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关于印发《延安大学西安创新学院 办公室工作规范》的通知

发布时间:2019-07-01 16:41:38 作者: 点击次数:

                                             


关于印发《延安大学西安创新学院

办公室工作规范》的通知


各单位:

为进一步提高我校办公系统的工作能力和服务水平,按照中省相关文件要求,结合学校实际,特组织修订了《延安大学西安创新学院办公室工作规范》,现予以印发,请认真组织学习并遵照执行。

附件:延安大学西安创新学院办公室工作规范

                                             党委办公室  院长办公室

2018年10月1日

附件

                 延安大学西安创新学院办公室工作规范

一、公文管理

(一)收文管理

1. 收文范围

上级机关来文、信访函件、校内各单位的报告、请示和汇报材料。

2. 收文处理程序

1)签收:上级机关和校内各单位送达的文件和材料由院长办公室秘书科(以下简称秘书科)统一收文,分类登记编号。

2)拟办:对拟请校领导批示的文件,先由党委办公室、院长办公室(以下简称两办)主任提出拟处理意见,原则上当天文件当天送交校领导批办处理。

3)批办:校领导进行批示,秘书科要对待批办文件进行督促,原则上不超过2天,急件必须当日处理。

4)分送(分办):两办对所收到的各种文件、材料、资料,按照校领导批办意见分别送达指定单位具体承办。原则上阅文时间不超过1个工作日,不得积压文件。各单位负责人阅签后要及时归还。

5)承办:各单位对应复的文件根据领导指示意见进行具体办理。

6)办复:文件办理完毕后,各单位要在《公文批办单》上签署承办落实情况,办公室要在《公文批办单》上签署答复发文机关情况。

7)登记:两办机要人员将办结文件进行分类,保证文件的收受、处理及日后的检索、统计和登记。

8)存档:两办机要人员按照学校档案管理要求,按时将机要文件向档案馆归档。

(二)发文管理

发文指以中共延安大学西安创新学院委员会延安大学西安创新学院党委办公室院长办公室、各单位名义对上、对下或对外行文,必要时学校党政可联合行文。

1. 学校党委、行政发文流程

拟稿人部门核稿两办核稿送审签发文件分送、归档

拟稿人:文件主办单位负责拟稿,并认真仔细的核对内容、标点符号、公文格式等,确认无误后,通过OA办公平台发起公文流程(选择学院流程),发送至部门负责人审核。

部门核稿:由文件主办单位负责人对文件进行初审并填写意见后,发送至两办主任,对公文的基本要求、公文格式、文字内容等作全面的审查,对不符合要求的,退回起文件主办单位进行重新起草。审核通过的,由两办主任填写处理意见(同意)后发送至秘书科机要人员。

   送审签发:对文件内容、格式进行再次审核,涉及全校性制

度规范等重要文件须经分管文件主办单位校领导会签审核,后经分管办公室校领导审定签发,返回秘书科机要人员。

文件分送、归档:(1)对文件进行最后审核,把住文件制发的最后一关。已经领导签发后的定稿为依据,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。(2)文件编号、套红、用印后,在OA办公平台进行全校分送处理。文件一经分送后,即成为正式红头文件,文件据此生效。(3)机要人员打印纸质版存档文件,按时移交档案馆。(4)注意保密,不得让别人随便翻阅文稿,废页也要管理好,防止泄密。

2. 学校上行文发文流程

学校上行文必须进行公文前置审核(纸质版)。具体文件流转程序为:拟稿单位负责人审核两办主任审核主管校领导审核学校行政或党委主要负责人审核签发秘书科机要人员编写文号、套红、用印、打印存档。

3. 以两办名义发文流程

拟稿人部门核稿两办核稿送审签发文件分送、归档

拟稿人:文件主办单位负责拟稿并报单位负责人审核。

部门核稿:由文件主办单位负责人进行文件初审,并报秘书科审核。

两办核稿:由秘书科进行初审,两办主任审核,涉及全校性制度安排、活动组织实施、举办会议的文件,须经分管办公室校领导审核。审核完毕后,返回办文单位拟稿人,拟稿人将文件发

