为规范会议管理，提高学院各级各类会议的效率，认真贯彻落实会议决定的事项和会议精神，特制定本制度。

一、会议的类型

1、学院会议。学院院级会议包括学院大型会议、专门会议及常规性会议。学院大型会议是指学院党委、行政组织召开的全院性会议，如年度工作会议，纪念、庆祝性会议，各类代表大会；专门会议是指学院为建设发展而召开的具有主题意义的会议，如各类研讨会议、教学工作会议、学生工作会议、教学工作例会、学生工作例会、新生军训动员大会、新生开学典礼等；常规性会议指学院党政日常工作会议，如党委会、院务会、院长办公会、行政工作会等。

2、各系、各单位会议。各系、各单位会议包括各系、各单位召开的系（部、处、室）务会、学习与工作例会。学习与工作例会是指各单位组织全体职工学习、传达上级文件和精神，学习学院有关规定和制度，通报讲评工作情况、布置工作任务的会议，应当每二周召开一次。系（部、处、室）务会是指各单位落实学院各项决策、决定，部署安排工作，分析研究、协调解决有关问题的会议，应当每周召开一次。

二、会议召开的原则

1、高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议的议题、召开的时间、地点预先以书面或口头形式通知到与会单位或参会人员。

2、务实。召开的会议要把重点放在围绕实现学院年度工作目标，研究和解决工作中存在的各类实际问题上，着力推进各项工作按计划进行。

3、及时。各系，各单位要根据实际工作需要、存在的问题，以及上级有关要求、工作安排等及时召开相关会议，研究解决或传达精神、安排布置，使各项工作能按时完成。

三、会议的组织

1、学院大型会议由学院预先召开筹备会，或根据会议内容确定承办单位；专门会议一般按会议内容确定主办单位，由主办单位组织会议的筹备、召开及会议的相关工作；学院常规性会议的组织工作一般由党委办公室、院长办公室负责，若需要其他单位协助，须由党委办公室、院长办公室进行协调。

2、学院各类会议（例会除外），由院长办公室发出书面或口头通知，各系、各单位行政秘书必须将会议通知到每个参会人员。

3、各系、各单位召开的会议由各系、各单位负责人组织，行政秘书通知人员参会。

四、会议的召开

1、会议组织者或会议召集单位应事先做好会前的各项准备工作，会议承办单位负责拟定会议议程、材料准备、会场落实与布置，发出会议通知，并做好参会人员的会议签到工作。

2、会议须限时，无特殊情况应按时结束。会议发言应限定时间，要紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

3、会议内容涉及保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。

五、会议纪律

1、凡参加会议的人员，在接到会议通知后，必须按时、按要求出席会议并亲自签到，无故不参加会议者按旷工处理，各系、各单位由行政秘书负责如实及时上报人事处。

2、会议期间，与会人员必须将手机关闭或调至震动（静音）状态，无特殊情况不得接、打电话。不得在会场内处理与会议无关的事情，不得交头接耳。要认真听会并作好记录，积极发言、质询，配合会议主持人的工作。

3、按要求应该出席、列席会议的人员，如因特殊情况不能出席、列席的，须于会前向会议主持人请假并向会议组织单位说明情况，在获得准许的情况下，可安排其他人员出席、列席会议。未经会议主持人同意任何人不准代替别人参加会议，不准代替别人签到，否则按违反会议纪律处理。

六、会议记录

1、会议记录应经会议主持人审阅签字后存档备查。学院大型会议和专门会议，由会议主办单位负责记录整理，并按时归档。学院常规工作会议由党委办公室、院长办公室负责记录。

2、学院党委会议、院长办公会、院务会议决定的事项，必要时可形成学院文件或纪要，经会议主持人审定后印发。

3、各系、各单位召开的会议，由行政秘书负责做好会议记录和归档工作。

4、各系、各单位在年终将会议记录统一分类归档，以备检查。

七、会议议定事项的落实和督查
　　1、党委会议、院长办公会、院务会等学院会议决定的事项，以及各职能部门召开的工作会议，各系、各单位必须认真贯彻落实，有传达任务的由参会人员负责按会议要求及时向有关人员进行传达。

2、各系、各单位必须在规定期限内向会议承办单位领导报告会议精神的贯彻落实情况。

3、会议精神落实情况的督查工作，由党委办公室、院长办公室综合协调，各系、各单位领导要按分工负责、归口承办原则进行。

4、各系、各单位人员参加会议的情况，要及时在一定范围内公布，纳入单位年终考评和教职工年度考核中。

八、本制度自发布之日起实施。