]223号文件的附件2”等。

（2）著录附件时，一般只需著录责任者、题名、文号、时间四项。 用户输入完以上信息，核对无误后点击 ‘添加’即可。

二、“密级”的确定与著录

1.档案密级按其保密程度分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别。“公开”属开放档案，可向社会公众提供利用；“内部”指文件内容虽不涉及秘密事项但在一定时间内限制使用范围；“秘密”、“机密”、“绝密”属轻重不同程度的涉密文件，仅限保密范围内人员查阅。

2.档案密级的划分首先依据归档文件载体上标识的密级确定，若文件原有密级已降密或解密，应按变更后的密级确定。

3.归档文件载体无密级标识的，参照下列情况确定密级：

▲ 涉及国家秘密、学校秘密、知识产权、个人隐私等方面的档案，确定为“秘密”。主要包括：

（1）党委常委会议记录、校务会议记录，以及各部门的重要内部会议记录。

（2）纪检、组织、人事、保卫部门形成的涉及人员政审、考察、违纪调查及信访举报材料。

（3）涉及学校稳定的敏感问题的报告、动态、反映及防范预案和处理措施。

（4）含有技术秘密的科研课题、产品开发项目、计算机软件设计、学位论文等。

（5）文件形成部门认为需要保密的其它文件材料。

▲ 涉及政务公开、校务公开以及开放档案范围的文件，确定为“公开”。主要包括：

（1）行政法规性、公益性、服务性、表彰性文件。

（2）已经通过报刊、网站等形式公布于众的文件。

（3）基建工程、出版物、获奖证书、照片档案。

（4）文件形成部门认为可以公开的文件。

（5）馆藏档案中经鉴定可以开放的档案。

▲ 凡未涉密而又不宜公开的档案文件，确定为“内部”。

4．档案密级划分职责与著录要求

（1）归档文件的密级划分由立卷部门负责。各单位专兼职档案员整理组卷时，要将卷内文件的密级标注在案卷封面的右下方（如果卷内文件有不同的密级，应按最高密级标注）；磁带、光盘等特殊载体的密级，可标识在包装材料的显著位置。

（2）馆藏涉密档案的降密、解密以及原来未定密文件的密级划分工作，由档案馆负责进行，必要时可征询文件形成部门或归档单位意见。

（三）使用“南大之星”高校档案管理系统后，归档文件和馆藏档案的计算机著录，必须以“件”为单位著录密级，并仔细校对，防止差错。

三、无需做“文件级”著录的档案

为提高工作效率，避免不必要的资源浪费，对下列档案无需做文件级著录，可用WORD表格打印卷内目录。

1．学籍档案（相关信息在“学生信息库”补充著录）

2．学位论文（相关信息在“学位论文库”著录）

3．财会档案中的帐簿、凭证、工资册。

4．各种存根、名册等。

5、卷内文件题名除人名或机构名称不同，而其它内容相同的案卷（比如：毕业生就业协议、处级干部述职考核表等）。

                                     

 

 

 

 

 延安大学西安创新学院档案馆

                                            2017年10月15日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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账 号	密码	部门名称
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dyb	Das1	02党院办
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hqc	Das1	07后勤管理处（后勤处）
tsg	Das1	08图书馆
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xwcmzx	Das1	11新闻传媒中心
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xkb	Das1	13学科建设办公室（学科办）
kyb	Das1	14科研管理办公室（科研办）
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szb	Das1	23思想政治理论课教学部（思政部）
tyjxb	Das1	24体育教学部
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