至秘书科机要人员通过OA办公平台发起公文流程。

送审签发:两办主任签发文件。

文件分送、归档:(同上)

4. 各部门发文流程

拟稿人部门核稿、签发文件分送、归档

拟稿人:文件主办单位负责拟稿,并通过OA办公平台发起公文流程(选择部门流程),发送至本单位负责人审核。

部门核稿:由文件主办单位负责人对文件进行全面审核(重大事项文件须请示分管院领导),审核通过的,由文件主办单位负责人填写签发意见后,返回本单位机要员。审核未通过者,退回拟稿人进行重新起草。

文件分送、归档:(同上)

5. 纪要原则上由召集会议的校领导(主持人)签发。

二、督查督办工作规范

(一)督查督办工作内容

1. 学校党委、行政的重大决策和工作部署的贯彻落实。

2. 学校领导的批示,省委高教工委、教育厅有关领导机关转来的批办件、督办件以及上级其他机关转来的文件的贯彻落实。

3. 党政联席会、党委会、院长办公会、专题会或学校领导决定交各单位办理的重要事项。

4. 各单位落实学校年度工作要点和本单位年度目标任务书的进展情况。

(二)督查督办分类

1. 中省文件贯彻落实情况一季度一次督查,紧急文件办理情况随时督查。

2. 学校党政工作要点和目标任务书落实情况一季度一次督查。

3. 党政联席会、党委会、院长办公会议决定事项中涉及时限性要求的,随会议纪要即时督查。学校主要领导批示贯彻落实情况一月一次督查。

4. 学校领导根据工作需要交办的即时性工作即时督查。

(三)督查督办程序

1.分解。两办对中省文件贯彻、党政联席会、党委会、院长办公会会议事项进行分解,分解后,经分管领导审定交有关单位承办。任务分解应突出重点,对任务、责任、时限提出明确的可操作性的要求。

2.督查。两办对重大决策和工作部署贯彻落实情况进行督办检查。对影响全局的重大事项集中力量督查;对周期较长的任务分阶段跟踪检查;对紧急事项及时督查。

3.承办。各单位接到督查通知后,必须在规定时限内提交办结报告,报告须说明工作进展情况,存在的问题及下一步思路和举措。报告须经单位负责人审核。

4.通报。两办将督查情况梳理汇总后呈送分管办公室校领导审阅,经学校主要领导审定后,以文件形式通报全校。

三、学校综合材料、领导讲话、报告文稿起草工作规范

1.学校组织的党代会、教代会、工作安排会所需的报告、讲话等综合材料;年度党政工作要点等综合材料,由两办负责起草,各单位须积极予以配合。

2.学校主要领导出席的重要会议、重要活动、重要接待所需的讲话、致辞等材料,由主办单位根据工作提前三日拟定初稿且经单位负责人审核,提交秘书科审核后,报呈学校主要领导审定。

3.学校分管领导主持召开的全校性会议、活动所需的报告、讲话等材料,由主办单位拟定初稿并经单位负责人审核,提交秘书科审查格式后报呈分管领导。

4.由各单位组织的会议、活动,邀请校领导从严禀报,确需校领导参加,一般应为分管校领导或联系校领导。相关材料由本单位负责起草,经单位负责人审核并提交秘书科审查格式后报呈有关校领导。

四、信息报送工作规范

(一)信息报送范围

1. 中省市决策部署贯彻落实情况;重大事件在师生中的反响;上级机关领导来学校视察工作情况。

2. 学校加强和改进党建与思想政治工作的重要举措以及取得的主要成绩。

3. 学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新,对外合作交流、现代大学制度建设、办学条件改善等方面采

取的重要举措以及取得的主要成绩。

4. 校内突发事件的上报。

5. 重要科研、教学成果的评审、鉴定和参与省市级及以上重要比赛的情况;师生参加重要比赛获奖情况;基层工作的典型经验以及其它价值较大的信息;师生先进事迹。

6. 各单位各类工作总结、先进材料。

(二)信息报送程序

1. 各单位信息员收集材料后综合提炼形成信息(初稿)。

2. 各单位信息主管审核。

3. 两办遴选审核。

4. 两办主管信息负责人签发。

5. 报送教育部、陕西省委宣传部、省委高教工委、省教育厅等上级部门。

(三)信息报送要求

1. 各类报送信息要及时、准确、简练。信息采写要以第三方角度客观描述,信息编撰要求以综合性为主。

2. 报送信息一般通过OA办公系统报送,每则信息一般不超过800字。在信息语言风格上,力求语气平易、公允,做到文字简练,图文并茂。

3. 提倡报送加注图片的信息。对含有图片的信息须将文本和图片信息打包压缩后(或将图片粘贴在文字稿件内)报送,并按要求对图片进行尺寸、大小等处理(照片尺寸大小控制在

500×350PX以内,不大于1.5MB)。图片应采集原图,尽量不要使用带有本单位标识的图片。

4. 报送信息要及时、快捷。一般动态类信息原则上在2日内报送,对时限性有要求的信息,须在第一时间报送。对于约稿信息,要迅速组稿,确保按时报送。

五、会务工作规范

(一)会议审批

1. 经党委、行政决定以学校名义召开的全校性会议由两办负责组织,做好会议通知、会务安排、会议记录、会后督查督办工作。

2. 各单位拟以学校名义召开的会议,由单位提出申请,两办初审并报请分管办公室校领导审核,经学校主要领导同意,方可组织实施。

3. 上级决定由我校承办的全国性、区域性、全省性主要会议审批,经分管校领导审核报请党委、行政同意后,通过两办履行会议审批程序,方可组织实施。

(二)会议规格、规模

1. 减少领导参会。凡需校级领导出席的大会,除综合性大会外,专项工作会议一般按谁分管、谁出席的原则安排出席领导。部门召开的会议,由分管校领导决定是否出席。各单位举办的各类节会活动,原则上不邀请校领导出席,不直接向校领导发邀请、送请柬。

2. 严格控制会议规模。会议主办部门要本着实事求是的原则,根据会议的内容,准确拟定参会单位及人员。部门组织召开的会议,需各基层单位派人参加的一般由分管校领导出席。对与工作业务无关、影响不大或可参加可不参加的单位,不要列入参会单位。凡要求各单位负责人参加的会议,应按分工对口原则安排。除上级要求召开的重要会议、全校性安排部署会议外,一般的例行会议要严格控制会议规模。

(三)会议时间、材料

党委、行政召开的各类会议倡导开短会、讲短话,努力提高会议效率。全校性会议,时间一般不超过2小时;一般安排性会议,时间一般不超过1小时;交流性会议,要严格控制发言人数和时间,每位交流发言一般不超过8分钟。交流发言材料由主办部门提前审核把关,要紧扣主题、言简意赅。

(四)会议请假

党委、行政召开的重要会议,凡是明确规定参会对象的,原则上不允许请假。因出国、出差、在外学习或考察等特殊情况需请假的,将名单报两办并转报分管办公室校领导批准。对于不请假、不按要求参会的,或未经同意擅自安排他人替代的,由两办进行通报。

部门召开的全校性会议请假,原则上不允许请假,确需请假人员向主办部门的分管校领导请假报备。

(五)会议室管理

学校会议室由院长办公室统一管理和调配使用。管理人员要保证会议室的清洁和物品齐全完好,保证会议所需。各单位如使用会议室须提前一天,通过OA公文管理平台会议管理向院长办公室行政科提出申请。院长办公室根据会议安排做好开会前的各项准备工作。使用会议室的单位必须保持室内卫生,会后将会议室清扫干净。

六、车辆管理规范

(一)车辆使用范围

1. 现任校领导公务用车。

2. 学校公务接待及大型活动用车。

3. 二级部门重大专项事务用车。

4. 校领导、办公室指派的临时紧急用车。

5. 稳定安全值班用车。

(二)车辆管理

1. 院办小车队由院长办公室统一管理,实行专人专车保管制。

2. 院办管理的车辆由行政科调度并对出车情况进行登记,驾驶员不得私自出车。如遇特殊情况需紧急出车,驾驶员要主动告知车辆调度员,事后及时补办出车登记,以便办公室了解和掌握车辆动态。

3. 原则上不安排其它单位公务用车,紧急情况确需用车须行政科申请派车。

4. 车辆费用以车辆调度员的出车记录为依据,过路费、停车费、油料费和驾驶员出车补助等由院办主任审核每月报销一次。车辆保养维修等大额经费报销,须经分管院长办公室校领导审批。

5. 收车后,所有车辆必须停放在校内停车点。车辆因任务在外需停车时,必须停放在有人守护的正规停车场,并索取有效停车票据,并随身携带车辆手续。

6. 执行节假日车辆封存规定,在节假日期间,除值班车辆外,其余车辆需在指定地点封存。

7. 车辆的日常管理(包括派车、行车安全和驾驶员管理等)由院办行政科负责。

8. 维修保养按相关制度执行。

9. 其他车辆调用由后勤管理处负责。

七、公务接待管理规范

参照《延安大学西安创新学院公务接待暂行规定》(延大西院〔201566号)

八、值班备勤工作规范

(一)节假日值班制度

1. 坚持学校24小时值班制度和校领导八小时以外值班制度。

2. 值班人员要按时到岗,坚守岗位,履行职责,不得擅离职守,如因事不能到岗,应事先与其他人员换班,并告知院长办公室;特殊情况中途离岗,需向带班领导请假并向其他值班人员

作好交代。无故缺勤一次作旷工一天处理,对造成严重后果的给予纪律处分。

3. 值班人员要加强责任心,提高警惕,做好防火、防盗、防治安灾害事故等工作。及时接听值班电话,认真做好值班记录,及时处理好值班期间的有关事项。如遇急办事件,处理有困难,应及时向领导请示报告。

4. 认真做好交接班,值班完毕应及时将值班情况向下一班交接,并在值班表上签字。

(二)出勤考勤制度

1. 全体工作人员必须严格遵守作息时间规定,按时上下班,不迟到,不早退。上班时间中途因办公事需外出的,必须报本单位负责同志知晓。

2. 上班时间应坚守工作岗位,不无故串岗离岗。加强作风建设,严肃工作纪律。

(三)坚持请销假制度

1. 报告和请假内容

报告是指领导干部按照学校安排,因公离开学校外出开会、学习、考察或因公出国(境)时,需向上级和学校党政主要领导进行报告;请假是指领导干部因公因私外出或工作日期间因私外出、因私出国(境)或缺席会议时需向上级请假。

2. 报告和请假程序

1)校长、党委书记外出(离开西安)参加公务活动要相

互通气,并通知两办,两办要及时协调安排好校长和书记的活动,并报告分管院长办公室校领导。

2)校领导因公、因私离校要同时向校长、书记请假。

3)学校党委职能部门正职(含主持工作副职,下同)经分管校领导同意后向党委书记请假,并同时报告校长;基层党组织正职经联系本单位的校领导同意后向党委书记请假,并同时报告校长。学校行政职能部门正职经分管校领导同意后向校长请假;教学教辅单位行政正职经联系本单位的校领导同意后向校长请假;职能部门中层副职经部门领导同意后向分管校领导请假,教学教辅单位中层副职经本单位领导同意后向学校分管领导请假。

4)领导干部不论何种原因请假,期满后应立即返校上班,并及时向所在部门和审批领导销假。若需延长在外时间,要按原定程序逐级审批。

九、保密工作规范

院长办公室履行对全校机要文件的统一管理职能。秘书科负责指导、管理全校机要文件的传递工作;各职能部门、院(系、部、中心)对签收的机要文件实行管理。办件类涉密文件由秘书科送达有关单位,有关单位签收后原则上在1个工作日之内归还;阅件类涉密文件须本单位机要文件管理人员亲自领取并于5个工作日之内归还秘书科。涉密文件确因工作情况不能在规定时间内归还,须向秘书科报告说明。机要文件的运转和保管要确保安全、保密。


(一)保密范围

学校保密范围包括教学、科研、公务活动中产生或承办的国家秘密及学校内部事项。

(二)文件保密与管理

1. 文件收发

1)秘书科要严格机要文件签收制度。签收机要文件要逐件清点,重要文件要逐页查点,如发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。特急件和急件要注明签收的具体时间。

2)机要文件管理人员接收机要文件必须在机要收文本上登记。登记文件需将时间、顺序号、来文机关、来文号、标题、件数、密级等分类逐项登记清楚。机要收文本按保密文件管理。

2. 文件传送

1)学校接收到的机要文件,由秘书科负责传阅。传阅文件由机要员直送,不得横向传递。要严格按文件规定的范围传阅,未经批准不得随意扩大传阅范围。要严格履行登记、注销手续,随时掌握文件去向,急件要及时处理,避免积压延误。文件传阅、办理完后,应分类存入专用文件柜,以备查找、归档和销毁。

2)不得擅自携带密件外出。确因工作需要携带机密、秘密件的须经保密办公室主任(两办主任兼)批准,携带绝密件须经保密委员会主任(校长兼)批准,两人以上同行,共同负责,携带的密件须放置公文包(箱)内妥善保管,到达目的地后交当地单位保密办代管。严禁携带密码电报外出。

3. 文件的阅读与管理

1)阅读机要文件应在院长办公室进行。严格按规定范围阅文,任何人不得随意扩大阅读范围,不得从文件夹中抽取、留存文件。

2)确因工作需要暂时借阅、阅办的密件,必须按阅读的范围借阅、办理借阅手续,阅办完及时退还。绝密件、密码电报必须经学校分管领导批准才能借阅,并于当天退回。借阅的密件不得擅自转借、传阅、复印、翻印和摘抄,严禁手机拍照、扫描,微信、QQ传输,造成严重后果的将追究相关责任。

3)符合规定条件的人员可到院办秘书科借阅相应级别的文件。借阅机要文件要严格履行借阅登记手续,借阅机密级以上的文件须经两办主任批准,借阅时限一般不得超过两天。

4. 文件复制

绝密级文件和发文部门注明不准翻印的文件一律不准复制。确因工作需要复印秘密文件资料,需由保密办批准,由保密办统一复制,加盖“中共延安大学西安创新学院委员会国家秘密载体复制专用章”,并履行登记、签收、清退手续,复制件按原件密级进行管理。

5. 文件的清理移交、销毁

机要文件的回收处理由秘书科负责。各单位和个人阅办完毕的机要文件、资料,必须及时向秘书科清退,由秘书科登记并经两办主任批准后,年底统一送省、市国家保密局指定地点销毁。

禁止任何单位和个人将机要文件自行销毁或作为废品出售。

十、用印管理

(一)印章制发和启用

1. 印章的核定及制发

1)校内各单位因业务需要或组织变更需刻制印章时,由使用单位填写刻制印章申请,并附学校或上级有关部门批准机构成立的文件,报两办并由两办主任审核,学校党政主要领导批准,两办制发。

2)各种业务专用章(如财务专用章、支票专用章等)、社团组织(如各种协会、学会、联谊会等)印章,由学校有关职能部门签署意见,两办主任审核,学校主管领导批准,两办制发。

3)各部门具有行政管理职能的下属单位不得另制发印章。确因工作需要制发的,由所在单位提出申请,详细说明印章的名称、用途、式样,经两办主任审核,学校分管领导同意后,由两办制发。

2. 印章的换发及补发

1)印章的印文磨损需要换发时,由使用单位填写换发申请,并于文尾拓具印模,标明制发日期,报两办批准换发。使用单位领取新印章时,将旧印章交回院长办公室

2)印章损毁或遗失时,使用单位除向两办报告并依法公告作废外,应填写补发印章申请,并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及对失职人员的议处,送两办,经核定后,

予以补发。补发印章的印文字体应有异于原印章,以示区别。遗失印章寻获时,须交回院长办公室

3. 刻制各类印章由两办根据单位申请,拟写公函,经属地公安局审批,凭属地公安局批件到指定地点刻制。任何单位和个人不得私自刻制或伪造印章。

4. 印章的启用

1)校内印章的启用由两办负责,启用通知由学校领导或两办主任签发。

2)业务专用章的启用由各单位自行确定,主管校领导批准。对外产生效用的印章,如财务专用章、支票专用章等,在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

(二)印章管理

1. 党委、院长办公室是学校各类印章的综合管理部门,各单位、各部门的办公室是各单位印章的管理部门。各单位办公室秘书或指定人员是本单位的监印人员,负责本单位印章的保管和使用。如有遗失或误用,由监印人员负完全责任。

2. 印章遗失时须立即向单位领导和两办及保卫部门报告,并依法公布作废。

(三)印章的使用程序

1. 学校印章的使用,必须由用印单位或个人提出申请,填写《延安大学西安创新学院印章使用申请》单,由所在单位负责人审签、必要时由主管校领导签字,两办主任审批,监印人填写

用印登记表,凭学校主要领导或两办主任签字,经确认无误后,加盖学校印章。

2. 每次用印要进行登记,登记的项目包括:用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等事项。

3. 学校所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时,必须经主管校领导签字批准,经办人持空白介绍信外出工作回来后必须向学校汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

4. 监印人员应定期整理留存材料,把用印留存的材料进行编号整理,归档备案,对其中具有参考价值的,要在年终整理立卷时归档保存。

5. 正式印章必须在办公室内使用,不能将印章携带出机关或单位以外使用,印章不能脱离印章管理人员的监督。各级领导不得私自用章。

6. 监印人对未经本单位负责人批准用印的文件,不得擅自用印,违反规定者将追究当事人的责任。

(四)印章的停用、销毁

1. 单位印章在单位名称变更、机构撤销和式样变更时应即行停用并发文通知有关单位宣布作废。停用的废印不得在原单位长期留存,要及时送交两办处理。


2. 旧印章停用后,已失去原有法人标志或行政效力,不能作为现行部门、单位职权活动的凭证。

十一、党政联席会、党委会、院长办公会工作规范

(一)议事范围

传达贯彻中央、部省、委厅重要会议精神的议题;审议政策性、规范性文件的议题(应包括文件草案和起草说明);需学决定的重要事项的议题。

(二)议题申报

各单位拟向学会议汇报的议题,应至少提前3天准备好汇报材料,从两办网站下载专区中下载并填写《会议议题申报单》,由单位负责人签署意见,协办单位签署意见后,报分管领导签具意见后,将纸质材料和电子材料报送两办秘书科。未按时提交规范汇报材料的议题原则上不安排上会讨论。秘书科设立议题台账,做好议题登记工作。

1. 两办主任对议题内容格式进行审核把关,并提出明确意见。对内容不全面、文字表述不准确、格式不规范、完成时限和意见不明确、没有涉及部门意见或其他未按要求办理的议题,可以直接退回相关单位,由主办单位修改完善。主办单位申报的议题拟办单应明确工作完成基本时限。

2. 两办根据议题报送的时间、数量、紧急程度排出当次党政联席会、党委会、长办公会议题单,呈学校党政主要领导最后审定并确定开会时间。

3. 会议时间确定后收到的议题以及未办理完审签手续的议题,如无特殊原因,原则上不列入当次会议研究的范围。

4. 会议前由院长办公室向领导及有关列席人员通过电子文档形式分送议题材料(特殊议题可以纸质形式分送)。

(三)会议召开

1. 两办负责党政联席会、党委会、长办公会的筹备组织工作。负责会议通知、会场安排、会务服务、会议记录和会议纪要撰拟、送审、印发、归档等工作。

2. 会议时间确定后,及时通知会议组成人员和各主办单位、列席单位。

3. 会议主要内容由院办秘书科及时通知未参会领导。

4. 两办会后及时整理会议纪要,由长或党委书记审定并签发。

(四)会议确定事项落实

会议确定事项,由主办单位限时办结,两办、纪委对会议确定事项的落实情况进行督促检查。



附件:1. 发文流程图

2. 收文流程图

3. 二级单位请示件处理流程图

                4. 学院督查督办流程图

5. 涉密文件流程图

6. 接待来宾流程图

7. 校领导出席重大活动流程图

8. 校领导接待日流程图

9. 信访流程图

10. 中层干部出差请销假流程图

11. 中层干部会议请假管理流程

12. 刻印流程图

13. 用印流程图

14. 合同、协议用印流程图

15. 会议室管理流程图



抄送:学院董事长、各位院领导;档(二)。

延安大学西安创新学院院长办公室           20181017日印发









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